Alegerea unui furnizor potrivit de semnături electronice asigură securitatea și eficiența operațiunilor digitale ale companiei tale. Acest ghid te va ajuta să descoperi principalele criterii pentru a identifica partenerul ideal pentru nevoile tale.
Criterii esențiale în alegerea unui furnizor
Când te orientezi spre un furnizor de semnături electronice, este esențial să ai în vedere criteriile care asigură eficiența și siguranța operațiunilor tale digitale.
De aceea, Alfasign pune accent pe respectarea strictă a legislației și pe siguranța datelor clienților noștri.
Iată o listă a principalelor criterii pe care trebuie să le ai în vedere:
Conformitatea legală și certificările
Verifică dacă furnizorul este certificat conform reglementărilor europene și naționale, precum Regulamentul eIDAS și selectează doar firme autorizate pentru semnatură electronică.
Certificările oferă garanția că semnăturile electronice sunt recunoscute legal și respectă cele mai înalte standarde de securitate și autenticitate.
Poți consulta lista publicată de Autoritatea pentru Digitalizarea României pentru a verifica dacă un furnizor este autorizat să emită certificate digitale în România, precum și lista publicată de eIDAS pentru furnizori autorizați la nivelul Uniunii Europene.
Diversitatea serviciilor oferite
Alege un furnizor care îți pune la dispoziție atât soluții de semnături electronice pe token, cât și opțiuni în cloud, adaptate nevoilor tale. De asemenea, verifică acceptarea acestor servicii de către platformele publice/private în care este necesară autentificarea cu semnătura electronica calificata.
Securitatea datelor
Furnizorul ales trebuie să asigure un nivel ridicat de protecție, folosind tehnologii precum criptarea datelor și autentificarea multifactor.
Astfel, datele tale vor rămâne în siguranță, protejate împotriva accesului neautorizat.
Raportul cost-calitate
Analizează costurile inițiale, precum și eventualele taxe ascunse sau costuri de întreținere, suport, etc. Ofertele ar trebui să fie transparente și să includă toate detaliile financiare.
Suportul tehnic și accesibilitatea
Un furnizor de încredere trebuie să ofere suport tehnic în limba română, într-un program flexibil, preferabil 24/7. De asemenea, verifică dacă există disponibilitatea unor ghiduri clare de utilizare a semnăturilor electronice.
Reputația pe piață
Caută recenzii, testimoniale și recomandări ale altor clienți pentru a evalua gradul de satisfacție al utilizatorilor. Un furnizor cu o reputație solidă îți oferă un nivel suplimentar de încredere.
Flexibilitatea și scalabilitatea soluțiilor
Verifică măsura în care serviciile oferite pot fi adaptate și scalate pe măsură ce nevoile tale se schimbă de-a lungul timpului.
Analizând toate aceste criterii, vei identifica mai ușor acele firme furnizoare de semnatură electronică disponibile pe piața din România și potrivite afacerii tale.
Astfel, beneficiezi de o soluție de semnături electronice sigură, eficientă și ușor de utilizat.
1. Asigură-te că furnizorul îndeplinește conformitatea legală
Un furnizor de încredere trebuie să fie certificat conform legislației în vigoare, mai ales conform standardelor ETSI și ISO, care sunt fundamentale pentru siguranța proceselor digitale.
De asemenea, este obligatoriu ca furnizorii să emită certificate calificate pentru semnăturile electronice, astfel încât acestea să fie recunoscute legal în toate statele membre UE, conform regulamentului eIDAS.
Dincolo de UE, pe plan internațional există următoarele certificări pe care le poți verifica, astfel încât semnătura electronică să fie utilizabilă:
Pentru a evita eventualele riscuri legale, te sfătuim să verifici dinainte jurisdicțiile în care vei opera și să nu alegi firme semnătură electronică fără aceste recunoașteri internaționale.
Importanța conformității legale
Validarea semnăturilor electronice
Conformitatea legală te asigură că semnăturile electronice sunt valabile și pot fi folosite în documente juridice, contracte, și tranzacții oficiale.
Protecția datelor personale
Furnizorii certificați respectă reglementările privind protecția datelor, inclusiv GDPR, protejând informațiile sensibile ale utilizatorilor.
Autentificare/logare in platforme publice/private
Verifica daca semnăturile electronice emise de către un anumit furnizor, fie că sunt pe un dispozitiv e-token sau în cloud, permit autentificarea in platforme precum SPV, e-factura, e-transport, ANAF, etc.
Recunoaștere internațională
Alege firme acreditate de semnătură electronică care sunt recunoscute nu doar în România sau în cadrul companiei care le emite, ci și pe plan internațional, la nivelul Uniunii Europene, pentru a facilita tranzacțiile transfrontaliere.
Încrederea utilizatorilor
Conformitatea cu standardele internaționale contribuie la consolidarea încrederii clienților și partenerilor de afaceri, demonstrând angajamentul furnizorului față de cele mai înalte norme de securitate și legalitate.
Risc redus de litigii
Semnăturile electronice conforme protejează utilizatorii de riscuri legale, deoarece acestea respectă legislația locală și europeană, evitând posibilele conflicte juridice. Pentru a te asigura că activitățile tale sunt conforme cu legislația în vigoare, recomandăm alegerea unui furnizor din România care aderă la standardele europene.
Ajustare la reglementările în schimbare
Un furnizor de semnături care respectă reglementările în vigoare este mai pregătit să se adapteze modificărilor legislative viitoare, iar astfel soluțiile sale rămân viabile pe termen lung.
2. Verifică gama de servicii oferite
Diversitatea serviciilor este un aspect cheie în alegerea unui furnizor de semnături electronice. Ofertele care includ soluții de semnătură electronică în cloud și pe token sunt extrem de valoroase, comparativ cu cele ce oferă doar un tip de semnătură.
De exemplu, soluțiile de semnătură în cloud permit accesul rapid la documente fără a depinde de un dispozitiv specific, în timp ce semnătura pe token îți oferă un control fizic asupra semnăturii tale, prin dispozitivul asociat.
De asemenea, integrarea acestor soluții cu platforme terțe, cum ar fi software-uri de management al documentelor sau CRM-uri, reprezintă un avantaj major.
Disponibilitatea mai multor opțiuni simplifică mult procesele interne ale unei companii, permițându-ți să gestionezi documentele oriunde și oricând, și asigurând o flexibilitate sporită și adaptabilitate la nevoile fiecărui utilizator.
3. Alege un furnizor care garantează securitatea datelor
Securitatea datelor joacă un rol central în procesul de alegere a furnizorului potrivit de semnături electronice. Un furnizor de încredere trebuie să implementeze măsuri avansate de protecție, cum ar fi criptarea informațiilor și autentificarea 2FA, astfel încât să prevină accesul neautorizat la datele utilizatorilor.
Aceste măsuri sunt indispensabile pentru protejarea informațiilor sensibile, mai ales în domenii precum cel juridic sau financiar, unde securitatea este prioritară.
Certificările internaționale, cum ar fi conformitatea cu standardele ISO 27001:2017 sau eIDAS, sunt un alt indicator al nivelului ridicat de protecție oferit. Acest aspect te asigură că semnăturile electronice sunt recunoscute legal și respectă cele mai stricte standarde de securitate.
4. Evaluează echilibrul dintre cost și calitate
Alegerea unei soluții de semnătură electronică trebuie să țină cont atât de costurile implicate, cât și de calitatea serviciilor oferite. Un raport calitate-preț optim sugerează că ai de-a face cu un furnizor de semnături electronice de încredere.
Analizează atent ofertele disponibile pe piață pentru a identifica cea mai bună soluție din punct de vedere al raportului calitate-preț. Fii atent la eventualele taxe ascunse, cum ar fi costurile de întreținere sau taxele suplimentare pentru programele de aplicare a semnăturii electronice
De asemenea, un furnizor de încredere ar trebui să ofere transparență în ceea ce privește prețurile și beneficiile incluse în fiecare plan.
Pentru a face o alegere informată, ține cont și de alte caracteristici ce țin de calitatea serviciului:
- Funcționalități avansate, cum ar fi integrarea cu alte sisteme software;
- Suport pentru multiple tipuri de semnături;
- Opțiuni de personalizare a fluxurilor de lucru;
- Scalabilitate (pentru a putea susține creșterea afacerii tale pe termen lung);
- Software-ul gratuit de aplicare a semnăturii electronice.
Calitatea produsului include suportul tehnic
Un alt criteriu important este disponibilitatea și calitatea suportului tehnic uman. Alege un furnizor care oferă suport în limba română și asistență rapidă, astfel încât orice problemă să poată fi rezolvată eficient.
Suportul ar trebui să includă atât asistență telefonică cu personal propriul calificat, cât și ghiduri detaliate de utilizare pentru a ajuta utilizatorii să navigheze prin procesul de implementare.
Accesul la informații clare și la un serviciu de suport receptiv poate face diferența în experiența generală. De exemplu, Alfasign îți oferă instrucțiuni complete de utilizare a serviciilor, precum și suport tehnic cu personal calificat propriu în limba română, disponibil prin email și telefon pe pagina de contact.
Alege un furnizor cu o reputație solidă pe piață
Reputația unui furnizor de semnături electronice reflectă calitatea și fiabilitatea serviciilor oferite. Înainte de a lua o decizie, analizează recenziile și testimonialele clienților existenți.
Feedback-ul pozitiv poate fi un indicator clar al profesionalismului furnizorului și al eficienței soluțiilor sale. Totodată, verifică dacă furnizorul colaborează cu companii din domeniul tău, pentru a te asigura că acesta înțelege nevoile specifice ale afacerii tale.
Un furnizor profesionist de semnături electronice aduce mai mult decât o simplă soluție tehnologică. Prin certificările recunoscute, gama variată de servicii, măsurile avansate de securitate și suportul tehnic de calitate, acesta devine un partener strategic în transformarea digitală a afacerii tale.
