Semnătura electronică este un element cheie în digitalizarea afacerilor.Totuși, în ciuda reglementărilor clare și a soluțiilor tot mai accesibile, numeroase companii ezită să adopte aceste tehnologii din cauza unor percepții greșite.
Acest articol îți arată care sunt cele mai frecvente mituri despre semnătura electronică, cum îți pot afecta strategia digitală și conformitatea legală și ce poți face concret pentru a le depăși.
Mitul 1: Doar semnătura pe token oferă adevărata siguranță
Semnătura electronică pe token este, într-adevăr, una dintre cele mai sigure forme de semnătură digitală, fiind stocată pe un dispozitiv fizic USB aflat în controlul utilizatorului și fiind însoțită de un certificat digital calificat. Aceasta este și motivul pentru care este preferată în multe contexte sensibile (de exemplu în relația cu ANAF, SPV, instituții publice)
Ce face semnătura pe token atât de sigură?
- cheile private nu părăsesc niciodată dispozitivul;
- procesul de semnare implică un PIN de utilizator și un certificat calificat;
- este ideală pentru documente cu valoare juridică ridicată (e.g. declarații ANAF, SPV, semnături notariale).
Află cum funcționează semnătura pe token din ghidul nostru dedicat.
Semnătura pe token nu este singura opțiune sigură.
Atunci când este emisă de un furnizor acreditat și stocată pe un modul HSM certificat, semnătura în cloud oferă un nivel de protecție comparabil. Platformele moderne adaugă mecanisme precum:
- criptare end-to-end,
- autentificare în doi pași (2FA),
- integrare cu marcare temporală și sigiliu electronic,
- conformitate strictă cu eIDAS și Regulamentul UE 910/2014.
Semnătura calificată în cloud poate oferi un nivel similar sau mai ridicat de siguranță, cu avantaje suplimentare de mobilitate și integrare.
Adevărul este că siguranța vine din tipul de certificat (calificat vs. avansat) și din modul de stocare și protecție a cheilor, nu doar din faptul că semnătura este „pe token”.
Totuși, e important să înțelegi diferențele dintre cele două tipuri de semnătură și cum o alegi pe cea potrivită pentru afacerea ta.
Mitul 2: Semnătura electronică e doar o imagine lipită pe un PDF
Această confuzie apare mai ales în rândul utilizatorilor la început de drum. Imaginea unei semnături olografe inserate într-un document nu are nicio valoare legală dacă nu este însoțită de o componentă criptografică.
O semnătură digitală autentică presupune:
- un certificat digital emis de un furnizor de încredere acreditat,
- identificarea precisă a semnatarului,
- un algoritm criptografic care leagă semnătura de conținutul documentului,
- validare și verificabilitate în orice moment.
De ce nu e suficientă o semnătură desenată?
Semnătura olografă desenată digital nu este suficientă pentru că poate fi copiată sau modificată fără urmă. În schimb, o semnătură electronică generează o amprentă unică, imposibil de replicat fără cheia privată a semnatarului.
Mitul 3: Ai nevoie de semnătură electronică doar dacă lucrezi cu statul
Este adevărat că instituțiile publice (precum ANAF, SPV, CNAS) solicită semnături calificate pentru declarații, formulare și raportări, de exemplu prin e-Factura și autentificarea în SPV. Dar utilitatea semnăturii electronice nu se reduce la contracte sau relații cu statul.
Alte situații în care este utilă semnătura electronică în afaceri
- Contracte comerciale – semnare rapidă între parteneri, fără curieri sau întâlniri fizice;
- Procese HR – semnarea fișelor de post, contractelor de muncă, pontajelor;
- Onboarding clienți/furnizori – acceptare rapidă a termenilor și condițiilor;
- Procese interne – aprobări, delegări, notificări oficiale, toate pot fi digitalizate.
Companiile care integrează semnătura electronică în fluxurile comerciale câștigă timp, reduc costuri și devin mai atractive pentru clienți și parteneri,
Mitul 4: Toate semnăturile electronice sunt la fel
Un alt mit pe care mulți îl cred este că semnătura electronică este de un singur fel, și că orice alt tip este echivalent.
În realitate, semnătura electronică poate fi pe mai multe niveluri de încredere: simplă, avansată și calificată. Diferențele dintre ele sunt esențiale pentru validitatea juridică a unui document:
- Semnătura simplă nu are valoare probatorie serioasă în instanță.
- Semnătura avansată permite identificarea semnatarului și detectarea modificărilor ulterioare.
- Semnătura calificată este echivalentul juridic al semnăturii olografe și are recunoaștere automată în UE.
Fii în pas cu reglementările actuale asociate fiecărui tip de semnătură pentru a ști ce să alegi.
Mitul 5: Semnătura calificată este întotdeauna suficientă
Acest mit este asociat confuziei dintre conceptul de semnătură digitală și certificat digital calificat. Există mai multe tipuri de certificat digital, utile în scenarii diverse. Deși puternică din punct de vedere legal pentru cele mai multe contracte și documente, semnătura calificată nu rezolvă toate cerințele juridice sau de audit.
De exemplu, există situații în care:
- Trebuie să dovedești existența unui document într-o anumită formă la o dată certă, caz în care ai nevoie de marcă temporală
- Trebuie să dovedești autenticitatea semnăturii aplicate de companie (nu de o persoană fizică), caz în care ai nevoie de sigiliu electronic.
- Documentul trebuie protejat împotriva modificării în timp, un alt exemplu în care marca temporală este esențială.
Mitul 6: Odată ce ai un token, nu mai ai nicio grijă
Acest mit se referă mai ales la cei care cred că semnătura pe token este cea mai sigură. Aceștia ar putea considera că, odată achiziționat tokenul, infrastructura necesară semnării digitale este acoperită complet.
Totuși, tokenul nu este un dispozitiv „set and forget”. Ca orice echipament de securitate, implică responsabilitate și actualizare:
- Certificatul digital stocat pe token are termen de valabilitate (de regulă 1–2 ani);
- Tokenurile fizice se pot deteriora, pierde sau pot deveni incompatibile cu noile aplicații;
- Este recomandat să verifici periodic dacă software-ul furnizorului este actualizat.
Dacă ai pierdut dispozitivul token, consultă ghidul nostru dedicat înainte să te confrunți cu alte probleme.
Mitul 7: Semnătura electronică face documentul imposibil de modificat
Acest mit este mai greu de combătut pentru că pare foarte adevărat. Pe de-o parte, este adevărat că semnătura electronică protejează integritatea unui document.
Însă acest lucru se aplică strict versiunii semnate. Dacă documentul este modificat ulterior, semnătura devine invalidă. Dar asta nu împiedică, în sine, modificarea documentului.
De aceea, experții AlfaSign recomandă utilizarea mărcii temporale pentru a fixa momentul exact al semnării și faptul că documentul a existat în forma respectivă la momentul respectiv.
Mitul 8: Semnătura electronică e greu de folosit dacă nu te pricepi la IT
Această idee preconcepută pornește din perioada în care semnarea presupunea instalări complicate și dispozitive token greu de configurat.
Între timp, majoritatea furnizorilor de încredere și-au simplificat în mod radical soluțiile de semnare și procesul.
De exemplu, semnătura electronică în cloud poate fi folosită direct din browser cu autentificare în doi pași și nu necesită instalări prea complicate. Platformele de încredere precum AlfaCloud oferă interfețe intuitive, instrucțiuni pas cu pas și suport în timp real, ceea ce face implementarea în compania ta deosebit de facilă.
Mitul 9: Doar semnătura calificată are valoare legală
Semnătura calificată este singura cu valoare echivalentă semnăturii olografe, dar nu este singura recunoscută legal.
În funcție de tipul de contract și de relația dintre părți, semnătura avansată poate fi suficientă și complet valabilă. Contractele comerciale, notificările interne sau aprobările digitale pot fi semnate și cu alte tipuri de semnătură, dacă există acord prealabil și trasabilitate.
Cu toate acestea, pentru a rămâne 100% în legalitate, experții AlfaSign recomandă semnătura digitală calificată, singura care oferă protecție legală în orice context.
Mitul 10: Semnezi o dată și e suficient pentru toate tipurile de documente
Mulți antreprenori pornesc cu ideea că, odată obținută o semnătură electronică, aceasta se aplică universal la toate tipurile de documente prin același proces.
În realitate, fiecare tip de document vine cu cerințe legale, tehnice sau operaționale specifice. De exemplu, un contract de muncă poate necesita semnături multiple, într-o ordine prestabilită (angajator, angajat) realizată înaintea intrării în vigoare a acestuia.
De asemenea, un document important cu valoare de probă în instanță poate avea nevoie și de marcă temporală pentru a certifica momentul exact al semnării.
Răspunsul la această preconcepție constă în adaptarea proceselor de semnare la specificul fiecărui document. Uneori, semnătura calificată este suficientă, dar există situații în care ai nevoie de un sigiliu electronic sau de o marcă temporală.
Depășește aceste mituri pentru strategii clare de digitalizare!
Multe dintre ideile care circulă despre semnătura digitală sunt fie depășite, fie pur și simplu greșite. Cu cât înțelegi mai clar miturile pe care le-am descris în acest articol, cu atât vei putea implementa soluții digitale care aduc eficiență, siguranță și conformitate legală.
Renunță la mituri și construiește-ți un ecosistem digital adaptat realităților actuale, alegând soluțiile potrivite pentru afacerea ta.
