Sigiliu electronic calificat

Sigiliul electronic calificat este o soluție sigură și recunoscută în întreaga Uniune Europeană, cu ajutorul căreia poți garanta autenticitatea documentelor emise de organizația ta!

Obține o ofertă

Ce este un sigiliu electronic calificat?

Un sigiliu electronic calificat este o metodă digitală sigură și legală prin care o organizație poate asigura integritatea și autenticitatea documentelor emise. Acesta funcționează ca echivalent digital al ștampilei clasice și se adresează persoanelor juridice.

Care este diferența dintre sigiliul electronic și semnătura electronică?

Sigiliul electronic și semnătura electronică sunt soluții digitale esențiale, dar au scopuri diferite.

Semnătura electronică este asociată unei persoane fizice și garantează identitatea semnatarului și intenția acestuia de a semna documentul.

În schimb sigiliul este asociat unei persoane juridice și certifică faptul că documentele emise provin de la acea organizație și nu au fost modificate.

De ce ai nevoie de un sigiliu electronic calificat?

Un sigiliu electronic este esențial pentru orice organizație care dorește să:

  • Emită facturi electronice recunoscute legal.
  • Asigure autenticitatea certificatelor, contractelor sau altor documente oficiale.
  • Simplifice comunicarea digitală cu instituții publice și parteneri de afaceri.

Ce îți asigură sigiliul electronic?

  • Legalitate: Recunoscut conform regulamentului eIDAS în întreaga Uniune Europeană.
  • Securitate: Garantează că documentele nu au fost modificate după semnare.
  • Rapiditate: Simplifică fluxurile administrative și economisește timp.
  • Reducere erori umane: Reducerea intervențiilor manuale limitează riscul de eroare în procesarea documentelor.
  • Automatizare: Varianta cloud poate fi integrată în aplicațiile companiei pentru procesarea automată a documentelor.

Sigiliul electronic calificat: soluția ideală pentru automatizarea proceselor de business

Spre deosebire de semnătura electronică (care reprezintă o persoană fizică), sigiliul electronic reprezintă o persoană juridică. Acest lucru permite integrarea directă cu sistemele informatice ale companiei (ERP, CRM, platforme e-commerce) pentru securizarea și emiterea automată a unui volum mare de documente, fără a mai fi necesară semnătura olografă a reprezentantului legal pe fiecare pagină.

  • 01 · Sursă
    ERP, CRM sau e-commerce

  • 02 · Integrare
    Sigiliu în cloud prin API

  • 03 · Rezultat
    Documente emise și sigilate automat

Exemple de automatizare cu sigiliu electronic calificat

Legând sigiliul electronic la softurile de gestiune ale companiei tale, scapi de semnarea manuală a fiecărui fișier în parte și elimini timpii morți. Iată câteva exemple concrete de utilizare:

Facturare și contabilitate automatizată

Softul tău ERP generează facturile lunare la o anumită dată, le aplică automat sigiliul electronic calificat și le transmite prin e-mail sau e-Factura către clienți. Fiecare document are garanția legală că provine de la compania ta și nu a fost modificat.

Documente de transport și logistică (e-CMR / AWB)

În momentul în care o comandă este pregătită în depozit, sistemul generează și aplică sigiliul electronic instant pe foile de parcurs, avizele sau documentele de recepție, fiind pregătite direct pentru curier sau șofer.

Extrase de cont și rapoarte financiare

Instituțiile financiare sau IFN-urile pot trimite automat extrasul de cont sau graficele de rambursare securizate legal, la cererea clientului, direct dintr-o interfață web.

Adeverințe și fluturași de salariu (HR)

Platforma de resurse umane poate genera automat și aplica sigiliul electronic calificat pe adeverințele solicitate de angajați (de exemplu, adeverințe de venit sau de vechime), iar aceștia pot să le descarce oricând, direct din portalul de angajat.

Cum funcționează un kit pentru sigiliu AlfaSign?

Sigiliul electronic AlfaSign, trebuie să:

  1. Sigiliul electronic calificat este achiziționat, iar AlfaSign îl configurează pe token pentru organizație, sau în cloud pentru integrări API;
  2. În cazul sigiliului pe token, acesta trebuie conectat la computer printr-un port USB;
  3. PIN-ul asociat tokenului se introduce pentru accesarea sigiliului stocat pe dispozitiv;
  4. Documentele pe care urmează să fie aplicat sigiliul se încarcă în software-ul dedicat;
  5. Sigiliul se aplică prin software, iar documentul se salvează în format PDF sau P7S;
  6. Pentru varianta cloud, soluția se integrează în ERP, CRM, platforma e-commerce sau într-o altă aplicație a companiei;
  7. În cadrul unei sesiuni, pentru integrări API, sigiliul se poate aplica automat pe mai multe documente, fără confirmarea individuală a fiecăruia.

Beneficiile sigiliului electronic pentru afacerea ta

Cu sigiliul electronic, ai mai multă siguranță, mai puțin timp pierdut. Iată o listă completă a beneficiilor acestui serviciu:

  • Reducerea costurilor administrative asociate procesării documentelor fizice.

  • Respectarea reglementărilor europene și internaționale.

  • Protecție totală împotriva modificărilor frauduloase.

  • Rapiditate în semnarea și verificarea documentelor oficiale.

Cere o ofertă

Garanția AlfaSign

Când achiziționezi un sigiliu AlfaSign, ai garanția calității și siguranței documentelor tale! Mai mult, cu AlfaSign, beneficiezi de:

  • Certificate conform standardelor europene
  • Asistență tehnică pas cu pas.
  • Implementare rapidă și eficientă.

Documentele cu sigiliu electronic calificat au valoare juridică deplină

Autorități și instituții publice

Conform Legii 214/2024, art. 4 alin. (2), documentul electronic emis de o autoritate sau instituție publică, sau de o persoană în exercitarea atribuțiilor de putere publică, semnat cu semnătură electronică calificată sau purtând un sigiliu electronic calificat, este asimilat unui înscris autentic.

Documente emise de companii

Orice factură fiscală, extras de cont sau confirmare de livrare emise de o companie privată (de exemplu, un magazin online) și securizate cu sigiliu electronic calificat au valoare deplină, exact ca un document ștampilat pe hârtie.

Factură fiscalăExtras de contConfirmare de livrare

Sigiliul electronic calificat garantează că documentul provine cu siguranță de la compania respectivă și că nu a fost modificat ulterior.

Dacă un client sau o terță parte contestă în instanță autenticitatea sau conținutul documentului, sarcina probei îi revine celui care contestă, nu companiei emitente.

Întrebări frecvente

Sigiliul poate fi aplicat pe o gamă variată de documente oficiale și comerciale. Printre acestea se numără:

  • Facturi electronice: Garantează autenticitatea și integritatea facturilor emise digital.
  • Certificate și rapoarte: Utilizate pentru documente emise de instituții sau companii.
  • Contracte comerciale: Pentru a valida și proteja acordurile juridice dintre părți.
  • Documente de licitație: Asigură conformitatea și securitatea în procesul de licitație.
  • Declarații oficiale și procese verbale: În relațiile cu autoritățile publice sau partenerii de afaceri.

Sigiliul este folosit în special pentru documentele care trebuie să reflecte proveniența de la o organizație specifică și care necesită protecție împotriva modificărilor neautorizate.

Da, dar cu anumite condiții. În afara UE, valabilitatea depinde de legislația specifică a țării respective. De exemplu:

  • În SUA, acesta poate fi acceptat, dar regulile variază în funcție de stat și de cadrul juridic local.
  • În alte țări, este necesar să verifici dacă legislația locală recunoaște sigiliile electronice calificate ca mijloc de autentificare legală.

În general, colaborarea cu parteneri din afara UE poate implica explicarea legalității și validității documentului sigilat electronic, uneori fiind necesar să oferi detalii suplimentare despre certificatul calificat utilizat.