Pentru a verifica dacă o semnătură electronică este validă într-un PDF, deschide fișierul original în Adobe Reader și folosește funcția de validare a semnăturilor.
Dacă primești contracte, facturi, cereri sau alte documente semnate electronic, acest ghid îți arată pașii de verificare, cum interpretezi mesajele afișate de Adobe și ce faci când apare o eroare.
Ce înseamnă că o semnătură electronică este validă într-un PDF?
O semnătură electronică este validă într-un PDF dacă trece de verificările de integritate a conținutului semnat și a certificatului digital.
Softul Adobe Acrobat Reader are o funcție de validare a certificatului digital prin care poți stabili dacă certificatul poate fi legat de o sursă de încredere recunoscută.
Calificarea certificatului poate fi confirmată ulterior, prin verificarea manuală în registrele corespunzătoare.
Criteriile validării unei semnături electronice
Pentru validarea unei semnături electronice calificate, articolul 32 din Regulamentul eIDAS, privind identificarea electronică și serviciile de încredere, include 3 criterii cumulative, printre condițiile de validare:
- Existența unui certificat digital calificat valabil la momentul semnării;
- Emiterea lui de către un prestator calificat;
- Păstrarea integrității datelor semnate.
În măsura în care documentul PDF a fost semnat corect cu semnătura electronică calificată, toate aceste condiții ar trebui să fie îndeplinite.
Reține: O semnătură calificată poate apărea ca neverificată dacă Adobe nu are informațiile necesare validării.
Cum poți verifica semnătura în Adobe Acrobat Reader, pas cu pas?
În meniul Signatures, selectează semnătura, rulează validatorul și deschide proprietățile pentru a consulta rezultatul. Tot de acolo poți verifica certificatul și informațiile despre momentul semnării.
Pregătește fișierul pentru verificare
Descarcă PDF-ul original pe computer și deschide-l în aplicația desktop Adobe Reader. Vizualizarea rapidă din browser poate avea mai puține opțiuni de verificare.
Nu modifica, nu converti documentul în alt format și nu salva sau imprima documentul într-un PDF nou înainte de verificare. Aceste operațiuni pot compromite verificarea ulterioară.
Urmează pașii de validare
Denumirile de mai jos sunt cele din interfața în limba engleză:
- Deschide PDF-ul în Adobe Reader și accesează meniul Signatures;
- Selectează Options, apoi Validate Signatures, comanda de verificare;
- Citește rezultatul complet din Signature Validation Status, fereastra cu starea verificării;
- Accesează Signature Properties pentru a vedea dacă Adobe raportează modificări, dacă acestea afectează validitatea semnăturii și dacă este disponibilă o marcă temporală;
- Selectează Show Signer’s Certificate. Aici poți verifica numele titularului, emitentul certificatului și perioada de valabilitate;
- Verifică avertismentele afișate, dacă acestea apar, și cauza indicată de program.
Dacă documentul are mai mulți semnatari:
Poți repeta verificarea pentru fiecare semnătură;
Poți verifica toate semnăturile simultan, conform instrucțiunilor Adobe pentru validarea semnăturilor digitale. Pașii, pe scurt, sunt: All tools > Use a certificate > Validate all signatures.
Cum interpretezi rezultatul afișat de Adobe Reader?
Mesajul detaliat din funcția de validare arată dacă:
- Adobe Reader poate valida semnătura electronică;
- Există suficiente informații disponibile despre semnătură;
- S-a identificat o problemă.
Rezultatele posibile ale validatorului sunt prezentate mai jos.
Ce înseamnă EU Qualified?
EU Qualified înseamnă că Adobe identifică semnătura drept calificată pe baza verificărilor tehnice și a copiei locale a listei EUTL.
EUTL este acronimul folosit pentru listele furnizorilor de încredere din Uniunea Europeană.
Ce înseamnă Indeterminate?
Rezultatul Indeterminate înseamnă că Adobe Acrobat Reader nu are local suficiente informații pentru a confirma rezultatul.
Acest rezultat nu înseamnă că semnătura electronică aplicată pe documentul PDF este invalidă.
Ce înseamnă Invalid?
Rezultatul Invalid indică o problemă identificată în procesul de validare, de exemplu:
- Documentul PDF are modificări care afectează datele semnate;
- Certificatul era expirat sau revocat la momentul semnării;
- Există o problemă în lanțul de verificare (legătura dintre certificatul semnatarului și autoritățile care îl confirmă).
Reține: Expirarea certificatului ulterioară semnării nu anulează documentul semnat cât timp condițiile erau îndeplinite la semnare. Legea nr. 214/2024, care reglementează semnăturile electronice în România, prevede această regulă.
Cum verifici dacă furnizorul certificatului are statut calificat?
- În Show Signer’s Certificate, identifică emitentul certificatului;
- Caută apoi prestatorul în EU Trusted List Browser;
- Identifică serviciul de emitere a certificatelor calificate pentru semnături electronice care corespunde emitentului din certificatul semnatarului;
- Verifică statutul calificat al serviciului la momentul semnării.
Important: O companie poate oferi mai multe servicii. Înscrierea companiei în registru nu confirmă că toate serviciile oferite sunt calificate. Verifică și perioada pentru care este indicat statutul.
Pentru prestatorii de servicii de încredere din România, ADR explică rolul Trusted List. Poți consulta această listă pentru a confirma statutul prestatorului și al serviciului.
Această verificare nu înlocuiește validarea integrității PDF-ului sau a semnăturii concrete.
Ce rol are marca temporală în verificarea semnăturii?
Marca temporală atestă că anumite date existau la data și ora înscrise în ea. Este o dovadă electronică utilă când trebuie stabilit dacă documentul exista deja într-o anumită formă.
Dacă marca este aplicată semnăturii, aceasta dovedește că semnătura exista la un anumit moment. Momentul poate fi ulterior semnării, de aceea cele două date trebuie citite separat.
O marcă temporală electronică calificată beneficiază de o prezumție legală. Data, ora și păstrarea intactă a datelor sunt considerate corecte până la dovada contrară.
Cum verifici marca temporală
În proprietățile semnăturii poți verifica sursa orei și rezultatul verificării mărcii temporale. În interfața Adobe, marca temporală poate apărea cu denumirea de timestamp din limba engleză.
Pentru o marcă temporală se verifică furnizorul care a emis-o și certificatul acestuia, separat de certificatul semnatarului.
Ce poate verifica Adobe Reader într-un PDF
Poți verifica folosind Adobe Reader:
- O semnătură electronică calificată;
- O semnătură electronică avansată bazată pe certificat și încorporată în PDF într-un format compatibil;
- Marca temporală electronică și sigiliul electronic.
Imaginea unei semnături olografe nu oferă date criptografice inspectabile în panoul Signatures.
Sfat: Asigură-te că folosești semnătura potrivită. Verifică întotdeauna cerințele legale aplicabile în funcție de procedura sau tipul de contract pentru care se folosește documentul PDF semnat electronic.
Ce faci dacă semnătura apare invalidă sau nu poate fi verificată?
Identifică mai întâi cauza din Signature Validation Status și Signature Properties. Un PDF modificat, o bază de date EUTL neactualizată și un certificat revocat cer acțiuni diferite.
Urmează pașii de mai jos în această ordine pentru un diagnostic corect:
- Confirmă că ai deschis fișierul original primit de la semnatar și verifică dacă Adobe indică modificări ulterioare care afectează validitatea semnăturii;
- Actualizează aplicația Adobe Acrobat Reader din meniul Help, apoi Check for Updates;
- Actualizează informațiile EUTL din Preferences și Trust Manager;
- Rulează din nou validarea tuturor semnăturilor din documentul PDF original și verifică rezultatul pentru fiecare;
- Compară emitentul și serviciul certificatului cu registrul din EU Trusted List Browser;
- Verifică marca temporală, dacă există, și dovezile privind data semnării;
- Contactează expeditorul sau furnizorul certificatului dacă eroarea persistă.
Atenție: Nu adăuga manual certificatul la Trusted Identities pentru ca mesajul de eroare al validatorului să dispară.
Această operațiune va face aplicația să trateze certificatul ca pe unul de încredere, chiar dacă acesta nu este calificat, ceea ce te poate expune la riscuri juridice.
Verificările finale înainte de folosirea PDF-ului
Înainte să trimiți, să arhivezi sau să depui un document PDF semnat electronic, confirmă următoarele elemente:
- Fiecare semnătură bazată pe certificat este validată cu succes;
- Adobe nu indică modificări care afectează integritatea conținutului semnat;
- Titularul din certificat corespunde persoanei care trebuia să semneze;
- Prestatorul și serviciul sunt verificate în EUTL (dacă procedura cere o semnătură calificată);
- Marca temporală este validată (dacă momentul semnării sau forma documentului la momentul semnării sunt relevante pentru procedura ta);
- Toate avertismentele sau erorile (dacă au apărut) au fost explicate și rezolvate.
Pentru documente importante se poate apela la un serviciu calificat de validare, care verifică semnătura potrivit eIDAS.
