Semnătura electronică pentru e-Factura, pas esențial pentru accesul în SPV

Potrivit noilor reglementări, utilizarea unei semnături electronice este acum indispensabilă pentru transmiterea documentelor prin e-Factura și pentru accesul în Spațiul Privat Virtual (SPV). În acest articol, vom explora importanța semnăturii digitale în procesul de raportare prin e-Factura și modul în care poți să-ți eficientizezi activitatea folosind soluțiile AlfaSign.

Ce este semnătura electronică pentru e-Factura?

Semnătura electronică pentru e-Factura este o semnătură utilizată pentru a autentifica și valida facturile electronice transmise prin sistemul e-Factura, în conformitate cu reglementările legale din România. 

Aceasta este necesară pentru transmiterea facturilor în Spațiul Privat Virtual (SPV), un sistem centralizat de raportare a facturilor B2B către autoritățile fiscale. Semnătura asigură integritatea documentului și autentificarea emitentului, garantând că factura nu a fost modificată și că provine de la o sursă autentică. 

Conform legislației, de la 1 ianuarie 2024, toate facturile emise în relațiile B2B trebuie raportate în sistemul e-Factura, iar semnătura devine esențială pentru a respecta cerințele fiscale și a evita sancțiuni.

Ce opțiuni ai la dispoziție pentru semnătura digitală pentru e-Factura?

Pentru sistemul e-Factura, poți opta să apelezi la serviciul de contabilitate pentru autentificarea facturilor emise, sau poți alege una dintre principalele opțiuni de semnătură:

1. Semnătura pe token (dispozitiv fizic), o metodă sigură și portabilă, care implică stocarea certificatului digital pe un dispozitiv fizic, cum ar fi un stick USB. 
2. Semnătura în cloud, care stochează certificatul pe serverele unui furnizor de servicii de încredere, accesibile prin internet. 

Ambele tipuri de semnătură digitală sunt concepute pentru a respecta reglementările impuse de autoritățile fiscale privind raportarea facturilor prin e-Factura.

Consultă ghidul nostru detaliat despre cele două tipuri de semnătură electronică pentru a înțelege mai bine diferențele și a alege cea mai potrivită soluție pentru nevoile tale.

Cum obții semnătura pe token și cum o folosești în SPV?

Pentru a utiliza semnătura pe token în Spațiul Privat Virtual (SPV), îți recomandăm să urmezi câțiva pași:

1. Accesezi site-ul alfasign.ro și achiziționezi certificatul calificat pentru semnătura pe token. După completarea procesului de comandă, vei primi dispozitivul hardware (token-ul) în 1-3 zile lucrătoare.
2. După ce ai primit token-ul, urmezi pașii detaliați de instalare furnizați de echipa noastră de specialiști. 
3. Conectezi tokenul la computer și te autentifici cu certificatul digital, apoi descarci și semnezi electronic documentul de confirmare urmând instrucțiunile disponibile pe site-ul nostru.
4. Accesezi link-ul SPV, alegi categoria din care faci parte – persoană fizică sau juridică – și selectezi opțiunea „Înregistrare (utilizatori) cu certificat digital”.
5. Completezi formularul cu datele de identificare și încarci documentul de confirmare a certificatului digital, împreună cu documentele justificative (pentru persoanele juridice), apoi apeși pe „Continuă”.
6. În pagina de validare a e-mailului, introduci codul primit pe adresa de e-mail declarată în formular și apeși „Trimite”. Se va afișa pagina cu toate informațiile completate.

După transmiterea cererii de înregistrare în SPV, aceasta va fi verificată de către ANAF. Vei primi pe e-mail un mesaj de aprobare (cu detalii privind activarea contului) sau respingere (cu explicațiile necesare pentru corectarea eventualelor greșeli).

Dacă ai pierdut tokenul sau ai nevoie de reînnoirea certificatului, nu vei mai putea accesa SPV și există riscul de breșe de securitate. Vezi ce trebuie să faci în acest caz.

Cum obții certificatul digital în cloud și cum îl folosești în SPV?

Cu AlfaCloud, vei obține semnătura în cloud în aceeași zi cu solicitarea, 100% online. Iată pașii detaliați pentru obținerea și utilizarea acesteia în Spațiul Privat Virtual (SPV):

1. Accesează site-ul AlfaSign și achiziționează certificatul digital de semnătură în cloud. Poți alege o perioadă de la 1 la 3 ani de acces, iar procedura de reînnoire semnătură se desfășoară tot online, cu câteva zile înainte de expirarea termenului de valabilitate.
2. Instalează aplicația rulând-o cu drepturi de administrator pe sistemul tău. 
3. Te autentifici în SPV și urmezi instrucțiunile de înregistrare cu certificat digital.
4. Folosește aplicația AlfaCloud pentru semnarea documentelor.

Pe website-ul nostru, vei găsi o listă cu toate driverele și softurile necesare, precum și instrucțiuni clare privind instalarea certificatului digital.

Dacă ai nevoie de instrucțiuni detaliate, specialiștii noștri ți-au pregătit un ghid complet pentru accesarea SPV folosind semnătura în cloud aici.

Reglementările și Sancțiunile privind Semnătura Electronică în e-Factura

Adoptarea semnăturii electronice în sistemul e-Factura a devenit o cerință legală esențială pentru companii. Nerespectarea noilor reglementări poate atrage sancțiuni semnificative. Iată ce trebuie să știi pentru a evita penalizările.

Ce spune legislația despre utilizarea semnăturii electronice în e-Factura?

• Începând cu 1 ianuarie 2024, toate facturile emise în relații B2B trebuie raportate prin e-Factura.
• 1 iunie 2024 – Emiterea și transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura devine obligatorie, iar întârzierea poate atrage amenzi.
• 1 iulie 2024 – e-Factura va fi singura metodă validă de transmitere a facturilor între companii. Facturile în format tipărit sau PDF trimise prin e-mail nu vor mai avea valoare fiscală.

Ce sancțiuni riști dacă nu respecți regulile e-Factura?

Întârzierea raportării facturilor mai mult de 5 zile lucrătoare poate duce la amenzi de:

• 5.000 – 10.000 lei pentru marii contribuabili.
• 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii.
• 1.000 – 2.500 lei pentru alte persoane juridice și fizice.

Transmiterea sau primirea facturilor în afara sistemului e-Factura după 1 iulie 2024 poate fi sancționată cu o amendă echivalentă cu TVA-ul înscris în factură.

Cum te asiguri că respecți cerințele fiscale?

• Utilizează un certificat digital de la un furnizor calificat pentru a putea accesa SPV și a transmite facturile în mod legal.
• Automatizează procesul de raportare pentru a evita întârzierile și sancțiunile.
• Verifică periodic schimbările legislative și adaptează-ți fluxul de lucru pentru conformitate.

Avantajele semnăturii electronice în sistemul e-Factura

Această soluție modernă contribuie la digitalizarea proceselor contabile și facilitează relația cu autoritățile fiscale, oferind următoarele avantaje:

• Îndeplinește cerințele legislative impuse de Legea nr. 296/2023 pentru raportarea facturilor în relațiile B2B.
• Facturile sunt validate și transmise electronic, reducând timpul alocat proceselor administrative.
• Elimină costurile asociate tipăririi, expedierii sau arhivării fizice a documentelor.
• Asigură protecția datelor prin tehnologii de criptare avansate și autentificare sigură.
• Posibilitatea de a semna documente de oriunde, utilizând soluții cloud sau token.
• Documentele semnate electronic au aceeași valoare juridică ca cele semnate olograf.
• Permite înrolarea rapidă în Spațiul Privat Virtual și transmiterea automată a declarațiilor și facturilor.

Adoptarea semnăturii digitale în procesul de emitere și transmitere a facturilor prin sistemul e-Factura aduce multiple beneficii atât pentru companii, cât și pentru instituțiile publice, asigurând conformitate legală, eficiență operațională și protecție sporită a datelor.