Semnarea documentelor PDF este un proces fundamental în digitalizarea proceselor administrative, juridice și comerciale.
În acest ghid AlfaSign, îți explicăm pas cu pas ce trebuie să faci pentru a semna corect un PDF, fie că folosești Adobe Acrobat Reader sau aplicațiile Trust Signer. Ghidul nostru se aplică atât pentru utilizatorii Windows, cât și macOS.
Ce ai nevoie înainte să începi
Pentru a putea semna electronic un document PDF, asigură-te că ai toate elementele necesare pregătite:
- Certificat digital calificat (pe token sau în cloud). Poți vedea diferențele dintre ele aici.
- Un computer conectat la internet în cazul semnăturilor în cloud
- Un dispozitiv token compatibil, dacă nu semnezi din cloud
- Aplicație de semnare PDF (ex. Adobe Acrobat Reader)
1. Un certificat digital calificat
În primul rând vei avea nevoie de o soluție de certificat digital care ți se potrivește. Dacă optezi pentru semnătura electronică de la AlfaSign, poți alege o semnătură pe token USB sau în cloud
2. Un computer conectat la Internet
Dacă alegi să folosești o semnătură digitală în cloud, computerul de pe care semnezi trebuie să fie conectat la internet. Asigură-te că ai o conexiune stabilă și un browser cu actualizările la zi pentru a accesa platforme de semnare precum AlfaCloud.
3. Un token USB compatibil și funcțional
Pentru a folosi o semnătură electronică pe token, nu ai nevoie de o conexiune la internet, pentru că certificatul digital este stocat pe dispozitiv. Dacă folosești un token USB, asigură-te că acesta este conectat și recunoscut de sistem.
4. Una sau mai multe aplicații pentru semnare
Asigură-te că ai instalat și actualizat o aplicație pentru semnarea documentelor PDF. Poți semna un PDF folosind:
- Adobe Acrobat Reader DC – oferă semnătură vizibilă în document
- PDF Trust Signer – semnează rapid fișiere PDF, fără setări complexe
- Trust Signer – pentru semnarea fișierelor în format .p7s (inclusiv Word, Excel, etc.)
Cum instalezi aplicațiile și componentelor necesare
Pentru ca semnătura electronică să funcționeze corect, instalează următoarele componente. Fiecare pas de mai jos are rolul să pregătească sistemul tău pentru semnare, indiferent dacă folosești un token USB sau o semnătură în cloud.
În această secțiune, vom folosi serviciile AlfaSign pentru exemplificare, dar pașii sunt similari indiferent de furnizorul ales.
1. Instalarea driverului pentru token (doar dacă folosești un token USB)
Driverul este un program care ajută calculatorul să recunoască tokenul conectat la portul USB. După conectarea tokenului la portul USB, descarcă și instalează driverul oficial AlfaSign. Dacă ai deja tokenul de la o altă instituție, este posibil să necesite dezinstalarea vechilor drivere înainte.
- Conectează tokenul la portul USB.
- Accesează site-ul AlfaSign, secțiunea Instrucțiuni utilizare.
- Descarcă driverul pentru eToken pentru sistemul tău de operare.
- Dă click dreapta pe fișierul descărcat și alege „Rulare ca administrator”. Dacă apare o fereastră de confirmare (User Account Control), apasă „Da”.
- Urmează pașii de instalare până la capăt, apoi repornește calculatorul.
Important: Dacă ai mai avut un alt certificat digital înainte, este posibil să apară conflicte. În acest caz accesează „Panoul de control” > „Programe și caracteristici” și dezinstalează vechiul driver. Apoi, repornește computerul și instalează din nou driverul de la AlfaSign.
2. Instalarea lanțului de încredere
Lanțul de încredere este un fișier care permite sistemului tău să recunoască certificatul AlfaSign ca fiind valid și de încredere. Se instalează o singură dată, dar trebuie rulat cu drepturi de administrator.
- Descarcă fișierul pentru lanțul de încredere de pe site-ul AlfaSign, secțiunea Instrucțiuni utilizare.
- Dă click dreapta pe el și rulează-l cu drepturi de administrator.
- În aplicație, apasă pe „Instalează lanț de încredere”.
- Va apărea un mesaj pop-up care te întreabă dacă ești sigur că certificatul provine de la un furnizor de încredere.
- Selectează „Da” la fiecare prompt.
- Dacă ai primit mesajul că certificatul s-a instalat, ar trebui să vezi cu verde în dreptul titlului „Status” mesajul „Lanțul de încredere este corect instalat”.
- Acum poți finaliza instalarea și reporni computerul
3. Instalarea AlfaCloud (dacă folosești semnătura în cloud)
Pentru a utiliza semnătura electronică în cloud de la AlfaSign, este necesară instalarea unui driver specific care permite comunicarea între computerul tău și serviciul de semnătură în cloud. Această componentă este esențială pentru a asigura funcționarea corectă a procesului de semnare electronică.
Urmează pașii de mai jos pentru a instala driverul necesar utilizării semnăturii în cloud:
- Accesează pagina alfasign.ro/alfacloud și navighează la secțiunea dedicată descărcării driverului pentru semnătura în cloud. Pentru moment, driverul este compatibil doar cu Windows.
- Rulează aplicația cu drepturi de administrator și urmați pașii de instalare.
- Deschide aplicația și autentifică-te folosind CNP-ul și parola certificatului, împreună cu codul primit prin SMS. După validare, certificatul digital este încărcat în calculator.
- Semnează un fișier folosind una dintre metodele de mai jos și verifică rezultatul.
Metoda 1 – Semnarea unui PDF cu Adobe Acrobat Reader
Pentru utilizatorii Windows
- Deschide fișierul PDF în Adobe Acrobat Reader DC. Dacă nu îl ai instalat, descarcă-l gratuit de pe site-ul oficial Adobe.
- Asigură-te că tokenul este introdus în portul USB și că ai instalat corect driverele și lanțul de încredere. Dacă folosești certificatul în cloud, autentifică-te în contul tău.
- Accesează bara de meniu din partea de sus și mergi la „Instrumente” > „Certificate”.
- Alege opțiunea „Semnare digitală” / „Digitally Sign”. Ți se va cere să trasezi un chenar pe documentul PDF acolo unde vrei să apară semnătura.
- După trasarea chenarului, va apărea o fereastră care îți permite să selectezi certificatul digital. Alege certificatul emis de AlfaSign.
- Apasă „Continuare” și apoi „Semnare”. Salvează fișierul semnat pe computer.
- Introdu PIN-ul tokenului atunci când ți se cere. Dacă ai un certificat în cloud, autentificarea și semnarea va depinde de introducerea parolei și a unui cod temporar primit prin SMS (one-time password).
- Documentul este acum semnat, iar semnătura ta apare vizibil în zona selectată. Adobe va afișa automat o bară cu mesajul că semnătura este validă.
Pentru utilizatorii macOS
- Asigură-te că ai urmat pașii de instalare specifici pentru macOS și că tokenul este conectat abia după ce sistemul a fost pornit complet.
- Deschide aplicația Adobe Acrobat Reader și mergi la meniul Preferences > Signatures.
- Activează opțiunile moderne pentru semnare și adaugă librăria PKCS#11 necesară (calea: /usr/local/lib/libeTPkcs11.dylib).
- Verifică dacă certificatul este vizibil în secțiunea „Keychain Digital ID”. Dacă nu, deconectează și reconectează tokenul și repornește aplicația.
- Mergi la meniul Tools > Certificates și urmează pașii identici cu cei de la Windows: trasează zona de semnare, selectează certificatul și finalizează cu PIN-ul tokenului.
- Dacă ai semnătura în cloud, driverul nu este, momentan, disponibil. Astfel, autentificarea în platforme nu poate fi realizată – singura posibilitate de semnare a PDF-urilor, este, platforma de semnare online AlfaCloud.
Documentul tău PDF este acum semnat electronic și poate fi verificat de oricine cu Acrobat Reader, iar semnătura este valabilă juridic în toate situațiile prevăzute de lege.
Metoda 2 – Semnarea unui PDF cu PDF Trust Signer
Trust Signer este o aplicație dedicată semnării fișierelor PDF, dezvoltată pentru utilizatorii care doresc o alternativă simplă la Adobe Acrobat Reader. Este compatibilă cu semnătura electronică calificată emisă de AlfaSign și permite inclusiv semnarea în lot (mai multe fișiere deodată). Trust Signer o opțiune ideală pentru a semna documente pentru SEAP.
Iată pașii de urmat:
- Deschide aplicația PDF Trust Signer. Dacă este prima utilizare, asigură-te că ai instalat corect aplicația și că tokenul este conectat la calculator.
- Alege documentul de semnat. Poți selecta un singur fișier PDF sau un întreg folder cu mai multe fișiere, în funcție de nevoile tale.
- Configurează opțiunile de semnare. Înainte de semnare, vei vedea o fereastră cu mai multe setări. Poți selecta dacă dorești să adaugi o marcă temporală (doar dacă ai un serviciu activ de acest tip) și poți alege destinația fișierului rezultat.
- Apasă „Semnează electronic”. Aplicația îți va cere PIN-ul dispozitivului pentru a autoriza semnarea.
- Salvează fișierul. Documentul semnat va fi salvat în locația indicată și va avea același nume ca documentul original. Semnătura nu va apărea vizual în PDF, dar fișierul va fi semnat digital valid și poate fi verificat cu orice aplicație compatibilă.
Nu uita că PDF Trust Signer nu afișează semnătura vizuală în document, dar semnătura digitală este acolo și este recunoscută legal.
Metoda 3 – Semnarea altor tipuri de fișiere cu Trust Signer
Dacă vrei să semnezi documente care nu sunt PDF (de exemplu: Word, Excel, arhive, fișiere text etc.), poți folosi aplicația Trust Signer. Aceasta generează un fișier cu extensia .p7s, care conține semnătura digitală atașată. Iată pașii
- Deschide aplicația Trust Signer. Este important să ai conectat tokenul sau să fii autentificat în contul AlfaCloud înainte de lansarea aplicației.
- Selectează fișierul sau folderul de semnat. Poți semna un singur fișier sau mai multe odată. După selectare, aplicația va afișa automat calea de destinație unde va salva fișierele semnate.
- Apasă „Semnează electronic”. Vei fi invitat să introduci PIN-ul dispozitivului sau să autorizezi semnarea prin AlfaCloud.
- Verifică fișierul rezultat. Noul fișier va avea aceeași denumire, dar extensia .p7s. Acesta nu modifică documentul original, ci atestă prezența semnăturii.
Metoda 4 – Semnarea PDF-urilor online folosind AlfaCloud
Pentru semnătura în cloud, vei avea nevoie de contul aferent certificatului tău digital care îți permite să accesezi semnătura ta de oriunde, fără token USB.
Accesează platforma AlfaCloud și conectează-te cu datele primite de la AlfaSign. Dacă este prima dată când intri, va trebui să setezi o parolă și să confirmi adresa de email. Pe această pagină ai instrucțiuni video despre cum folosești semnătura în cloud.
În contul tău poți vedea:
- certificatul digital activ
- istoricul semnăturilor
- accesul la aplicațiile disponibile pentru semnare
Asigură-te că:
- Folosești un browser actualizat (recomandăm Google Chrome sau Mozilla Firefox)
- Ai o conexiune stabilă la internet
- Ai dezactivat extensii care pot bloca funcționarea.
Pentru a semna documentul, urmează pașii:
- Accesează platforma AlfaCloud: Accesează platforma navigând la cloud.alfasign.ro.
- Autentifică-te în contul tău: Introdu adresa de e-mail și parola asociate contului tău AlfaCloud. Pentru a confirma identitatea, vei primi un cod de autentificare prin SMS pe care trebuie să-l introduci.
- Încarcă documentul PDF: După autentificare, selectează opțiunea de încărcare a documentului și alege fișierul PDF pe care dorești să-l semnezi.
- Plasează semnătura în document: După încărcarea fișierului, vei putea selecta locul din document unde dorești să apară semnătura ta. Poți adăuga una sau mai multe semnături, în funcție de necesități.
- Semnează documentul: După plasarea semnăturii, apasă butonul „Semnează”. Pentru a finaliza procesul, ți se va solicita din nou un cod de autentificare prin SMS.
Descarcă fișierul semnat: După semnare, vei putea descărca documentul PDF semnat electronic. Acesta va păstra toate celelalte semnături existente și va avea aceeași valoare legală ca și cele semnate cu alte metode.
