Ghid complet pentru implementarea semnăturii în cloud în compania ta

Dacă ai ales să îți digitalizezi afacerea cu o soluție de semnătură electronică în cloud, acest articol îți va oferi un ghid practic ce acoperă întreg procesul de implementare pas cu pas.

De ce este important să implementezi în compania ta semnătura în cloud?

Implementarea semnăturii în cloud este un pas strategic în procesul de digitalizare a companiei tale, cu numeroase beneficii:

• Facilitează munca la distanță.
• Elimină birocrația.
• Reduce riscurile asociate erorilor umane de semnare.
• Reduce considerabil timpul de procesare a documentelor. 
• Permite semnarea documentelor de oriunde, fără a necesita instalări complexe.
• Aduce un nivel ridicat de securitate conform standardelor europene. 
• Documentele pot fi semnate și arhivate digital în mod automat, cu trasabilitate completă și validitate juridică. 

Când ar trebui să alegi alte opțiuni de semnătură electronică?

Există situații în care alternativele la semnătura în cloud pot fi mai potrivite. Este esențial să înțelegi diferențele dintre semnăturile în cloud și cele pe token analizând avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni în raport cu nevoile companiei tale.

Deși semnătura în cloud este complet compatibilă cu SPV și e-Factura, există contexte în care recomandăm să optezi pentru varianta pe token. De exemplu, dacă organizația ta folosește sisteme Mac sau Linux, semnătura pe token este, momentan, singura care poate fi folosită pentru login în SPV.

Pașii de urmat pentru implementarea semnăturii în cloud

Iată pașii de urmat pentru a implementa cu succes semnătura în cloud în compania ta:

1. Evaluează nevoile companiei tale.
2. Alege un furnizor de semnătură cloud acreditat și potrivit.
3. Integrează semnătura cloud în fluxurile de lucru existente.
4. Configurează soluția de semnătură cloud pentru utilizatorii companiei.
5. Instruiește echipele interne pentru utilizarea eficientă a semnăturii cloud.
6. Monitorizează și optimizează procesul de semnare cloud după implementare.

1. Evaluează nevoile companiei tale

Începe prin a evalua nevoile companiei tale. O astfel de analiză preliminară te va ajuta să stabilești ce funcționalități sunt prioritare și cum poate fi adaptată semnătura electronică la specificul activității companiei tale.

Iată o listă de întrebări utile de pus înainte de a implementa semnătura în cloud:

Ce tipuri de documente trebuie semnate frecvent?

Identifică zonele cu cel mai mare volum de semnături (fie că vorbim de contracte, cereri sau documente legale) și prioritizează implementarea semnăturii cloud acolo unde va avea cel mai mare impact.

Cine sunt utilizatorii care semnează documentele?

Determină dacă semnăturile sunt aplicate doar de management sau și de angajați din alte departamente. Acest detaliu va influența configurarea conturilor și a drepturilor de acces.

Câte documente sunt semnate lunar sau anual?

Volumul documentelor te ajută să alegi un plan tarifar potrivit și să înțelegi dimensiunea de scalare.

Care sunt canalele sau aplicațiile prin care sunt gestionate documentele?

Dacă folosești un CRM, ERP sau o platformă de HR, vei avea nevoie de integrare API sau compatibilitate directă cu aceste sisteme.

Ai nevoie de funcționalități avansate (semnătură automată, semnături în serie)?

Acest aspect poate face diferența între o soluție standard și una personalizată, adaptată unor fluxuri mai complexe.

2. Alege un furnizor de semnătură cloud acreditat și potrivit

Pentru a garanta validitatea juridică a documentelor semnate și securitatea proceselor tale digitale, alege un furnizor de semnătură în cloud acreditat conform legislației românești și europene. 

Specialiștii AlfaSign îți prezintă câteva criterii de selecție a unui furnizor de semnătură digitală de încredere:

• Furnizorul trebuie să fie un prestator calificat, autorizat la nivel european;
• Compania trebuie să ofere suport pentru conectarea cu CRM, ERP sau platforme de HR;
• Asistență rapidă, disponibilă în limba română, pentru implementare și mentenanță;
• Un sistem ușor de folosit reduce timpul de instruire și rezistența la adoptare;
• Ofertele trebuie să fie adaptabile în funcție de numărul de utilizatori și volumul de semnături.

Ce servicii suplimentare pot aduce valoare companiei tale?

Determină dacă vei avea nevoie de servicii suplimentare, de exemplu:

• Marcă temporală calificată, care dovedește momentul semnării;
• Sigiliu electronic, util pentru a garanta integritatea documentelor emise de companie și a digitaliza ștampila;
• Semnătura în token, pentru dispozitivele care nu sunt compatibile cu driverele semnăturii în cloud (Mac, Linux).

3. Integrează semnătura cloud în fluxurile de lucru existente

Următorul pas este integrarea semnăturii cloud în sistemele deja utilizate de compania ta (CRM, ERP sau platformele interne de HR). Astfel, semnătura în cloud devine un instrument de automatizare, nu doar de conformitate legală. Soluția aleasă trebuie să se potrivească tehnologic și funcțional cu modul în care echipele tale lucrează deja.

Exemple concrete de integrare

• Semnarea contractelor de muncă – HR-ul poate genera și trimite documentele direct din platforma de resurse umane, iar angajații le semnează digital fără a ieși din aplicație;
• Aprobarea ofertelor comerciale – Echipele de vânzări pot trimite spre semnare ofertele negociate, iar clientul semnează instant;
• Validarea facturilor și a documentelor contabile – Contabilitatea poate semna automat documentele fiscale sau avizele interne, reducând timpul de procesare;
• Integrarea cu e-Factura – Prin integrarea cu majoritatea programelor de facturare, semnătura în cloud poate automatiza și simplifica semnficiativ procesul de trimitere în e-factură, eliberând astfel volumul de muncă al echipelor de contabilitate;
• Aprobarea procedurilor interne – Managerii pot semna politici, regulamente sau notificări direct din sistemul de management al documentelor.

4. Configurează soluția de semnătură cloud pentru utilizatorii companiei

Odată achiziționată și integrată semnătura cloud în compania ta, urmează să faci câteva setări inițiale pentru a asigura un proces de semnare sigur, eficient și conform cu politicile interne ale companiei tale. 

Setările inițiale vor determina cine semnează ce, în ce condiții și cu ce nivel de responsabilitate. Furnizorul de semnătură în cloud oferă, de regulă, o platformă unde administratorii IT sau managerii pot configura structura de utilizatori, nivelurile de acces și scenariile de semnare automată.

Setări de configurat la început

• Crearea conturilor de utilizator și verificarea identității – Asocierea fiecărui cont cu o identitate verificată și o semnătură pregătită pentru aplicare
• Configurare autentificării multi-factor (MFA) – Verificarea prin SMS Asigură accesul securizat la platformă
• Configurarea semnăturilor automate – Pentru fluxuri repetitive (ex: confirmări, aprobări de rutină, e-factură), se pot seta reguli de semnare automată.

5. Instruiește echipele interne pentru utilizarea eficientă a semnăturii cloud

Implementarea eficientă a semnăturii în cloud presupune o perioadă scurtă de adaptare pentru angajați. Este important să organizezi traininguri în care echipele să învețe exact cum se accesează platforma, cum se semnează documentele și cum pot verifica dacă semnătura este validă în funcție de nevoile fiecărui departament. 

Iată câteva sfaturi în acest sens:

• Creează tutoriale video interne, scurte și clare, pe baza fluxurilor reale de documente din companie
• Organizează sesiuni demo live, unde angajații pot adresa întrebări și testa funcționalitățile pe loc
• Pune la dispoziție o documentație de utilizare ușor de accesat, cu pași clari și imagini illustrative
• Desemnează un coleg mai experimentat în fiecare echipă care să îi ajute pe ceilalți.

6. Monitorizează și optimizează procesul de semnare cloud după implementare

După toți acești pași, implementarea semnăturii cloud este aproape completă. Tot ce mai rămâne este să monitorizezi și să îmbunătățești eficiența cu care se folosește această soluție de semnare. 

Identifică dacă există blocaje, erori sau dacă echipele tale au nevoie de training suplimentar. De exemplu, poți crea un sistem de raportare a problemelor, astfel încât să rezolvi orice neclaritate. 

O altă formă de optimizare este integrarea cu noi aplicații adoptate în fluxurile tale de lucru și automatizarea traseelor de aplicare a semnăturii cloud. 

Implementarea semnăturii cloud este un proces strategic, dar accesibil

Implementarea semnăturii în cloud presupune o planificare atentă, dar dacă vei urma atent pașii specificați în acest ghid, procesul va fi accesibil indiferent de profilul companiei tale. Evaluează atent nevoile din industria în care operezi și colaborează numai cu furnizori acreditați de Autoritatea pentru Digitalizarea României. 

Astfel, rezultatele benefice nu vor întârzia să apară: procese de semnare mai rapide, semnături valide juridic, echipe mai eficiente. Cu resursele potrivite și o echipă bine pregătită, implementarea semnăturii electronice în cloud poate deveni mai mult decât o îndeplinire a obligațiilor legale, devine o strategie profitabilă de automatizare pe termen lung.