În numele unei firme poate semna administratorul sau o persoană cu semnătură electronică proprie și drept de reprezentare pentru documentul sau operațiunea respectivă.
Află ce înseamnă împuternicirea pentru semnarea electronică și cum o poți folosi în mod corect.
Ce înseamnă împuternicirea pentru semnarea electronică?
Împuternicirea pentru semnare electronică este documentul care stabilește operațiunile și limitele în care o persoană poate:
- Semna acte în numele firmei folosind propria semnătură electronică;
- Reprezenta compania în fața instituțiilor publice.
Când e utilă împuternicirea pentru semnătură electronică?
Împuternicirea pentru semnare electronică poate fi utilă pentru a delega:
- Depunerea declarațiilor la ANAF;
- Gestionarea relației cu ITM prin REGES-Online;
- Semnarea de contracte și documente interne;
- Accesul în alte platforme online ale statului.
O semnătură electronică calificată este asociată în mod unic identității titularului și are efect juridic echivalent cu cel al semnăturii olografe, potrivit art. 25 alin. (2) din Regulamentul eIDAS.
Tipuri de împuternicire pentru semnare electronică
În funcție de lege și procedură, se disting două tipuri de împuternicire pentru semnare electronică:
- Împuternicirea sub semnătură privată;
- Procura notarială.
Regula generală: Procura notarială este necesară de fiecare dată când actul vizat trebuie încheiat în formă autentică sau când procedura specială o cere.
În celelalte cazuri, mandatul de reprezentare poate fi încheiat sub semnătură privată, potrivit Codului civil.
Împuternicirea sub semnătură privată
Împuternicirea sub semnătură privată acordă unei persoane dreptul de semnare a documentelor firmei.
Acest document este redactat intern și nu acordă puteri de reprezentare în relație cu ANAF și SPV.
De exemplu, o împuternicire simplă pentru semnare electronică poate permite unui angajat să folosească propria semnătură electronică calificată pentru a semna contracte de muncă, acte adiționale sau facturi emise către clienți.
Poți semna electronic o împuternicire sub semnătură privată?
Da, o împuternicire sub semnătură privată poate fi încheiată ca document electronic dacă este semnată cu semnătură electronică calificată de un administrator sau reprezentant legal.
Procură notarială
Procura notarială poate fi necesară pentru împuternicirea unei persoane delegate să interacționeze cu instituțiile statului sau să gestioneze contracte comerciale și conturi bancare.
Cel mai întâlnit exemplu este procura specială pentru ANAF și SPV, prin care un contabil poate fi împuternicit să:
- Depună declarațiile fiscale online;
- Înroleze firma în SPV;
- Gestioneze interacțiunile firmei cu sistemul RO e-Factura sau RO e-Transport.
Cine poate semna electronic în numele firmei?
Documentele electronice pot fi semnate electronic de administrator, reprezentantul legal și persoanele cărora li s-a acordat împuternicirea pentru un anumit tip de document sau procedură.
Administratorul
Art. 209 din Codul civil stabilește că un administrator poate semna electronic în numele firmei în orice situație, cât timp mandatul său este în vigoare.
Pentru un SRL, actul constitutiv arată dacă administratorul poate reprezenta firma singur sau împreună cu alte persoane.
Calitatea de asociat nu oferă, prin ea însăși, drept de reprezentare.
Contabilul
Contabilul poate semna electronic declarații și alte documente ale firmei atunci când atribuțiile sale și mandatul primit acoperă operațiunea. Acesta folosește propriul certificat.
Ghidul despre declarațiile fiscale online la ANAF explică procedura fiscală.
Pentru accesul în SPV cu semnătură electronică, contabilul se înregistrează ca împuternicit pentru declarațiile depuse.
Angajatul sau alt reprezentant
Un angajat poate semna documente interne și întreprinde acțiuni în numele firmei dacă astfel de atribuții sunt prevăzute în contractul său de muncă.
Pentru contracte, cereri sau alte acte față de terți, firma trebuie să acorde mandatul necesar. Fișa postului nu înlocuiește forma de reprezentare cerută de lege ori de destinatar.
Firma trebuie să poată dovedi împuternicirea angajatului fie printr-un document intern, fie printr-o procură notarială, după cerințele legale sau procedurale impuse de o instituție sau bancă.
Cum se folosește împuternicirea la ANAF și ONRC?
Accesul în SPV și depunerea declarațiilor fiscale
Pentru utilizarea SPV printr-un împuternicit sau reprezentant desemnat trebuie îndeplinite cumulativ următoarele condiții:
- Împuternicirea sau mandatul de reprezentare să fie general pentru toate operațiunile din SPV;
- Documentul să cuprindă acordul privind accesul la informațiile referitoare la istoricul acțiunilor anterioare din SPV;
- Acceptarea termenilor și condițiilor de utilizare a SPV.
Accesul în SPV prin certificatul digital calificat nu înseamnă că persoana poate semna orice declarație fiscală la ANAF în numele firmei.
Cererile transmise la ONRC
La ONRC, Legea nr. 265/2022 stabilește cine poate depune cererile prin reprezentant sau împuternicit și ce condiții trebuie respectate pentru transmiterea electronică a documentelor:
Modificări de acte (sediul social, coduri CAEN, administratori)
Pentru cererile de mențiuni, persoana împuternicită are nevoie de procură specială de semnare, iar documentele transmise electronic trebuie să fie semnate cu semnătura electronică calificată.
Împuternicirea sub semnătură privată nu este acceptată pentru modificarea actelor constitutive.
Ce trebuie să conțină o împuternicire pentru semnare electronică?
Documentul trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:
- Datele de identificare ale firmei, inclusiv denumirea, CUI-ul și sediul;
- Numele și datele de identificare ale mandantului și mandatarului, corelate cu certificatele folosite;
- Temeiul în baza căruia mandantul poate acorda reprezentarea și limitele acestui drept;
- Documentele și operațiunile pentru care se acordă împuternicirea, descrise suficient de precis;
- Destinatarul, instituția sau platforma în care poate acționa mandatarul și serviciile digitale permise;
- Durata mandatului, data încetării sau condiția care o declanșează;
- Limitele valorice sau materiale aplicabile fiecărei categorii de documente;
- Modul de semnare individuală sau împreună cu altă persoană, potrivit actului constitutiv;
- Condițiile de substituire, subdelegare și revocare, precum și persoana care le aprobă.
Important: Forma împuternicirii poate fi diferită în funcție de documentele sau procedura pentru care este acordată. Mandatul general nu înlocuiește dovada cerută de lege sau destinatar.
Împuternicirea nu transferă certificatul sau datele de autentificare
Persoana împuternicită folosește propria semnătură electronică calificată pentru identificare, semnarea documentelor și acces în platformele relevante.
Asta înseamnă că certificatul digital sau datele de autentificare nu pot fi transferate dacă, de exemplu, se schimbă administratorul firmei.
Legea nr. 214/2024 interzice divulgarea datelor de autentificare. Pierderea ori compromiterea datelor de creare impune solicitarea revocării certificatului în cel mult 24 de ore.
Regula aceasta se aplică și când există suspiciunea că datele au ajuns la o persoană neautorizată sau când informațiile esențiale din certificat nu mai corespund realității.
