Semnătura digitală pe token reprezintă o metodă sigură și eficientă de a semna documente electronic. În acest ghid, vom explora importanța acesteia pentru antreprenori și freelanceri, situațiile în care este necesară, diferențele față de semnătura în cloud și pașii pentru a folosi cât mai optim.
De ce este importantă semnătura pe token pentru antreprenori și freelanceri?
Semnătura pe token este un tip de semnătură electronică calificată care utilizează un dispozitiv hardware (token USB) unde este stocat certificatul digital al utilizatorului, asigurând astfel autenticitatea și integritatea documentelor semnate.
Pentru antreprenori, semnătura electronică pe token oferă o modalitate sigură de a semna documente oficiale, eliminând necesitatea prezenței fizice și accelerând procesele administrative. Freelancerii beneficiază de asemenea de această tehnologie, colaborând mai eficient cu clienții și asigurând în același timp legalitatea și securitatea documentelor semnate.
Obligație legală sau avantaj competitiv?
Pentru persoanele juridice (PFA-uri sau SRL-uri) care interacționează cu instituțiile publice (ANAF, SEAP, e-Factura), semnătura digitală cu token este adesea obligatorie.
Pe de altă parte, semnătura pe token oferă un avantaj competitiv celor care o folosesc pentru semnarea contractelor, facturilor și a altor documente, pentru că oferă un grad sporit de securitate.
Când ai nevoie de semnătura digitală pe token?
Această secțiune va aborda exemple reale de utilizare a semnăturii digitale pe token în funcție de activitatea desfășurată.
Dacă ești antreprenor și ai un SRL sau PFA
Antreprenorii care dețin un SRL sau PFA și interacționează frecvent cu instituții publice au nevoie de semnătura digitală pe token pentru:
- Depunerea declarațiilor la ANAF: Obligația de a depune declarații fiscale electronic necesită o semnătură digitală validă.
- Participarea la licitații prin SEAP: Accesul și participarea la licitațiile publice se realizează prin intermediul semnăturii electronice.
- Emiterea de e-Facturi în sistemul RO e-Factura: Pentru a emite facturi electronice conforme cu legislația, este necesară o semnătură digitală calificată.
- Semnarea contractelor cu clienți, parteneri sau furnizori: Asigură legalitatea și integritatea documentelor semnate electronic.
- Evitarea semnăturii fizice și trimiterea de documente semnate online: Semnătura simplifică procesele și reduce timpul de procesare.
- Valabilitate legală garantată: Semnătura digitală cu token are aceeași valoare legală ca și semnătura olografă.
Pașii pentru autentificarea în SPV cu semnătura cu token sunt similari utilizării unui certificat în cloud, cu anumite diferențe ce țin de utilizarea semnăturii, pe care le poți observa în secțiunea dedicată din acest ghid. Dacă ai deja o astfel de semnătură de la AlfaSign, poți consulta ghidul respectiv și instrucțiunile de utilizare de pe pagina noastră.
Dacă ești freelancer și lucrezi cu clienți din România sau internațional
Freelancerii care colaborează cu clienți naționali sau internaționali pot utiliza semnătura digitală pe token pentru:
- Contracte de colaborare: Semnează rapid contractele fără a fi necesară prezența fizică.
- Facturare electronică: Semnează facturile pentru a asigura valabilitatea legală.
- Confidențialitate: Protejează documentele și identitatea digitală în timpul tranzacțiilor online.
- Grad sporit de securitate: Ai o siguranță în plus întrucât doar tu ai acces la tokenul fizic.
Dacă activezi într-un domeniu reglementat
Cei care lucrează în domenii cu reguli stricte, precum avocați, contabili sau auditori, au obligația de a utiliza semnătura digitală cu token pentru a respecta standardele legale și de conformitate specifice profesiei lor.
Cum alegi semnătura digitală potrivită: Token sau Cloud?
Alegerea între semnătura digitală pe token și cea în cloud depinde de nevoile specifice ale utilizatorului:
- Semnătura pe token este recomandată dacă dorești control fizic asupra dispozitivului pentru mai multă siguranță și ai cerințe legale stricte.
- În schimb, semnătura în cloud oferă mai multă flexibilitate, permițând semnarea documentelor de pe orice dispozitiv conectat la internet, fără a necesita un dispozitiv fizic.
Comparație semnătura pe token vs cloud
| Caracteristică | Token | Cloud |
| Control fizic | ✔ Da | ❌ Nu |
| Necesită dispozitiv fizic? | ✔ Da | ❌ Nu |
| Poate fi folosit pe orice computer? | ✔ Da | ✔ Da |
| Semnare rapidă fără instalare? | ❌ Nu | ✔ Da |
| Autentificare în platforme cu drivere ușor de folosit? | ✔ Da | ✔ Da |
| Ideal pentru utilizare pe termen lung? | ✔ Da | ✔ Da |
Pentru o comparație mai detaliată dintre semnătura electronică în cloud și cea în token, consultă articolul nostru dedicat.
Cum obții și instalezi semnătura digitală pe token? Ghid pas cu pas
Pentru a începe să folosești semnătura digitală pe token, ai de urmat următorii pași:
- Achiziționează un token și un certificat digital calificat – Alege un furnizor de semnătură electronică cu token acreditat de Autoritatea pentru Digitalizarea României.
- Instalează driverele necesare – Descarcă și instalează software-ul furnizat de producătorul tokenului pentru a-l putea utiliza pe computerul tău.
- Verifică funcționalitatea – Deschide un document și încearcă să-l semnezi electronic pentru a te asigura că totul funcționează corect.
Cum semnezi un document digital cu tokenul?
Pentru a semna electronic un document, urmează acești pași:
- Conectează tokenul la computer – Introdu dispozitivul USB în portul corespunzător.
- Deschide documentul – Folosește un software compatibil pentru semnătura digitală (Adobe Acrobat Reader etc.).
- Alege opțiunea de semnare digitală – Selectează „Adaugă semnătură” și alege certificatul din tokenul tău.
- Introdu PIN-ul tokenului – Acest pas confirmă identitatea utilizatorului și finalizează semnătura.
- Salvează documentul semnat și verifică semnătura – Asigură-te că semnătura este validă verificând dacă detaliile certificatului sunt cele corespunzătoare.
Ce faci când întâmpini probleme cu tokenul?
- Tokenul nu este recunoscut de computer → Reinstalează driverele dispozitivului.
- PIN-ul este blocat → Contactează furnizorul certificatului pentru deblocare.
- Semnătura nu apare ca validă → Verifică valabilitatea certificatului.
- Tokenul s-a defectat sau s-a pierdut → Consultă ghidul nostru despre ce să faci dacă ai pierdut tokenul
Merită să folosești semnătura digitală pe token?
Semnătura digitală pe token este o soluție eficientă pentru antreprenori și freelanceri, oferind securitate, conformitate legală și eficiență în semnarea documentelor. Motivul principal pentru care ar trebui să alegi semnătura pe token în detrimentul celei în cloud este securitatea sporită oferită de cea dintâi. Un alt motiv este situația în care lucrezi într-un domeniu reglementat mai strict.
Ține cont că, de regulă, semnătura digitală pe token are un preț mai ridicat. Dacă vrei o soluție de semnare mai flexibilă, care nu depinde de folosirea unui dispozitiv și poate fi folosită exclusiv online, alege semnătura în cloud.
