e-Factura a devenit un instrument esențial pentru antreprenori în relația cu ANAF. Acest ghid te ajută să înțelegi clar cine are obligația de raportare, ce documente trebuie transmise și ce se schimbă în 2025.
Ce este sistemul e-Factura și cine este obligat să-l folosească
Sistemul e-Factura este platforma națională prin care se transmit electronic facturile emise în relațiile comerciale. Este parte din procesul de digitalizare a administrației fiscale și are ca scop principal controlul în timp real al tranzacțiilor dintre contribuabili. Prin e-Factura, autoritățile pot verifica automat datele din documentele fiscale și pot reduce frauda și evaziunea.
Când este obligatoriu să folosești e-Factura?
În prezent, e-Factura este obligatorie pentru majoritatea relațiilor comerciale dintre firme din România. Mai exact:
- Când emiți facturi către alte firme înregistrate în România (B2B);
- Când emiți facturi către instituții publice (B2G);
- Începând cu 1 ianuarie 2025, e-Factura a devenit obligatorie și pentru facturile emise către persoane fizice (B2C).
Dacă ești antreprenor și emiti facturi în oricare dintre aceste scenarii, trebuie să te conformezi sistemului e-Factura și să transmiți documentele prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
Cine este vizat?
Obligația de utilizare a sistemului e-Factura se aplică următoarelor categorii de contribuabili:
- SRL-uri, SA-uri și alte forme juridice cu activitate economică;
- PFA-uri și întreprinderi individuale;
- Cabinete medicale individuale (CMI), cabinete de avocatură, notari publici;
- Orice persoană fizică care desfășoară activități economice și emite facturi fiscale;
- Orice alt contribuabil înregistrat în România care emite facturi fiscale în relații comerciale.
Practic, orice entitate care trimite sau plătește facturi fiscale în România trebuie să se folosească de sistemul e-Factura.
Ce documente trebuie transmise prin e-Factura și care sunt excepțiile
Majoritatea facturilor se transmit prin e-Factura dar există și câteva excepții.
Se trimit prin e-Factura:
- Facturile emise între firme românești (B2B)
- Facturile către instituții publice – de exemplu, contracte de achiziții sau colaborări B2G
- Facturile către persoane fizice
- Facturile simplificate
- Facturile storno în toate cazurile de mai sus
Excepții – Nu se trimit prin e-Factura:
- Facturile către clienți din afara României, fie că sunt din UE sau din afara UE;
- Bonurile fiscale, inclusiv cele cu CUI pe bon;
- Proformele și alte documente fără caracter fiscal, precum avizele de expediție, notele de compensare sau notele de recepție.
Ce trebuie să faci concret pentru a trimite corect facturile în e-Factura
Pentru ca facturile emise de firma ta să fie conforme cu sistemul e-Factura, trebuie să urmezi câțiva pași clari. Respectând aceste etape vei evita blocajele în SPV și amenzile pentru raportări greșite sau întârziate.
Obține semnătura electronică calificată
Primul pas este să obții o semnătură electronică calificată care îți permite autentificarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și semnarea facturilor în format electronic. Fără un certificat digital calificat, nu te poți loga în SPV și, implicit, nu poți utiliza e-Factura.
Creează cont în SPV folosind certificatul digital
Accesul în platforma SPV se face pe baza certificatului digital calificat. Creează-ți contul urmând pașii din ghidul nostru pentru a putea trimite și primi facturi prin e-Factura. Antreprenorul trebuie să aibă acces direct și control asupra contului, adică inclusiv în cazul în care lucrezi cu un contabil extern.
Alege un soft de facturare compatibil cu e-Factura
Acest pas este opțional, însă, în majoritatea cazurilor, pentru a genera și transmite automat facturile în formatul acceptat de ANAF, recomandăm folosirea unui program de facturare care se integrează cu e-Factura. Câteva variante sunt Oblio, SmartBill și FGO. Aceste aplicații se folosesc de semnătura ta electronică pentru a se autentifica în numele tău în SPV, generează fișierul XML, îl semnează digital și îl transmit în e-Factură cu un singur click. Astfel, economisești timp și reduci riscul de eroare.
Generează factura în format XML
e-Factura nu acceptă PDF sau alte formate comune. Factura fiscală trebuie generată în format XML conform structurii tehnice oficiale. Dacă ai un număr redus de facturi lunar, ANAF oferă un program de completare și generare a facturii XML, însă acesta este mai greu de folosit decât soluțiile menționate mai sus.
Trimite factura în sistem în max. 5 zile calendaristice
Legea prevede un termen maxim de 5 zile calendaristice de la data emiterii pentru transmiterea facturii în e-Factura. Pentru a trimite factura, urmează pașii:
- Autentifică-te în SPV folosind certificatul digital.
- Navighează la secțiunea „factură electronică” și apasă pe link-ul „Trimitere factură”
- Alege codul fiscal pentru care vrei să trimiți factura și urc-o în sistem, folosind butonul „Choose File”
- Sistemul e-Factura verifică în mod automat structura și informațiile fișierului XML.
Atenție: Termenul de 5 zile include weekendurile și sărbătorile legale. Întârzierea chiar și cu o zi atrage sancțiuni. Nu confunda „zile calendaristice” cu „zile lucrătoare”.
Verifică dacă factura a fost recepționată corect de sistem
După transmiterea în SPV, trebuie să te asiguri că factura a fost validată și recepționată fără erori. În cazul în care factura a fost trimisă direct prin SPV, vei primi un răspuns în platformă de la Ministerul Finanțelor, cu confirmarea primirii și factura semnată electronic. În cazul în care există erori, vei primi un mesaj care detaliează erorile.
Programele compatibile cu e-Factura afișează în interfața lor confirmările de primire sau eventuale erori. Dacă sistemul semnalează erori, factura nu este considerată transmisă legal și trebuie retransmisă corect.
Amenzile aplicabile în cazul greșelilor de raportare
Din iulie 2024, sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru toate relațiile comerciale între firme românești și pentru cele cu instituții publice. Orice factură netransmisă la timp sau transmisă incorect poate atrage sancțiuni semnificative.
Începând cu 1 iulie 2025, și firmele care emit facturi către persoane fizice (B2C) sunt sancționate dacă nu utilizează sistemul e-Factura pentru transmiterea documentelor.
Valoarea amenzilor aplicabile:
- 5.000 – 10.000 lei pentru contribuabilii mari
- 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- 1.000 – 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru PFA-uri
- 15% din valoarea facturii dacă înregistrezi o factură în contabilitate fără ca ea să fi fost primită prin e-Factura (se aplică atât emitentului, cât și destinatarului)
Aceste sancțiuni se aplică per abatere, nu per factură. Chiar dacă e vorba de o singură zi întârziere sau o eroare aparent minoră, impactul financiar poate fi considerabil. De aceea, e important ca întregul flux de facturare să fie automatizat și bine verificat.
Ce s-a schimbat în 2025 – noile obligații pentru antreprenori
Anul 2025 a adus o extindere semnificativă a obligațiilor legate de e-Factura. Sistemul include și facturile emise către persoane fizice, precum și alte documente anterior exceptate, ceea ce înseamnă că mai ales antreprenorii mici vor fi afectați.
Iată ce trebuie să ai în vedere:
Facturi către persoane fizice trebuie transmise prin e-Factura
Dacă vinzi produse sau servicii direct către clienți persoane fizice, vei fi obligat să le emiți și să le transmiți electronic prin SPV, în același mod ca pentru firme.
CNP-ul clientului nu este obligatoriu
Pentru clienții persoane fizice care nu vor să furnizeze CNP-ul, legea permite utilizarea unui cod generic format din 13 cifre de zero. Astfel, poți respecta cerințele tehnice fără să încalci protecția datelor.
Facturile simplificate intră și ele în sistemul e-Factura
Începând cu 2025, nu mai poți folosi factura simplificată ca excepție de la sistem. Chiar și documentele fiscale emise sub 100 euro sau pentru vânzări rapide trebuie raportate digital.
Excepțiile pentru ONG-uri și agricultori au expirat pe 30 iunie 2025
Dacă ai o entitate non-profit sau activezi ca agricultor în regim special de TVA, perioada de acomodare se încheie la mijlocul anului. După această dată, vei avea aceleași obligații ca orice SRL sau PFA.
Codurile CPV devin obligatorii în contractele cu statul
Dacă furnizezi bunuri sau servicii instituțiilor publice, trebuie să incluzi codurile CPV în facturi, altfel, documentele vor fi respinse în sistem.
Cum te organizezi corect ca antreprenor pentru e-Factura
Chiar dacă externalizezi contabilitatea sau ai un volum redus de facturi, este esențial să păstrezi controlul direct asupra procesului e-Factura pentru a-ți gestiona corect businessul.
Asigură-te că ai acces propriu în SPV (chiar dacă lucrezi cu un contabil extern)
Primul pas este să te asiguri că ai acces propriu în Spațiul Privat Virtual (SPV), indiferent dacă lucrezi cu un contabil extern. Nu lăsa întreaga responsabilitate pe umerii altora, ai obligația să raportezi transparent transmiterea și confirmarea facturilor tale.
Monitorizează statusul transmiterii facturilor din software
Folosește un program de facturare compatibil cu e-Factura, care îți arată în timp real dacă o factură a fost trimisă corect. Programele moderne îți permit să monitorizezi statusul fiecărui document și să acționezi rapid în cazul erorilor.
Setează notificări automate în programul de facturare
Setează notificări automate în aplicația de facturare, astfel încât să fii alertat imediat dacă o factură nu a fost transmisă în termen sau a fost respinsă de ANAF. Acest lucru te ajută să eviți amenzile cauzate de simple omisiuni.
Evită modificarea facturilor după ce acestea au fost trimise în SPV
Modificarea facturilor după trimiterea acestora în SPV nu este posibilă. Evită, pe cât posibil, modificările asupra facturilor trimise în e-Factura prin comunicarea deschisă cu clienții/furnizorii și prin folosirea de proforme. În cazul în care este, totuși, necesară modificarea, poți proceda prin stornarea facturii vechi și emiterea unei facturi noi.
4 greșeli frecvente în e-Factura și cum le eviți
Identifică din timp erorile frecvente în utilizarea e-Factura pentru a evita sancțiuni inutile și a menține fluxul de facturare funcțional:
- Transmiterea cu întârziere peste 5 zile calendaristice – Antreprenorii confundă deseori termenul legal cu zilele lucrătoare, iar întârzierea cu o singură zi față de limita legală poate genera sancțiuni.
- Certificat digital expirat – Fără un certificat valid, nu poți accesa SPV-ul și, astfel, nu poți trimite facturi. Reînnoiește-ți certificatul cu cel puțin 7 zile înainte de expirare pentru a nu afecta fluxul de facturare.
- Plata facturilor PDF înainte de a verifica dacă acestea au fost trimise în e-Factura – Chiar și în cazul în care furnizorul tău ți-a trimis factura în format PDF, aceasta nu este valabilă până în punctul în care a fost urcată în e-Factura. Facturile primite se găsesc în SPV în meniul „Răspunsuri Factura”.
- Ștergerea sau modificarea facturilor din e-Factura – Deși anumite softuri de facturare oferă posibilitatea de a modifica sau șterge facturi după trimiterea lor în SPV, ANAF nu recunoaște aceste acțiuni. Procedura corectă pentru a nu te expune la riscul sancțiunilor este stornarea și, dacă este cazul, emiterea unei noi facturi.
Utilizarea e-Factura nu trebuie să fie o corvoadă
Deși la prima vedere poate părea complicat, sistemul e-Factura este, de fapt, o oportunitate pentru antreprenori de a-și organiza mai bine activitatea, fiind un spațiu centralizat, cu date în același format pentru toate facturile emise și plătite. Cei care înțeleg rapid regulile și le implementează corect își vor ușura munca de a monitoriza situația plăților, vor câștiga timp, transparență fiscală și conformitate legală atât în relația cu instituțiile statului, cât și cu partenerii de afaceri.
