Pentru depunerea online la ONRC, se creează cont în portal, se alege serviciul aferent operațiunii dorite și se pregătesc actele cerute.
Înainte de trimiterea dosarului, trebuie să completezi formularul online și să semnezi atât cererea, cât și anumite documente cu semnătura electronică calificată.
Acest ghid este destinat antreprenorilor care vor să își înființeze o firmă, să rezerve denumirea sau să facă actualizări și modificări precum radierea sau declararea insolvenței online. Vei afla ce trebuie pregătit, care sunt pașii și cum se transmit cereri online către Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) prin portalul online.
Ce înseamnă depunerea online a documentelor la ONRC?
Depunerea online a documentelor la ONRC înseamnă completarea și transmiterea electronică a cererii și a înscrisurilor cerute. Portalul permite, între altele:
- Rezervarea denumirii firmei;
- Înmatricularea unei firme noi;
- Eliberarea certificatului constatator;
- Modificarea codurilor CAEN;
- Majorarea capitalului social;
- Înscrierea de mențiuni privind modificări ale firmei;
- Radierea, lichidarea, dizolvarea ori înscrierea mențiunilor privind insolvența;
- Eliberarea documentelor din Registrul Comerțului.
Pașii pentru depunerea online a unei cereri la ONRC depind de operațiunea aleasă.
Legea nr. 265/2022 cere semnătură electronică calificată pentru cererile și documentele transmise online la ONRC.
Ce trebuie să pregătești înainte să depui documente online la ONRC?
Înainte de a depune documentele online la ONRC, verifică:
- Pagina serviciului ONRC corespunzător operațiunii solicitate;
- Formularul și lista de acte afișate pentru acel serviciu;
- Valabilitatea certificatului digital calificat și aplicația de semnare;
- Dovada dreptului de reprezentare pentru solicitant sau împuternicit;
- Dacă fișierele sunt în formatul cerut de operațiune (în general, se acceptă documente PDF).
Contul pe portalul de servicii online al ONRC
Contul oferă acces la serviciile din portalul ONRC și se creează pentru persoana care depune cererea sau reprezintă solicitantul. Semnătura electronică a solicitantului nu este necesară pentru crearea contului.
În cont, poți selecta serviciul care corespunde operațiunii solicitate și poți verifica formularul, actele și modalitatea de transmitere a acestora.
Semnătura electronică calificată
Conform legii, semnătura electronică trebuie să fie calificată și asociată identității fondatorului sau reprezentantului firmei pe numele căruia a fost creat contul.
Nu poți semna documente la ONRC nici cu o semnătură electronică simplă, nici prin atașarea unei imagini a semnăturii tale olografe.
În portalul ONRC, semnătura electronică calificată se aplică cererii și documentelor transmise electronic. Unele servicii online, precum InfoCert, nu cer semnătura solicitantului.
(card produs)
Sfat: Înainte de a achiziționa un certificat digital, verifică dacă aplicația furnizorului și fluxul ONRC folosit sunt compatibile.
Documentele și împuternicirea potrivite operațiunii
Nu există o listă universală de acte. Pentru serviciul ales, verifică pe pagina ONRC formularul, documentele doveditoare și cine poate semna sau depune.
Dacă folosești un cont de firmă și delegi un administrator sau un angajat să depună documentele online la ONRC, asigură-te că are drept de reprezentare.
Persoana delegată trebuie să fie împuternicită să semneze electronic documente în numele firmei cu propria semnătură electronică calificată.
Important: Legea nr. 265/2022 stabilește cadrul general al procedurilor la Registrul Comerțului.
Cum depui documentele online la ONRC, pas cu pas
În general, fluxul de depunere a documentelor online la ONRC presupune următorii pași:
- Selectează serviciul dorit;
- Completează formularul relevant;
- Aplică semnătura electronică calificată;
- Trimite actele.
1. Alege serviciul și verifică lista oficială de documente
Formularul, documentele și cerințele de semnare electronică aplicabile operațiunii pot fi diferite în funcție de serviciul pe care îl alegi.
Verifică forma actuală a cererii, persoanele admise să depună și eventualele condiții speciale.
Atenție: Nu porni de la orice formular. O versiune veche sau destinată altei operațiuni poate conține câmpuri și cerințe diferite. Completează doar formulare actualizate din portalul online ONRC.
2. Completează cererea și pregătește înscrisurile
Cererea și înscrisurile care vor fi semnate electronic pentru ONRC trebuie să conțină date precise despre solicitant și operațiune.
Completează câmpurile necesare, precum:
- Denumirea firmei;
- Identificatorii;
- Datele persoanelor implicate și alte informații solicitate în formular.
3. Semnează documentele în forma cerută
În funcție de serviciul selectat, vei afla ce documente se semnează electronic pentru depunerea online la ONRC și în ce formă.
De exemplu, copia unui înscris pe hârtie poate fi certificată de parte prin semnătură calificată numai dacă legea permite.
Nu transforma automat toate actele în scanări. Pentru actele autentice, documentele emise de autorități și înscrisurile cu cerințe speciale, verifică pe pagina serviciului dacă este nevoie de originalul electronic, o copie certificată sau altă formă prevăzută de procedură.
4. Verifică dosarul și achită tariful datorat
- Asigură-te că semnătura calificată este validă înainte de a încărca documentele;
- Verifică dacă denumirile documentelor corespund conținutului acestora;
- Asigură-te că ai încărcat toate fișierele;
- Verifică dacă ai completat toate câmpurile obligatorii.
Unele operațiuni implică plata unor taxe, de exemplu taxa pentru publicarea în Monitorul Oficial a modificării capitalului social, înregistrarea unei firme sau radierea unei firme fără activitate.
Achită tariful indicat în secțiunea de plăți online. În unele cazuri poate fi necesar să atașezi dovada plății la dosar.
5. Trimite cererea și urmărește soluționarea în contul din portal
Este important să urmărești în portalul ONRC stadiul cererii pentru a putea răspunde în timp util eventualelor solicitări de completare a dosarului.
Ce condiții trebuie să îndeplinească documentele transmise electronic?
- Fișierele au formatul indicat pentru serviciul ales;
- Documentele poartă semnătura calificată sau certificarea cerută, după caz;
- Scanările documentelor olografe sunt lizibile și coerente;
- Datele și înscrisurile obligatorii sunt complete;
- Dovada plății este inclusă atunci când procedura o cere.
Solicitantul ori reprezentantul răspunde pentru legalitatea, autenticitatea și exactitatea datelor și înscrisurilor depuse.
Important: Pentru a pregăti corect dosarul de înființare al unei firme, citește informațiile actualizate din portalul ONRC. Un document lipsă sau nesemnat poate genera o cerere de completare ori poate duce la respingerea dosarului.
Ce greșeli trebuie evitate la depunerea online a documentelor la ONRC?
Cea mai frecventă greșeală la depunerea online a documentelor la ONRC este transmiterea unui dosar incomplet sau a unor formulare învechite.
Evită următoarele erori:
- Serviciul nu corespunde operațiunii;
- Formularele sau cererile indicate pe pagina serviciului nu sunt completate;
- Documentele obligatorii nu sunt complete;
- Datele din cerere nu corespund datelor din înscrisuri;
- Documentele olografe sunt pozate încețoșat sau scanate necorespunzător;
- Documentele nu sunt semnate cu semnătură electronică calificată;
- S-a folosit un certificat digital expirat;
- Dreptul de reprezentare al împuternicitului nu este dovedit;
- Dacă procedura cere un tarif, plata nu este făcută după emiterea notei de calcul.
De exemplu, erorile tehnice cauzate de un certificat digital expirat sau neconform pot împiedica transmiterea dosarului.
Ce verifici după transmiterea cererii către ONRC?
După transmitere, verifică dacă cererea apare în contul din portalul ONRC și dacă are număr de înregistrare.
Recomandare: Creează pe computer un folder al cărui nume include numele firmei, operațiunea și data depunerii, în care poți nota numărul cererii și stoca alte informații importante pentru acest proces.
Ulterior, asigură-te că:
- Urmărești stadiul cererii în contul folosit pentru depunere;
- Citești mesajele și solicitările de completare;
- Respecți termenul menționat în comunicarea oficială pentru completări;
- Descarci și salvezi actele emise alături de cerere.
Sfat: Nu înlocui fișierele transmise cu versiuni editate ulterior. Păstrează separat în folderul de pe computer aceleași fișiere încărcate în portal, pentru a păstra trasabilitatea.
