e-Factura a devenit un instrument esențial pentru antreprenori în relația cu ANAF. Acest ghid te ajută să înțelegi clar cine are obligația de raportare, ce documente trebuie transmise și ce se schimbă în 2026.
Ce este sistemul e-Factura și cine este obligat să-l folosească
Sistemul e-Factura este platforma națională prin care se transmit electronic facturile emise în relațiile comerciale. Este parte din procesul de digitalizare a administrației fiscale și are ca scop principal controlul în timp real al tranzacțiilor dintre contribuabili. Prin e-Factura, autoritățile pot verifica automat datele din documentele fiscale și pot reduce frauda și evaziunea.
Când este obligatoriu să folosești e-Factura?
În prezent, e-Factura este obligatorie pentru principalele relații comerciale cu locul livrării sau prestării în România. Mai exact:
- Când emiți facturi către alte firme înregistrate în România (B2B);
- Când emiți facturi către instituții publice (B2G);
- Începând cu 1 ianuarie 2025, e-Factura a devenit obligatorie și pentru facturile emise către persoane fizice (B2C).
Dacă ești antreprenor și emiți facturi în oricare dintre aceste scenarii, trebuie să te conformezi sistemului e-Factura și să transmiți documentele prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
Cine este vizat?
Obligația de utilizare a sistemului e-Factura se aplică următoarelor categorii de contribuabili:
- SRL-uri, SA-uri și alte forme juridice cu activitate economică;
- PFA-uri și întreprinderi individuale;
- Cabinete medicale individuale (CMI), cabinete de avocatură, notari publici;
- Orice persoană fizică care desfășoară activități economice și emite facturi fiscale;
- Persoanele fizice care desfășoară activități economice și emit facturi fiscale, în condițiile prevăzute de legislația în vigoare;
- Orice alt contribuabil înregistrat în România care emite facturi fiscale în relații comerciale.
Practic, entitățile care emit sau primesc facturi în situațiile de mai sus trebuie să se conformeze sistemului RO e-Factura.
Important: la data ultimei actualizări, regulile pentru persoanele fizice identificate fiscal prin CNP sunt în schimbare. OPANAF nr. 378/2026 prevedea utilizarea RO e-Factura de la 1 iunie 2026 și înscrierea până la 26 mai 2026 pentru persoanele vizate. Pe 18 mai 2026, Ministerul Finanțelor a susținut însă un amendament care indică eliminarea obligativității pentru persoanele fizice pe CNP și păstrarea utilizării sistemului ca opțiune. Verifică forma finală publicată în Monitorul Oficial și comunicările ANAF înainte să iei o decizie.
Pentru veniturile din drepturi de autor și alte activități independente pe CNP, verifică în special forma finală a modificării legislative, deoarece obligația poate depinde de categoria de venit, caracterul activității și regimul fiscal aplicabil. Dacă utilizarea RO e-Factura rămâne opțională sau devine obligatorie pentru situația ta, verifică metoda de acces acceptată în SPV și dacă ai nevoie de certificat digital calificat pentru fluxul concret pe care îl folosești.
Ce documente trebuie transmise prin e-Factura și care sunt excepțiile
Majoritatea facturilor se transmit prin e-Factura dar există și câteva excepții.
Se trimit prin e-Factura:
- Facturile emise între firme românești (B2B)
- Facturile către instituții publice – de exemplu, contracte de achiziții sau colaborări B2G
- Facturile către persoane fizice
- Facturile simplificate
- Facturile storno în toate cazurile de mai sus
Excepții – Nu se trimit prin e-Factura:
- Facturile către clienți din afara României, fie că sunt din UE sau din afara UE;
- Bonurile fiscale, inclusiv cele cu CUI pe bon;
- Proformele și alte documente fără caracter fiscal, precum avizele de expediție, notele de compensare sau notele de recepție.
Ce trebuie să faci concret pentru a trimite corect facturile în e-Factura
Pentru ca facturile emise de firma ta să fie conforme cu sistemul e-Factura, trebuie să urmezi câțiva pași clari. Respectând aceste etape vei evita blocajele în SPV și amenzile pentru raportări greșite sau întârziate.
Obține semnătura electronică calificată
Primul pas este să obții o semnătură electronică calificată care îți permite autentificarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și semnarea facturilor în format electronic. Pentru firme și reprezentanți, certificatul digital calificat este necesar pentru acces și reprezentare în SPV și, implicit, pentru tranzmiterea facutrilor în sistemul e-Factura.
Semnătură electronică în Cloud
Accesibilă și flexibilă, această soluție permite utilizarea certificatelor digitale direct din platforme online. Este perfectă pentru fluxurile de lucru digitale.
Obține semnătura în cloudSemnătură electronică pe Token
Această soluție utilizează un dispozitiv hardware pentru stocarea certificatelor și cheilor criptografice. Este ideală pentru utilizatorii care își doresc controlul fizic asupra semnăturii lor.
Obține semnătura pe token*Prețurile nu includ TVA.
Creează cont în SPV folosind certificatul digital
Accesul în platforma SPV se face pe baza certificatului digital calificat. Creează-ți contul urmând pașii din ghidul nostru pentru a putea trimite și primi facturi prin e-Factura. Este recomandat să păstrezi acces direct la cont, inclusiv atunci când lucrezi cu un contabil extern.
Alege un soft de facturare compatibil cu e-Factura
Acest pas este opțional, însă, în majoritatea cazurilor, pentru a genera și transmite automat facturile în formatul acceptat de ANAF, recomandăm folosirea unui program de facturare care se integrează cu e-Factura. Câteva variante sunt Oblio, SmartBill și FGO. Aceste aplicații se folosesc de semnătura ta electronică pentru a se autentifica în numele tău în SPV, generează fișierul XML, îl semnează digital și îl transmit în e-Factură cu un singur click. Astfel, economisești timp și reduci riscul de eroare.
Generează factura în format XML
e-Factura nu acceptă PDF sau alte formate comune. Factura fiscală trebuie generată în format XML conform structurii tehnice oficiale. Dacă ai un număr redus de facturi lunar, ANAF oferă un program de completare și generare a facturii XML, însă acesta este mai greu de folosit decât soluțiile menționate mai sus.
Trimite factura în sistem în max. 5 zile lucrătoare
Pentru facturile emise începând cu 1 ianuarie 2026, termenul-limită de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Pentru a trimite factura, urmează pașii:
- Autentifică-te în SPV folosind certificatul digital.
- Navighează la secțiunea „factură electronică” și apasă pe link-ul „Trimitere factură”
- Alege codul fiscal pentru care vrei să trimiți factura și urc-o în sistem, folosind butonul „Choose File”
- Sistemul e-Factura verifică în mod automat structura și informațiile fișierului XML.
Atenție: Începând cu 2026, termenul a fost actualizat de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare.
Verifică dacă factura a fost recepționată corect de sistem
După transmiterea în SPV, trebuie să te asiguri că factura a fost validată și recepționată fără erori. În cazul în care factura a fost trimisă direct prin SPV, vei primi un răspuns în platformă de la Ministerul Finanțelor, cu confirmarea primirii și factura semnată electronic. În cazul în care există erori, vei primi un mesaj care detaliează erorile.
Programele compatibile cu e-Factura afișează în interfața lor confirmările de primire sau eventuale erori. Dacă sistemul semnalează erori, factura nu este considerată transmisă legal și trebuie retransmisă corect.
Amenzile aplicabile în cazul greșelilor de raportare
Din iulie 2024, sistemul e-Factura a devenit obligatoriu pentru toate relațiile comerciale între firme românești și pentru cele cu instituții publice. Orice factură netransmisă la timp sau transmisă incorect poate atrage sancțiuni semnificative.
Începând cu 1 iulie 2025, și firmele care emit facturi către persoane fizice (B2C) sunt sancționate dacă nu utilizează sistemul e-Factura pentru transmiterea documentelor.
Valoarea amenzilor aplicabile:
- 5.000 – 10.000 lei pentru contribuabilii mari
- 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- 1.000 – 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru PFA-uri
- 15% din valoarea facturii dacă înregistrezi o factură în contabilitate fără ca ea să fi fost primită prin e-Factura (se aplică atât emitentului, cât și destinatarului)
Aceste sancțiuni se aplică per abatere, nu per factură. Pentru a reduce riscul, verifică termenul de transmitere, confirmarea din SPV și eventualele erori semnalate de sistem.
Ce s-a schimbat în 2025 – noile obligații pentru antreprenori
Anul 2025 a adus o extindere semnificativă a obligațiilor legate de e-Factura, iar schimbările legislative au continuat și în 2026. Sistemul include și facturile emise către persoane fizice, precum și alte documente anterior exceptate, ceea ce înseamnă că mai ales antreprenorii mici vor fi afectați.
Iată ce trebuie să ai în vedere:
Facturi către persoane fizice trebuie transmise prin e-Factura
Dacă vinzi produse sau servicii direct către clienți persoane fizice, vei fi obligat să le emiți și să le transmiți electronic prin SPV, în același mod ca pentru firme.
CNP-ul clientului nu este obligatoriu
Pentru clienții persoane fizice care nu vor să furnizeze CNP-ul, legea permite utilizarea unui cod generic format din 13 cifre de zero. Astfel, poți respecta cerințele tehnice fără să încalci protecția datelor.
Facturile simplificate intră și ele în sistemul e-Factura
Începând cu 2025, factura simplificată nu mai este o excepție de la sistemul de raportare fiscală. Chiar și documentele fiscale emise sub 100 euro sau pentru vânzări rapide trebuie raportate digital. Condițiile de încadrare la factura simplificată sunt bazate pe OUG nr. 28/1999.
În plus, facturile simplificate trebuie să includă codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este persoană impozabilă sau persoană juridică neimpozabilă
Livrările intracomunitare B2B sunt excluse din e-Factura
Facturile pentru livrările intracomunitare de bunuri nu fac obiectul e-Facturii obligatorii în relația B2B, atunci când beneficiarul stabilit în România comunică un cod de TVA dintr-un alt stat membru UE. De asemenea, facturile pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii care nu au locul livrării/prestării în România nu se raportează în sistem.
Obligația RO e-Factura se aplică tranzacțiilor care au locul livrării/prestării în România, adică între două persoane impozabile stabilite în România
Excepțiile pentru ONG-uri și agricultori au expirat pe 30 iunie 2025
Dacă ai o entitate non-profit sau activezi ca agricultor în regim special de TVA, perioada de acomodare se încheie la mijlocul anului. După această dată, vei avea aceleași obligații ca orice SRL sau PFA.
Codurile CPV devin obligatorii în contractele cu statul
Dacă furnizezi bunuri sau servicii instituțiilor publice, trebuie să incluzi codurile CPV în facturi, altfel, documentele vor fi respinse în sistem.
Facturi emise către persoane impozabile nerezidente înregistrate în TVA în România
De la 1 ianuarie 2026, persoanele impozabile stabilite în România trebuie să transmită facturile în e-Factura și pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii realizate către persoane impozabile care nu sunt stabilite în România, dar care dețin cod de TVA românesc.
Sunt exceptate bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile de factură simplificată și facturile pentru livrări intracomunitare de bunuri în care beneficiarul comunică un cod de TVA din alt stat membru.
Termenul de transmitere devine 5 zile lucrătoare (din 1 ianuarie 2026)
Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere a facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii (anterior era de 5 zile calendaristice).
Termenul de 5 zile lucrătoare se aplică atât pentru relațiile B2B, cât și pentru relațiile B2C. Calculul termenului se face de la prima oră a primei zile lucrătoare și se încheie la ultima oră a ultimei zile lucrătoare dintre cele 5.
Cum te organizezi corect ca antreprenor pentru e-Factura
Chiar dacă externalizezi contabilitatea sau ai un volum redus de facturi, este esențial să păstrezi controlul direct asupra procesului e-Factura pentru a-ți gestiona corect businessul.
Asigură-te că ai acces propriu în SPV (chiar dacă lucrezi cu un contabil extern)
Primul pas este să te asiguri că ai acces propriu în Spațiul Privat Virtual (SPV), indiferent dacă lucrezi cu un contabil extern. Nu lăsa întreaga responsabilitate pe umerii altora, ai obligația să raportezi transparent transmiterea și confirmarea facturilor tale.
Monitorizează statusul transmiterii facturilor din software
Folosește un program de facturare compatibil cu e-Factura, care îți arată în timp real dacă o factură a fost trimisă corect. Chiar dacă un contabil te ajută cu procesul, păstrează acces la confirmările de transmitere, erorile din sistem și arhiva documentelor.
Setează notificări automate în programul de facturare
Setează notificări automate în aplicația de facturare, astfel încât să fii alertat imediat dacă o factură nu a fost transmisă în termen sau a fost respinsă de ANAF. Acest lucru te ajută să eviți amenzile cauzate de simple omisiuni.
Evită modificarea facturilor după ce acestea au fost trimise în SPV
Modificarea facturilor după trimiterea acestora în SPV nu este posibilă. Evită, pe cât posibil, modificările asupra facturilor trimise în e-Factura prin comunicarea deschisă cu clienții/furnizorii și prin folosirea de proforme. În cazul în care este, totuși, necesară modificarea, poți proceda prin stornarea facturii vechi și emiterea unei facturi noi.
4 greșeli frecvente în e-Factura și cum le eviți
Identifică din timp erorile frecvente în utilizarea e-Factura pentru a evita sancțiuni inutile și a menține fluxul de facturare funcțional:
- Transmiterea cu întârziere peste 5 zile lucrătoare: Antreprenorii pot confunda termenul legal sau pot rata confirmarea transmiterii, iar depășirea termenului poate genera sancțiuni.
- Certificat digital expirat: Fără un certificat valid, nu poți accesa SPV-ul și, astfel, nu poți trimite facturi. Reînnoiește-ți certificatul cu cel puțin 7 zile înainte de expirare pentru a nu afecta fluxul de facturare.
- Plata facturilor PDF înainte de a verifica dacă acestea au fost trimise în e-Factura: Chiar și în cazul în care furnizorul tău ți-a trimis factura în format PDF, verifică dacă factura a fost transmisă și primită prin RO e-Factura, atunci când tranzacția intră sub obligația de raportare. Facturile primite se găsesc în SPV în meniul „Răspunsuri Factura”.
- Ștergerea sau modificarea facturilor din e-Factura: Deși anumite softuri de facturare oferă posibilitatea de a modifica sau șterge facturi după trimiterea lor în SPV, ANAF nu recunoaște aceste acțiuni. Procedura corectă pentru a nu te expune la riscul sancțiunilor este stornarea și, dacă este cazul, emiterea unei noi facturi.
Utilizarea e-Factura poate ajuta la organizarea fiscală
Sistemul e-Factura poate părea complicat la început, dar un flux clar de emitere, transmitere și verificare poate ajuta antreprenorii să gestioneze mai bine documentele fiscale. Cei care înțeleg rapid regulile și le implementează corect își vor ușura munca de a monitoriza situația plăților, vor câștiga timp, transparență fiscală și conformitate legală atât în relația cu instituțiile statului, cât și cu partenerii de afaceri.
