Digitalizarea este un proces important pentru întreprinderile mici și mijlocii care vor să se dezvolte să rămână competitive.
Specialiștii AlfaSign au creat un ghid de digitalizare pentru IMM-uri care acoperă tot ce ai nevoie:
- obligațiile legale
- instrumentele de scalare (CRM, ERP, cloud, AI, automatizare)
- protecția infrastructurii digitale prin securitate cibernetică.
Ce înseamnă digitalizarea unui IMM?
Digitalizarea unui IMM este procesul prin care operațiunile unei firme trec din format fizic în sisteme digitale integrate: facturare, contracte, HR, comunicare și procese interne ale firmei.
În cadrul unui IMM digitalizat, procesele de business sunt interconectate prin intermediul platformelor digitale. De exemplu, o comandă primită online poate actualiza automat stocul, genera factura și notifica echipa, fără intervenție manuală.
Digitalizarea are cel puțin patru aspecte:
- operațional (instrumente digitale care eficientizează procesele)
- legal (instrumente impuse de stat)
- strategic (date care ajută la decizii inteligente în business)
- securitate (protejarea infrastructurii digitale pe care ai construit-o)
De ce digitalizarea a devenit obligatorie pentru IMM-urile din România
În primul rând, în România, pentru unele servicii folosite de persoane juridice, cum sunt înrolarea în SPV sau depunerea online a anumitor documente în portalul ONRC, certificatul digital calificat este necesar.
În al doilea rând, conform Raportului DESI 2024, România se afla pe ultimul loc în UE la digitalizarea companiilor: doar 27% dintre IMM-uri îndeplineau în 2024 criteriile de digitalizare comparativ cu media europeană de 57,7%.
În 2026 acest procent este în creștere, odată cu digitalizarea instituțiilor publice conform recomandărilor UE și datorită granturilor de digitalizare oferite de stat firmelor din domenii non-IT.
Pasul 1: Obține semnătura electronică și intră în sistemele ANAF
Primul pas către digitalizarea unui IMM este obținerea semnăturii electronice calificate și accesul în platformele ANAF:
- Spațiul Privat Virtual (SPV): depune declarații fiscale, consultă situația fiscală și comunică cu ANAF
- e-Factura: emite și transmite facturile electronice obligatorii
- ONRC: înregistrează și modifică datele firmei online
- REGES-ONLINE: gestionează contractele de muncă în noul sistemul digital
Procesul de înrolare pentru semnătura electronică calificată se face 100% online prin identificare video și durează câteva ore.
Pasul 2: Evaluează nivelul de digitalizare al afacerii tale
Evaluează nivelul de digitalizare al afacerii tale conform criteriilor DESI (Digital Economy and Society Index). Cele 12 criterii DESI sunt:
- Deținerea unui site web funcțional
- Peste 50% dintre angajați folosesc computere cu acces la internet în scop de afaceri
- Viteza de download a conexiunii fixe de cel puțin 30 Mb/s
- Vânzările online depășesc 1% din cifra de afaceri totală, iar vânzările B2C depășesc 10% din vânzările web
- Utilizarea a cel puțin unei rețele sociale (profil activ, nu doar reclame plătite)
- Cel puțin 20% dintre angajați au acces la dispozitive mobile cu internet
- Utilizarea unui sistem CRM (Customer Relationship Management)
- Utilizarea unui pachet software ERP pentru partajarea informațiilor între departamentele firmei
- Achiziționarea de servicii cloud computing sofisticate sau intermediare
- Utilizarea tehnologiei AI (inteligență artificială)
- Utilizarea tehnologiei Internet of Things (IoT)
- Utilizarea a două sau mai multe rețele sociale
Dacă identifici cel puțin 6 criterii de intensitate digitală ce pot fi îmbunătățite sau integrate de la zero în firma ta, acesta e un pas important către accesarea finanțărilor regionale și fondurilor europene pentru digitalizarea IMM-urilor.
Dacă ți se pare complicat, România are 7 Huburi Europene de Inovare Digitală care acoperă fiecare regiune de dezvoltare și te pot ajuta cu:
- evaluarea maturității digitale
- testarea soluțiilor înainte de a investi
- accesarea programelor de formare în competențe digitale
- sprijin în identificarea finanțărilor potrivite
Serviciile sunt gratuite sau subvenționate prin fonduri europene. Verifică hub-ul din regiunea ta pe platforma ADR (adr.gov.ro).
Pasul 3: Alege instrumentele digitale potrivite pentru afacerea ta
Alegerea corectă depinde de dimensiunea firmei și de procesele pe care le poți simplifica prin digitalizare.
Instrumente pentru consolidarea prezenței online
Un site funcțional, rapid și securizat este canalul principal prin care îți consolidezi prezența online, în plus față de prezența pe social media.
Astfel, un prim pas este crearea unui site web prin care poți face vânzări de produse sau servicii și crearea conturilor de business în rețelele sociale.
Clienții pot avea acces facil la informații despre tine și comenzile online pot intra automat în instrumente mai avansate (CRM, ERP, facturare automată).
Instrumente pentru contabilitate digitală
Soluțiile de contabilitate digitală precum SmartBill sunt integrate cu sistemul e-Factura și permit transmiterea automată a facturilor către ANAF.
Astfel de soluții te asigură că respecți termenul de 5 zile lucrătoare de la emitere și previi automat amenzi între 1.000 și 10.000 lei.
De exemplu, un magazin cu 200 de facturi pe lună pierde ore întregi dacă le procesează manual. Cu un soft integrat, factura se generează la finalizarea comenzii, se semnează electronic și pleacă automat către ANAF.
Raportarea SAF-T și arhivarea documentelor
Verifică dacă soluția ta de facturare generează și fișierul SAF-T (D406). Din 2025, obligația de raportare SAF-T s-a extins și la contribuabilii mici care intră în categoriile stabilite de ANAF.
Fișierul original al facturii electronice este XML-ul validat în sistemul RO e-Factura, iar firmele trebuie să își organizeze arhivarea documentelor financiar-contabile conform regulilor generale de păstrare, de regulă pe 10 ani.
CRM pentru gestionarea relațiilor cu clienții
Un CRM (Customer Relationship Management) este un soft care centralizează toate datele despre clienți:
- istoricul comenzilor
- comunicările anterioare
- oportunitățile de vânzare
- statusul fiecărui client.
Un CRM permite, de exemplu, unui magazin online să identifice clienții cu achiziții frecvente și să trimită automat oferte personalizate.
ERP pentru managementul operațiunilor
Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) integrează mai multe procese ale firmei într-un singur sistem: stoc, achiziții, vânzări, contabilitate, HR.
De exemplu, o firmă producătoare de mobilă poate folosi un sistem ERP pentru:
- gestionarea rețelelor de producție
- calculul costurilor pe produs
- urmărirea consumului de materii prime
- planificarea aprovizionării pe baza comenzilor existente
Sistemele ERP pot costa câteva mii de euro la implementare însă reprezintă cheltuieli eligibile în proiectele de digitalizare finanțate prin PNRR sau fonduri europene.
Cloud computing
Tehnologia Cloud presupune rularea aplicațiilor de business pe servere externe accesibile prin internet.
SaaS
De exemplu, aplicațiile SaaS (Software as a Service) sunt accesate în browser, cum este cazul SmartBill pentru facturare sau Alfacloud pentru semnătura electronică în cloud.
IaaS
Un alt exemplu este IaaS (Infrastructure as a Service) prin care închiriezi servere virtuale și spațiu de stocare.
De exemplu, o firmă de producție poate muta baza de date a ERP-ului pe Amazon Web Services sau Microsoft Azure. Astfel, nu mai e necesară întreținerea unui server fizic la sediu care necesită mentenanță și backup manual.
PaaS
PaaS (Platform as a Service) reprezintă o aplicație personalizată nevoilor firmei tale (configurator de produse, portal pentru clienți, etc).
Orice firmă care depinde de un server local pentru sisteme ERP sau baze de date poate beneficia prin cloud computing de o soluție sigură de externalizare a datelor fără investiții în echipamente fixe precum serverele.
Inteligența artificială
Inteligența artificială este instrumentul cu cea mai mică rată de adopție în România. Doar 2,78% din IMM-urile românești folosesc aplicații AI, față de 13,48% media europeană.
Instrumentele AI accesibile astăzi pentru un IMM pot:
- genera automat conținut (descrieri de produs)
- gestiona prin chat-boți serviciul de suport
- desfășura analize predictive ale vânzărilor
- automatiza indexarea documentelor
- asista executivul în luarea deciziilor pe baza datelor din ERP sau CRM.
Important: Din februarie 2025, IMM-urile care utilizează sisteme AI au obligația legală de a asigura angajaților competențele necesare pentru a lucra cu aceste tehnologii. O resursă utilă și gratuită pentru astfel de traininguri este platforma GhidAI.ro.
IoT (Internet of Things)
IoT este o rețea globală prin de obiecte fizice conectate la internet care colectează și transmit date fără intervenție manuală, cum ar fi senzorii de temperatură, cântare electronice, dispozitive GPS, contoare inteligente.
Datele colectate de IoT ajung automat într-un sistem central (ERP, platformă de monitorizare) și permit decizii bazate pe aceste informații.
Echipamentele IoT sunt cheltuieli eligibile în programul PNRR Digitalizare IMM, iar integrarea IoT este unul dintre criteriile DESI.
Costurile variază în funcție de complexitatea sistemului.
Pasul 4: Digitalizează procesele de HR
Digitalizarea proceselor de HR și colaborare din cadrul echipelor tale poate oferi un avantaj competitiv unui IMM și presupune utilizarea tehnologiilor prezentate anterior.
Antreprenorii sunt deja obligați să gestioneze contractele de muncă în format digital prin sistemul REGES Online care a înlocuit Revisal în 2025.
Accesul în REGES Online se face tot cu semnătură electronică calificată. Dacă ai angajați, fiecare contract de muncă trebuie introdus în REGES Online. Ulterior, ANAF verifică plata contribuțiilor sociale sau încadrarea IMM-urilor la regimul de microîntreprindere (condiția de a avea minim un angajat cu normă întreagă).
Dincolo de aceste obligații legale, digitalizarea HR înseamnă și:
- contracte de muncă semnate electronic
- pontaje digitale
- procese de integrare și traininguri desfășurate digital.
Aceste instrumente reduc birocrația internă și accelerează procesele care altfel consumă ore întregi de muncă administrativă.
De asemenea, trainingurile privind orice element de digitalizare dintr-un IMM, cum ar fi folosirea AI, facturarea electronică, sau sistemele ERP și CRM, pot fi cheltuieli eligibile în programele de finanțare.
Pasul 5: Automatizează și integrează sistemele
După ce au fost integrate soluțiile necesare, următorul pas în digitalizarea unui IMM este automatizarea și integrarea sistemelor, astfel încât instrumentele digitale să lucreze împreună cu intervenții minime.
Specialiștii AlfaSign au observat că multe firme pierd timp în sarcini administrative repetitive, care pot fi automatizate în câteva ore prin sisteme inteligente de automatizare.
De exemplu, o comandă intră pe site, factura se face manual într-un program de contabilitate, este trimisă pe email și încărcată în e-Factura, apoi un angajat actualizează stocul.
Automatizarea elimină acești pași intermediari:
- clientul finalizează comanda
- sistemul generează automat factura
- factura este transmisă automat către e-Factura
- clientul primește documentul pe email
- stocul se actualizează automat în sistem.
Dacă ai integrat CRM-ul, ERP-ul și sistemul de facturare, nu mai trebuie să introduci aceleași date de mai multe ori în locuri diferite. Intervenția umană este necesară doar dacă apare o problemă.
Alte exemple de automatizare în digitalizarea IMM-urilor:
- contracte semnate electronic și arhivate automat
- notificări automate pentru facturi neplătite
- rapoarte generate automat la final de lună
Nu este nevoie de proiecte complexe sau investiții mari. Poți avea rezultate începând cu automatizarea unor procese simple prin soluții accesibile precum Make sau Zapier.
Identifică activitățile repetitive, alege aplicațiile digitale astfel încât acestea să fie compatibile între ele și începe cu un flux simplu de automatizare.
Pasul 6: Securizează infrastructura digitală
80% din breșele de securitate cibernetică provin din erori umane (de exemplu, un angajat care accesează un link malițios poate compromite întreaga bază de date a firmei).
Măsurile de securitate cibernetică sunt obligatorii pentru orice IMM digitalizat:
- Backup automat al datelor critice (facturi, contracte, date clienți), stocat în cloud securizat
- Autentificare 2FA pentru toate conturile importante: e-mail, SPV, platforme cloud, ERP, CRM
- Firewall și antivirus actualizat pe toate dispozitivele utilizate în firmă, inclusiv telefonul mobil
- Parole unice, complexe, gestionate printr-un password manager
- Training astfel încât angajații să recunoască phishing-ul și e-mailurile frauduloase
Obligații și oportunități
GDPR obligă orice firmă care prelucrează date personale să implementeze măsuri adecvate de securitate cibernetică.
Directiva NIS2, transpusă prin Legea 58/2023 privind securitatea cibernetică a României, extinde aceste obligații și la infrastructurile digitale ale unei organizații.
Platforma DNSC (dnsc.ro) oferă scanarea gratuită a vulnerabilităților pentru firme.
Fonduri pentru digitalizarea IMM-urilor: Ce granturi există în 2026?
Programul PNRR Digitalizare IMM
Prin programul PNRR Digitalizare IMM, firmele eligibile pot accesa granturi nerambursabile pentru adoptarea tehnologiilor digitale, de la software și CRM, până la soluții de inteligență artificială și automatizare.
Până în prezent, peste 1.020 de proiecte au fost deja admise pentru finanțare prin această schemă.
Atenție: Prin Ordinul MIPE nr. 116/2026, termenul final de implementare a proiectelor PNRR Digitalizare IMM este 29 mai 2026. Cheltuielile trebuie efectuate și plătite integral până la această dată.
IMM-urile pot obține granturi cuprinse între 20.000 și 100.000 € pentru cheltuieli eligibile:
- Achiziția sau dezvoltarea de software (ERP, CRM, aplicații de automatizare)
- Echipamente IT necesare digitalizării proceselor
- Soluții de cloud computing
- Sisteme de inteligență artificială, machine learning, IoT
- Consultanță pentru identificarea soluțiilor tehnice potrivite
- Formarea personalului pentru utilizarea noilor instrumente
Programul Regional București-Ilfov 2021-2027
MM-urile din București-Ilfov au acces la linia dedicată transformării digitale avansate din Programul Regional București-Ilfov 2021-2027.
Pentru apelul PR BI aferent Acțiunii 1.7, finanțarea nerambursabilă este prevăzută între 25.000 și 200.000 de euro pe proiect, iar alocarea apelului a fost de 17,5 milioane euro, reprezentând 50% din alocarea totală a acțiunii.
Programele Regio din alte regiuni de dezvoltare (Nord-Est, Sud-Est, Centru etc.) alocă fonduri separate pentru digitalizarea IMM-urilor.
