În 2024, e important să protejezi eficiența și securitatea afacerii tale alegând o soluție potrivită de semnătură electronică. În acest articol, te vom ajuta să descoperi ce tip de semnătură digitală se potrivește mai bine afacerii tale.
Ce este semnătura electronică pe Token?
Semnătura electronică pe Token are la bază un dispozitiv USB, numit token, care stochează un certificat digital și cheile criptografice necesare pentru semnare.
Cum funcționează și ce presupune semnătura digitală cu token?
Semnăturile digitale cu token funcționează astfel:
- Utilizatorul conectează tokenul la computer și deschide aplicația de semnare sau documentul care necesită semnătura digitală.
- Se selectează opțiunea de semnare digitală.
- Utilizatorul trebuie să introducă un cod PIN pentru a autoriza semnătura.
Dispozitive necesare pentru acest tip de semnătură
Pentru a utiliza semnătura electronică pe token, ai nevoie de un token USB, driverele tokenului instalate pe computer și aplicațiile de semnare.
Kitul de semnătură electronică pe token include de obicei un dispozitiv criptografic și un certificat digital calificat.
Când este necesar acest tip de semnătură?
Acest tip de semnătură este necesar în platforme precum SPV (Spațiul Privat Virtual), E-FACTURA, E-ANAF, SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) și pentru semnarea contractelor sau a altor documente cu caracter privat.
Ce este semnătura electronică în Cloud?
Semnătura electronică în Cloud stochează în infrastructura furnizorului certificatul digital și cheile criptografice necesare pentru semnare online.
Spre deosebire de semnătura digitală pe token, cea în cloud nu necesită dispozitive hardware sau instalarea de drivere suplimentare, ci este accesibilă printr-un browser web sau o aplicație.
Cum funcționează și ce presupune semnătura digitală în cloud?
Semnătura digitală în cloud funcționează în felul următor:
- Utilizatorul accesează aplicația instalată local sau platforma furnizorului de semnătură electronică.
- Apoi selectează documentul care trebuie semnat.
- În final, se autentifică folosind credențialele (de exemplu, nume de utilizator și parolă).
- Semnătura este autorizată printr-un cod OTP (one-time password) sau altă metodă de autentificare.
Fără o conexiune la Internet, semnătura electronică în cloud nu poate fi folosită.
Când este necesar acest tip de semnătură?
Semnătura electronică în cloud este ideală pentru situațiile în care documentele trebuie să fie accesibile rapid și semnate de la distanță. Își dovedește utilitatea în mediile de afaceri moderne, în care este mult mai convenabil ca documentele să fie semnate online.
Acest tip de semnătură poate fi utilizat pentru autentificarea îm platforme precum SPV (Spațiul Privat Virtual), E-FACTURA, E-ANAF, SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) și pentru semnarea contractelor sau a altor documente private.
Ți-am pregătit un ghid complet pentru autentificarea în SPV folosind semnătura cloud. În linii mari, procesul este similar pentru toate platformele digitale ale statului.
În ceea ce privește securitatea, semnătura în cloud este la fel de sigură ca cea pe token, ambele soluții asigurând validarea identității utilizatorului și integritatea documentelor semnate.
Beneficii și considerații pentru fiecare opțiune
Semnătura pe Token
Beneficii
- Deții controlul asupra dispozitivului, iar astfel gestionezi direct securitatea semnăturii tale.
- Funcționează pe orice computer cu port USB, fără o conexiune la internet.
- Datele sunt stocate local pe token, reducând riscul atacurilor cibernetice.
- Poate fi utilizată offline pentru semnarea documentelor private.
Considerații
- Deteriorarea tokenului înseamnă că nu vei mai putea semna documente și vei suporta costuri suplimentare pentru reemiterea certificatelor.
- Fără acces la un port USB, tokenul devine inutilizabil.
- Există riscul de pierdere sau furt al tokenului.
Semnătura în Cloud
Beneficii
- Poate fi utilizată de oriunde, cu condiția existenței unei conexiuni la internet, fiind ideală pentru cei care lucrează remote.
- Nu necesită transportul unui dispozitiv fizic, ceea ce elimină riscul de pierdere.
- Se integrează ușor cu platforme și servicii digitale, accelerând procesele de semnare.
- Beneficiezi de actualizări fără eforturi suplimentare.
- Semnătura electronică poate fi accesată de pe laptopuri, tablete sau telefoane mobile fără restricții.
Considerații
- Fără o conexiune de date stabilă, semnătura devine inaccesibilă, ceea ce poate fi problematic în zone cu acoperire slabă.
- Aplicația de certificare a documentelor necesară pentru relația cu statul este compatibilă, momentan, doar cu Windows.
Criterii pentru alegerea opțiunii potrivite
AlfaSign îți prezintă principalele criterii pentru alegerea dintre semnătura electronică pe token și cea în cloud.
1. Frecvența utilizării
Frecvența cu care utilizezi semnătura electronică poate influența alegerea ta. Dacă semnezi documente ocazional, semnătura în cloud poate fi mai convenabilă datorită accesului rapid și ușor.
2. Bugetul disponibil
Bugetul disponibil este un alt criteriu important pe care trebuie să îl ai în vedere. Semnătura pe token implică în principal un cost inițial de achiziționare a dispozitivului, precum și un cost recurent al certificatului digital.
Pe de altă parte, în cazul semnăturii în cloud, te vei confrunta doar cu costuri recurente pentru abonamentul la serviciile de semnătură și vei elimina investițiile în hardware.
3. Compatibilitatea cu sistemul de operare
Majoritatea furnizorilor de semnătură electronică în cloud oferă doar aplicații software compatibile cu Windows. Astfel, le recomandăm opțiunea de token utilizatorilor Mac sau Linux care își doresc să folosească certificatul digital în relația cu statul.
Sfaturi utile pentru utilizatorii de semnătură electronică
Specialiștii AlfaSign îți oferă câteva sfaturi utile în ceea ce privește semnătura electronică:
- Înainte de a achiziționa un certificat digital, analizează modul în care vei folosi semnătura electronică. Citește ghidul nostru pentru alegerea furnizorului potrivit. Alegerea corectă îți poate economisi timp și bani.
- Redu timpul petrecut cu semnarea documentelor folosind șabloane predefinite pentru documentele semnate frecvent (contracte, declarații, acorduri).
- Dacă folosești un token, notează seria dispozitivului și păstrează o copie a certificatului digital într-un mediu sigur. În cazul în care pierzi tokenul, vezi ce trebuie să faci aici.
- Dacă utilizezi semnătura în cloud, activează autentificarea multi-factor (MFA) pentru securitate sporită.
- Configurează un sistem de semnare automată, astfel încât documentele să fie aprobate rapid de mai multe persoane din echipa ta.
Consultă un expert pentru a lua o decizie informată
Pentru a lua cea mai bună decizie, consultă un expert în semnături electronice. Acesta te poate ajuta cu o privire de ansamblu asupra unor detalii precum volumul de documente semnate, bugetul disponibil sau cerințele de compatibilitate tehnică. Astfel, ești sigur că alegerea făcută corespunde pe deplin cerințelor afacerii tale.
