Pentru accesul unei firme la sistemul RO e-Factura prin SPV se folosește un certificat digital calificat pentru semnătură electronică, înregistrat la ANAF. În acest context, semnătura electronică pentru e-Factura este de fapt denumirea uzuală a soluției folosite pentru autentificarea în SPV și accesarea serviciului.
Mai jos găsești rolul certificatului digital pentru acces în SPV, diferențele dintre certificatul cloud și token, pașii de înregistrare a certificatului și verificările care contează după transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura.
Ce este semnătura electronică pentru e-Factura și la ce folosește în SPV?
Semnătura electronică pentru e-Factura desemnează folosirea unui certificat digital calificat pentru accesul la serviciul de raportare electronică a facturilor prin SPV.
Certificatul digital calificat este modalitatea acceptată de autentificare a reprezentantului firmei sau a unei persoane împuternicite să gestioneze contul în Spațiul Privat Virtual.
În fluxurile de facturare automatizată, certificatul este folosit și pentru autorizarea aplicației conectate la RO e-Factura.
La prima înregistrare, titularul semnăturii electronice semnează documentul de confirmare cu certificatul digital calificat. După aprobarea cererii, autentificarea în SPV poate fi făcută cu acel certificat.
De ce nu se semnează separat fiecare e-Factură?
Factura nu se semnează separat deoarece exemplarul original din sistem este fișierul XML validat și sigilat electronic de Ministerul Finanțelor. Acest regim este stabilit de art. 4 alin. (6) din OUG nr. 120/2021.
Certificatul titularului sau persoanei împuternicite este necesar pentru accesul securizat în SPV și, după caz, pentru autorizarea conexiunii dintre aplicația de facturare și serviciile ANAF.
Potrivit procedurii publicate de ANAF, aplicațiile de facturare automată utilizează certificatul digital pentru obținerea tokenului de acces al aplicației, nu pentru semnarea fiecărui fișier XML.
Cum alegi între certificatul în cloud și certificatul pe token pentru SPV?
Un certificat digital calificat pentru semnătură electronică e-Factura poate fi emis în cloud sau pe token. Ambele variante sunt acceptate de SPV și pot fi înregistrate la ANAF dacă sunt emise de un prestator calificat care respectă cerințele eIDAS și folosesc mecanisme prin care cheia privată rămâne sub controlul titularului.
Diferențele practice țin de modul de stocare a cheii private a titularului, dispozitivele compatibile și modul de utilizare.
Când este potrivit certificatul AlfaCloud?
Autentificarea în SPV și utilizarea RO e-Factura poate fi făcută cu certificatul în cloud. Soluția AlfaCloud este potrivită dacă:
- Lucrezi pe Windows;
- Vrei o soluție accesibilă doar cu acces la Internet;
- Semnezi de la distanță alte documente;
Soluția AlfaCloud păstrează certificatul și cheile criptografice într-o infrastructură securizată în cloud, fără a fi necesară folosirea altor dispozitive USB.
Când este potrivit certificatul pe token?
Certificatul pe token este de asemenea compatibil cu SPV și este soluția potrivită dacă preferi controlul fizic asupra dispozitivului care stochează cheile tale private.
Utilizarea presupune instalarea driverelor și introducerea codului PIN la fiecare autentificare. Dacă lucrezi de pe mai multe calculatoare sau sisteme de operare diferite, verifică compatibilitatea driverelor.
Semnătură electronică în Cloud
Accesibilă și flexibilă, această soluție permite utilizarea certificatelor digitale direct din platforme online. Este perfectă pentru fluxurile de lucru digitale.
Obține semnătura în cloudSemnătură electronică pe Token
Această soluție utilizează un dispozitiv hardware pentru stocarea certificatelor și cheilor criptografice. Este ideală pentru utilizatorii care își doresc controlul fizic asupra semnăturii lor.
Obține semnătura pe token*Prețurile nu includ TVA.
Cum înregistrezi certificatul digital la ANAF și verifici accesul în SPV?
Pentru a înregistra un certificat digital la ANAF, ai de parcurs câțiva pași:
- Activezi soluția de certificare și pregătești documentul de confirmare;
- Depui cererea la ANAF,
- Verifici după aprobare accesul pentru codul fiscal corect.
Pașii administrativi sunt în mare parte comuni, iar diferența dintre cloud și token apare mai ales la instalarea și utilizarea certificatului. În continuare prezentăm pașii de înregistrare a certificatului digital la ANAF cu soluțiile AlfaSign.
1. Instalezi soluția și pregătești documentul de confirmare
Instalezi aplicația AlfaCloud pe Windows sau driverele tokenului conform instrucțiunilor, apoi semnezi documentul de confirmare ANAF cu certificatul digital calificat.
Încarci documentul semnat în instrumentul „Document de confirmare ANAF” de pe site-ul AlfaSign. După procesare, descarci documentul confirmat și îl atașezi cererii de înregistrare la ANAF.
2. Înregistrezi certificatul la ANAF
Completezi datele cerute și încarci documentul de confirmare împreună cu documentele solicitate de ANAF. Potrivit formularului ANAF pentru înregistrarea în SPV, e necesar să validezi adresa de e-mail cu codul primit și trimiți cererea.
ANAF comunică prin e-mail aprobarea sau respingerea cererii. Dacă cererea este respinsă, corectezi informațiile ori documentele indicate înainte de o nouă încercare de autentificare.
3. Verifici accesul pentru codul fiscal corect
După aprobare, titularul se autentifică în SPV cu certificatul digital și verifică în secțiunea „Factura electronică” dacă apare codul fiscal corect.
Dacă nu apare codul fiscal corect, verifică mai întâi aprobarea și înregistrarea certificatului la ANAF. Instalarea corectă a aplicației ori a driverelor confirmă doar că certificatul poate fi utilizat pe dispozitiv, nu și că înregistrarea în SPV a fost aprobată.
Ce actualizezi când certificatul este reînnoit?
După expirarea valabilității certificatului, la reînnoirea certificatului digital obții un nou document de confirmare și trebuie să actualizezi certificatul înregistrat la ANAF.
Sfat: Planifică reînnoirea înainte de data expirării certificatului existent, pentru a reduce riscul unei întreruperi de acces cu potențiale consecințe financiare.
Reînnoirea certificatului digital la furnizorul de servicii nu actualizează automat datele din portal, deși sunt folosite aceleași date de identificare.
Dacă folosești o aplicație de facturare, urmează separat instrucțiunile acesteia pentru actualizarea accesului în SPV.
SPV pe CNP oferă același acces ca SPV pentru firmă?
Nu, contul SPV pe CNP și accesul unei firme la serviciile ANAF urmează fluxuri distincte de autentificare. Diferența esențială este că serviciul de SPV pe CNP nu necesită achiziția unui certificat digital calificat.
Ghidul despre SPV pe CNP pentru persoane fizice explică documentele disponibile, metodele de înregistrare și situațiile în care este util acest tip de cont.
Ce se întâmplă după ce trimiți factura în RO e-Factura?
După transmiterea unei facturi în sistemul RO e-Factura, sistemul verifică fișierul XML, returnează un index de încărcare și apoi comunică rezultatul procesării.
Consultă ghidul complet de utilizare RO e-Factura pentru antreprenori, care tratează separat facturile vizate, excepțiile și pașii de utilizare a sistemului.
Sistemul verifică fișierul XML
În RO e-Factura, fișierul XML este verificat după încărcare. Se verifică dacă fișierul este completat și are structura corectă. Poți încărca fișierul XML generat direct în SPV sau îl poți transmite printr-o aplicație de facturare integrată cu RO e-Factura.
Dacă XML-ul nu respectă sintaxa acceptată, sistemul afișează o eroare și fișierul nu intră în prelucrare. Dacă încărcarea este acceptată, primești un index de încărcare. Acesta arată că fișierul a fost preluat pentru procesare, nu că factura a trecut deja toate validările.
Verifici statusul după indexul de încărcare
Indexul de încărcare permite verificarea stării transmiterii.
Dacă sistemul identifică erori, răspunsul include lista acestora, iar fișierul trebuie corectat, regenerat și retransmis. Dacă nu sunt identificate erori, răspunsul include fișierul XML original însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Statusul `ok` confirmă procesarea tehnică în RO e-Factura, nu realitatea operațiunii economice sau corectitudinea comercială a tuturor datelor din factură.
Descarci și arhivezi răspunsul sistemului
Descarci facturile și răspunsurile din secțiunea „Factura electronică – Răspunsuri factură” și le salvezi împreună cu indexul de încărcare.
Potrivit Ghidului ANAF privind utilizarea sistemului RO e-Factura, disponibil pe portalul instituției, fișierele XML și mesajele de eroare sunt disponibile în sistem timp de 60 de zile de la publicare, apoi sunt arhivate electronic și pot fi eliberate la cerere.
Care sunt termenul și sancțiunile relevante pentru RO e-Factura?
Pentru facturile vizate, termenul-limită este de 5 zile lucrătoare, iar încălcarea termenului sau a pașilor de raportare poate atrage amenzile de mai jos, potrivit OUG nr. 120/2021.
Ce sancțiuni se aplică pentru depășirea termenului?
Nerespectarea termenului pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită intervine în aceeași lună calendaristică se sancționează cu:
- Amendă de la 5.000 la 10.000 de lei pentru contribuabilii mari;
- Amendă de la 2.500 la 5.000 de lei pentru contribuabilii mijlocii;
- Amendă de la 1.000 la 2.500 de lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.
Pentru facturile B2B supuse obligației legale, netransmiterea de către emitent prin RO e-Factura, precum și primirea și înregistrarea de către destinatar în afara fluxului prevăzut de lege, sunt sancționate cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.
Ce verifici înainte de prima transmitere?
- Certificatul digital calificat este valabil, iar înregistrarea lui la ANAF a fost aprobată;
- Pentru AlfaCloud folosești un sistem Windows și ai instalat aplicația necesară accesului în SPV;
- Pentru token ai instalat driverele, dispozitivul este conectat și cunoști codul PIN;
- După autentificare, vezi în secțiunea „Factura electronică” codul fiscal corect;
- Dacă folosești o aplicație de facturare, conexiunea cu SPV este autorizată și funcțională;
- După transmitere, urmărești indexul de încărcare până la răspunsul final și descarci fișierele din sistem.
Cum poți automatiza fluxul de facturare?
Raportarea în sistemul RO e-Factura poate fi automatizată prin aplicații integrate care generează automat fișierul XML al facturii, îl transmit către sistem și preiau statusul ori mesajele de eroare.
Semnătura electronică pentru e-Factura este necesară
Dacă folosești o aplicație doar pentru generarea fișierului XML și încarci manual facturile în SPV, poți folosi semnătura electronică pentru e-Factura cu care te-ai înregistrat în sistem.
Dar dacă vrei să delegi o platformă externă de contabilitate să se ocupe de gestionarea facturilor electronice în numele firmei tale, este necesară o procură notarială de împuternicire pentru semnare electronică.
Când poate fi util sigiliul electronic al companiei pentru automatizare?
Sigiliul electronic calificat al companiei poate fi util într-un flux de automatizare când documentele sunt generate și trimise automat clienților.
Acest sigiliu aparține companiei și nu trebuie confundat cu sigiliul Ministerului Finanțelor aplicat fișierului XML validat în RO e-Factura.
Atenție: Aplicarea sigiliului electronic pe fișierul de factură PDF trimis prin email clientului poate susține un proces automatizat de emitere a documentelor, dar nu înlocuiește transmiterea și validarea facturii în sistemul național.
