În 2026 antreprenorii care vor să își protejeze eficiența și securitatea afacerii, dar și să evite sancțiuni, caută să înțeleagă care tip de semnătură electronică este potrivit afacerii lor.
Certificatul digital calificat este deja o necesitate pentru majoritatea antreprenorilor pe măsură ce România se aliniază la directivele europene de digitalizare. În acest articol, te vom ajuta să descoperi ce tip de semnătură digitală se potrivește mai bine afacerii tale.
Semnătură electronică în Cloud
Accesibilă și flexibilă, această soluție permite utilizarea certificatelor digitale direct din platforme online. Este perfectă pentru fluxurile de lucru digitale.
Obține semătura în cloudSemnătură electronică pe Token
Această soluție utilizează un dispozitiv hardware pentru stocarea certificatelor și cheilor criptografice. Este ideală pentru utilizatorii care își doresc controlul fizic asupra semnăturii lor.
Obține semătura pe token*Prețurile nu includ TVA.
Ce este semnătura electronică pe Token?
Semnătura electronică pe Token are la bază un dispozitiv USB, numit token, care stochează un certificat digital și cheile criptografice necesare pentru semnare.
Cum funcționează și ce presupune semnătura digitală cu token?
Semnăturile digitale cu token funcționează astfel:
- Utilizatorul conectează tokenul la computer și deschide aplicația de semnare sau documentul care necesită semnătura digitală.
- Se selectează opțiunea de semnare digitală.
- Utilizatorul trebuie să introducă un cod PIN pentru a autoriza semnătura.
Dispozitive necesare pentru acest tip de semnătură
Pentru a utiliza semnătura electronică pe token, ai nevoie de un token USB, driverele tokenului instalate pe computer și aplicațiile de semnare.
Kitul de semnătură electronică pe token include de obicei un dispozitiv criptografic și un certificat digital calificat.
Când este necesar acest tip de semnătură?
Acest tip de semnătură este necesar în platforme precum SPV (Spațiul Privat Virtual), E-FACTURA, E-ANAF, SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) și pentru semnarea contractelor sau a altor documente cu caracter privat.
Ce este semnătura electronică în Cloud?
Semnătura electronică în Cloud stochează în infrastructura furnizorului (online, în cloud) certificatul digital și cheile criptografice necesare pentru semnare online.
Spre deosebire de semnătura digitală pe token, cea în cloud nu necesită dispozitive hardware sau instalarea de drivere suplimentare, ci este accesibilă printr-un browser web sau o aplicație.
Sfat: Contrar informațiilor din mediul online, nu toate semnăturile electronice cloud au un număr limitat de semnături. Semnătura electronică AlfaCloud permite un număr nelimitat de semnări, indiferent de tipul de abonament ales.
Cum funcționează și ce presupune semnătura digitală în cloud?
Semnătura digitală în cloud funcționează în felul următor:
- Utilizatorul accesează aplicația instalată local sau platforma furnizorului de semnătură electronică.
- Apoi selectează documentul care trebuie semnat.
- În final, se autentifică folosind credențialele (de exemplu, nume de utilizator și parolă).
- Semnătura este autorizată printr-un cod OTP (one-time password) sau altă metodă de autentificare.
Fără o conexiune la Internet, semnătura electronică în cloud nu poate fi folosită.
Când este necesar acest tip de semnătură?
Semnătura electronică în cloud este ideală pentru situațiile în care documentele trebuie să fie accesibile rapid și semnate de la distanță. Își dovedește utilitatea în mediile de afaceri moderne, în care este mult mai convenabil ca documentele să fie semnate online.
Acest tip de semnătură poate fi utilizat pentru autentificarea îm platforme precum SPV (Spațiul Privat Virtual), E-FACTURA, E-ANAF, SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) și pentru semnarea contractelor sau a altor documente private.
Ți-am pregătit un ghid complet pentru autentificarea în SPV folosind semnătura cloud. În linii mari, procesul este similar pentru toate platformele digitale ale statului.
În ceea ce privește securitatea, semnătura în cloud este la fel de sigură ca cea pe token, ambele soluții asigurând validarea identității utilizatorului și integritatea documentelor semnate.
Comparație rapidă tipuri de semnătură la distanță: cloud vs token
| Criteriu | Token | Cloud |
| Dispozitiv necesar | Token USB | Niciun hardware |
| Obținere certificat | Fizic sau prin curier | 100% online, identificare video |
| Funcționare offline | Da | Nu |
| Utilizare pe mobil | Nu | Da |
| Compatibilitate Mac/Linux | Da | Parțial* |
| Limită semnături/an | Nelimitată | Nelimitată |
| Risc pierdere/deteriorare | Există | Nu există |
| Acceptat pe SPV, ANAF, e-Factura, SEAP, CNAS, ITM, ONRC | Da | Da |
| Valoare juridică (eIDAS) | Calificată | Calificată |
*Aplicația AlfaCloud, necesară pentru login în SPV, funcționează momentan doar pe Windows.
Beneficii și considerații pentru fiecare opțiune
Semnătura pe Token
Beneficii
- Deții controlul asupra dispozitivului, iar astfel gestionezi direct securitatea semnăturii tale.
- Funcționează pe orice computer cu port USB, fără o conexiune la internet.
- Datele sunt stocate local pe token, reducând riscul atacurilor cibernetice.
- Poate fi utilizată offline pentru semnarea documentelor private.
Considerații
- Deteriorarea tokenului înseamnă că nu vei mai putea semna documente și vei suporta costuri suplimentare pentru reemiterea certificatelor.
- Fără acces la un port USB, tokenul devine inutilizabil.
- Există riscul de pierdere sau furt al tokenului.
Semnătura în Cloud
Beneficii
- Poate fi utilizată de oriunde, cu condiția existenței unei conexiuni la internet, fiind ideală pentru cei care lucrează remote.
- Nu necesită transportul unui dispozitiv fizic, ceea ce elimină riscul de pierdere.
- Se integrează ușor cu platforme și servicii digitale, accelerând procesele de semnare.
- Beneficiezi de actualizări fără eforturi suplimentare.
- Semnătura electronică poate fi accesată de pe laptopuri, tablete sau telefoane mobile fără restricții.
Considerații
- Fără o conexiune de date stabilă, semnătura devine inaccesibilă, ceea ce poate fi problematic în zone cu acoperire slabă.
- Aplicația de certificare a documentelor necesară pentru relația cu statul este compatibilă, momentan, doar cu Windows.
Criterii pentru alegerea opțiunii potrivite
AlfaSign îți prezintă principalele criterii pentru alegerea dintre semnătura electronică pe token și cea în cloud.
Ambele variante sunt semnături electronice calificate conforme Regulamentului european eIDAS (910/2014) și au aceeași valoare juridică cu semnătura olografă în România și toate statele membre UE. Dar există câteva criterii practice de alegere.
Prețul
Prețul este primul criteriu de care să ții cont când alegi între semnătura cloud sau token.
În oferta Alfasign, semnătura cloud este mai ieftină, prețul scăzând pentru abonamente pe perioade mai lungi de timp. Semnătura pe token este mai scumpă, pentru că implică și achiziționarea unui dispozitiv criptografic (tokenul USB cu care se semnează).
Frecvența utilizării
Frecvența cu care utilizezi semnătura electronică poate influența alegerea ta. Dacă semnezi documente ocazional, semnătura în cloud poate fi mai convenabilă datorită accesului rapid și ușor.
Dacă activezi ca PFA, SRL sau întreprindere individuală, ai nevoie de semnătură electronică calificată pentru a te înrola în SPV și a raporta facturile prin e-Factura. Din 2026, inclusiv persoanele fizice care obțin venituri prin contracte de drepturi de autor sunt obligate să se înregistreze în e-Factura.
Compatibilitatea cu sistemul de operare
Majoritatea furnizorilor de semnătură electronică în cloud oferă doar aplicații software compatibile cu Windows. Astfel, le recomandăm opțiunea de token utilizatorilor Mac sau Linux care își doresc să folosească certificatul digital în relația cu statul.
Pe ce platforme funcționează semnătura electronică cloud sau token?
Ambele tipuri de semnătură electronică calificată sunt acceptate pe toate platformele digitale ale statului român de care antreprenorii au nevoie:
- ANAF / SPV și e-Factura
- SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice)
- CNAS (Casa Națională de Asigurări de Sănătate)
- ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă) și REGES
- ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului)
Digitalizarea serviciilor publice permite logarea pe majoritatea platformelor statului cu certificatul digital calificat.
Atenție! Dacă folosești semnătura digitală pentru una dintre platformele de mai sus și îți reînnoiești certificatul, trebuie să înregistrezi noul certificat digital. Chiar dacă certificatul aparține aceeași persoane fizice sau juridice, acesta are o altă cheie publică și altă perioadă de valabilitate, iar platformele statului actualizează bazele de date astfel încât să recunoască identitatea semnatarului.
Sfaturi utile pentru utilizatorii de semnătură electronică
Specialiștii AlfaSign îți oferă câteva sfaturi utile în ceea ce privește semnătura electronică:
- Înainte de a achiziționa un certificat digital, analizează modul în care vei folosi semnătura electronică. Citește ghidul nostru pentru alegerea furnizorului potrivit. Alegerea corectă îți poate economisi timp și bani.
- Redu timpul petrecut cu semnarea documentelor folosind șabloane predefinite pentru documentele semnate frecvent (contracte, declarații, acorduri).
- Dacă folosești un token, notează seria dispozitivului și păstrează o copie a certificatului digital într-un mediu sigur. În cazul în care pierzi tokenul, vezi ce trebuie să faci aici.
- Dacă utilizezi semnătura în cloud, activează autentificarea multi-factor (MFA) pentru securitate sporită.
- Configurează un sistem de semnare automată, astfel încât documentele să fie aprobate rapid de mai multe persoane din echipa ta.
Consultă un expert pentru a lua o decizie informată
Pentru a lua cea mai bună decizie, consultă un expert în semnături electronice. Acesta te poate ajuta cu o privire de ansamblu asupra unor detalii precum volumul de documente semnate, bugetul disponibil sau cerințele de compatibilitate tehnică. Astfel, ești sigur că alegerea făcută corespunde pe deplin cerințelor afacerii tale.
