Alegerea unei semnături electronice nepotrivite atunci când semnezi un contract poate avea consecințe legale. De aceea, specialiștii AlfaSign au creat un ghid complet ce îi va ajuta pe antreprenori să aleagă tipul potrivit de semnătură sau certificat digital în funcție de tipul de contract și de natura relației dintre părți, fie că vorbim de acorduri comerciale, relații cu statul sau contracte de mică valoare.
Ce diferențe există între semnătura simplă, avansată și calificată?
Conform ultimelor reglementări privind semnăturile electronice, Legea 214/2024 distinge clar între semnătura simplă, avansată și calificată. Diferențele între cele trei tipuri de semnătură electronică nu sunt doar tehnice, ci au efecte juridice concrete și pot conduce la nulitatea unui contract sau la imposibilitatea de a-l proba în instanță.
Semnătura calificată
Semnătura digitală calificată este realizată cu un certificat calificat emis de un prestator acreditat și aplicată printr-un dispozitiv securizat (ex: token sau cloud HSM). Este singura care are valoare juridică echivalentă automat cu semnătura olografă (de mână), indiferent de părți sau tipul de contract. Asta înseamnă că oferă trasabilitate completă, identificare certificată și nu necesită demonstrații ulterioare de validitate.
Semnătura calificată se bazează pe un certificat digital emis de un prestator calificat și este recunoscută în toată Uniunea Europeană de instituții publice, instanțe și parteneri externi fără nicio formalitate suplimentară.
Semnătura avansată
Semnătura digitală avansată poate fi utilizată legal doar dacă respectă 4 cerințe tehnice reglementate de Articolul 26 din Regulamentul eIDAS, citate mai jos:
„(a) face trimitere exclusiv la semnatar;
(b) permite identificarea semnatarului;
(c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și
(d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.”
De exemplu, în măsura în care poate face dovada celor 4 cerințe de mai sus, o organizație poate crea o semnătură electronică avansată pentru a fi utilizată în circuit închis în cadrul sistemelor informatice ale companiei.
Semnătura avansată nu garantează automat identitatea semnatarului și nu este acceptată automat de statele membre UE, ci necesită pastrarea dovezilor tehnice care demonstrează respectarea cerințelor de mai sus, mai ales dacă este contestată în instanță.
Semnătura simplă
Semnătura simplă presupune un mecanism de identificare minim, de exemplu, un click pe un buton „Sunt de acord” sau o semnătură scrisă cu mouse-ul, și are cea mai mică validitate juridică.
Conform legii, semnătura simplă poate produce efecte juridice pentru contracte doar dacă:
- actul are o valoare patrimonială sub jumătate din salariul minim brut (sub 1650 RON în 2025),
- este recunoscută implicit de părți,
- este acceptată printr-o clauză explicită.
Contracte între companii private (B2B): ce tip de semnătură alegi în funcție de tipul colaborării
În contractele dintre companii B2B, alegerea tipului de semnătură electronică depinde în primul rând de natura contractului: ce drepturi și obligații generează, care este valoarea lui și în ce mod poate fi contestat sau executat.
Legea permite flexibilitate, dar specialiștii AlfaSign recomandă semnătura electronică calificată în majoritatea acestor cazuri, mai ales dacă acel contract va fi prezentat autorităților sau unor părți terțe.
Caz 1: contract de prestări servicii IT cu o firmă subcontractoare
Dacă închei un contract lunar cu o firmă de software pentru actualizarea platformei tale sau a aplicației mobile, iar documentul nu implică clauze de răspundere extinsă (penalități financiare semnificative, termene stricte de livrare sau obligații legale suplimentare) semnătura calificată este cea mai bună opțiune. Simpla aplicare a acesteia de către ambele părți este suficientă pentru a face contractul valabil legal.
Caz 2: contract de distribuție exclusivă, valabil pe 2 ani
Alt exemplu: un contract prin care un partener comercial se obligă să distribuie exclusiv produsele tale într-o regiune timp de doi ani, cu obiective clare de vânzări și clauze de penalizare în caz de nerespectare. Acest contract implică:
- obligații bilaterale pe termen lung (ex: menținerea exclusivității, livrări lunare minime);
- riscuri comerciale importante (ex: pierderea unor piețe dacă partenerul nu își respectă angajamentele);
- penalități contractuale (ex: 100 euro/zi întârziere la livrare, reziliere automată la nerealizarea cotelor trimestriale).
În acest caz, semnătura calificată este recomandarea evidentă a specialiștilor AlfaSign, oferind protecție dacă apar litigii.
Caz 3: contract între două SRL-uri din același grup
Pentru contracte de colaborare internă (ex: contract de comodat, acord de transfer know-how), semnate între entități afiliate, orice tip de semnătură, fie ea avansată sau calificată, este suficientă dacă este utilizată într-un sistem închis și există proceduri interne clare.
Contracte între companii și instituții publice: ce acceptă statul
Când o companie semnează documente cu o autoritate publică, statul român impune, în cele mai multe cazuri, utilizarea semnăturii electronice calificate.
În relația cu instituțiile publice (ANAF, ONRC sau alte organisme ale statului) semnătura calificată este singura care produce efecte juridice identice cu semnătura olografă fără condiții suplimentare, fiind recunoscută automat de toate sistemele publice.
De exemplu, transmiterea unui contract în SEAP, semnarea electronică pentru e-Factură și SPV, depunerea situațiilor financiare sau a declarațiilor – toate aceste acțiuni solicită utilizarea unei semnături calificate aplicate de reprezentantul legal sau de o persoană împuternicită.
Folosirea unei semnături avansate în astfel de contexte nu este interzisă de principiu, dar este în practică respinsă de sistemele instituționale din două motive:
- Nu poate fi verificată automat de aplicațiile standard folosite de stat;
- Nu beneficiază de prezumția de validitate juridică, iar autoritatea nu are obligația să o accepte.
Chiar dacă unele instituții acceptă documente semnate cu semnătură avansată (de exemplu, în platforme proprii sau în comunicări informale), legea prevede că actele administrative sau contractele semnate cu statul au valoare deplină doar dacă sunt semnate cu semnătură calificată sau cu un sigiliu calificat aplicat de instituție.
Contracte cu persoane fizice sau liber-profesioniști: ce semnătură e recomandată
În relațiile cu persoane fizice sau liber-profesioniști (PFA, cabinete individuale, freelanceri), alegerea tipului de semnătură depinde de scopul contractului și de cât de clar vrei să dovedești consimțământul și identitatea semnatarului.
Contracte de prestări servicii
Dacă semnezi un contract de prestări servicii cu un consultant sau cu un freelancer, semnătura calificată este cea mai facilă alegere. Semnătura avansată și simplă nu sunt recomandate. Aceste tipuri de semnătură aduc după sine condiția să introduceți o clauză prin care recunoașteți în mod expres că semnătura electronică utilizată produce aceleași efecte ca o semnătură olografă. Acest acord poate fi inclus chiar în conținutul contractului, fără a fi necesar un document separat.
Contracte mai sensibile
În schimb, dacă e vorba de un contract mai sensibil din punct de vedere juridic (de exemplu un contract de muncă la distanță sau un contract cu clauze de confidențialitate și penalități) este necesar să folosești semnătura calificată. De asemenea, dacă semnezi contracte de creditare, garanții sau alte acte cu valoare legală ridicată, trebuie să optezi pentru semnătura calificată.
Astfel, elimini complet nevoia de a demonstra validitatea juridică a semnăturii în caz de dispută.
Cazuri speciale
Unele contracte sau documente nu sunt semnate de persoane fizice, ci sunt generate intern sau transmise către parteneri în mod automat de sistemele unei companii. În aceste cazuri, semnătura personală nu este întotdeauna necesară, dar este important să poți dovedi autenticitatea, proveniența și momentul exact al emiterii, folosind fie sigiliul electronic calificat, fie marca temporală calificată.
Când folosești sigiliul electronic calificat
Sigiliul electronic nu aparține unei persoane, ci unei entități juridice, și certifică faptul că documentul provine oficial de la acea firmă, fără implicarea unui semnatar. Este aplicat de regulă pe documente emise de companie, în mod automat sau instituțional, de exemplu:
- facturi emise automat din ERP (facturi recurente, facturi B2B)
- decizii interne ale companiei (ex: numiri, încetări, notificări către angajați)
- notificări comerciale automate trimise clienților (ex: somații, reconfirmări contractuale)
- procese-verbale generate la nivel de sistem (ex: dintr-o platformă SaaS)
Sigiliul este verificabil public și poate înlocui semnătura unei persoane fizice acolo unde nu este necesar consimțământul individual. Află mai multe despre diferența dintre semnătura electronică și sigiliul electronic în ghidul nostru separat.
Când ai nevoie de marcă temporală calificată
Marca temporală dovedește data și ora certă la care un document a fost semnat, astfel că poate fi utilă atunci când semnarea nu este simultană, sau când trebuie să respecți un termen legal (ex: semnarea înainte de o dată limită). Orice semnătură digitală calificată include, în mod implicit, o marcă temporală.
Exemple în care este utilă marca temporală inclusă pe semnătura electronică:
- depunerea unei oferte la licitație înainte de termenul limită (marca temporală dovedește că semnătura s-a aplicat în timp util);
- semnarea succesivă a unui contract de către mai multe părți (ex: parteneriat cu 3 companii) unde trebuie dovedit cine a semnat și când;
- documente de audit sau procese interne care trebuie să păstreze o ordine cronologică clară
- contracte de muncă semnate la distanță, înainte de prima zi de lucru
Mărcile temporale pot fi achiziționate separat și adăugate pe documente care nu au fost semnate electronic în prealabil. Iată câteva exemple:
- arhivarea unui jurnal de sistem sau a unui document de log (ex: fișier cu export de date dintr-un ERP);
- semnături prin platforme (DocuSign, Adobe Sign, PandaDoc etc.) fără certificat calificat;
- timestamp pe o dovadă digitală (ex: captură de ecran, înregistrare, mesaj etc.) folosită ca probă în instanță;
- arhivarea contractelor pe termen lung sau a documentelor din proiecte europene (care trebuie păstrate 5–10 ani).
Specialiștii noștri au creat un ghid practic despre diferența dintre marcă temporală și semnătură electronică și cum le folosești împreună.
Recomandări finale ca să eviți problemele de validitate
În finalul acestui ghid, îți oferim o serie de recomandări pentru a evita problemele de validitate a semnăturii electronice când semnezi contracte digital:
- Stabilește de la început ce tip de semnătură este acceptat în relația contractuală.
- În cazul semnăturilor avansate sau simple, introdu o clauză de recunoaștere clară în contract.
- Alege un furnizor de încredere, care emite certificate digitale conforme cu Regulamentul eIDAS și poate garanta trasabilitate, integritate și suport tehnic.
- Folosește marcă temporală pentru semnături în etape sau în procese cu valabilitate critică (ex: licitații, acorduri de livrare, contracte cu termene stricte). Astfel, dovedești momentul semnării fără echivoc.
- Verifică periodic validitatea semnăturilor cu instrumente gratuite (Adobe Reader, DSS Demonstration Tool, sau verificatoare puse la dispoziție de furnizorul tău). Mai ales dacă un document urmează să fie depus la o autoritate.
- Nu modifica documentul după semnare. Chiar și o schimbare minoră poate invalida semnătura electronică și atrage respingerea documentului în fața unei terțe părți.
