Ca avocat, poți semna contracte, împuterniciri și cereri de procedură în format electronic. De asemenea, poți depune documente pentru clienții tăi la ONRC sau ANAF.
Mai jos, detaliem tipurile principale de documente pe care un avocat le poate semna electronic și procedurile ce țin de acestea.
Ce documente poate semna electronic un avocat?
Contractul de asistență juridică
Contractul de asistență juridică poate fi încheiat în formă electronică. Pentru această formă a contractului, sunt necesare semnătura electronică calificată și/sau sigiliul electronic calificat.
Avocatul trebuie să înregistreze contractul electronic în registrul de evidență a contractelor de asistență juridică și să păstreze un exemplar în arhiva sa.
Prin această înregistrare, contractul primește o dată certă.
Important: Dacă avocatul semnează electronic contractul sau orice alt act, și clientul trebuie să semneze tot cu o semnătură electronică calificată.
Dacă clientul nu deține un certificat calificat, transmiterea contractului semnat pe hârtie se face prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, conform art. 121 alin. (2).
Împuternicirea avocațială electronică
Avocatul poate emite împuternicirea avocațială în formă electronică, cu semnătură electronică calificată, potrivit art. 126 alin. (1³) din Statut.
Împuternicirea dovedește față de instanță sau de altă instituție dreptul avocatului de a reprezenta clientul, în baza contractului de asistență juridică.
Cererile de procedură și copiile certificate pentru instanță
Poți semna electronic cererile de procedură și poți certifica separat copiile anexate, prin aplicarea semnăturii electronice calificate.
Codul de procedură civilă permite depunerea cererilor în formă electronică. Iată câteva exemple:
- Cereri de chemare în judecată;
- Întâmpinări;
- Concluzii scrise;
- Cereri de apel.
De regulă, copiile documentelor care însoțesc astfel de cereri trebuie certificate pentru conformitate cu originalul.
Art. 150 alin. (2) din Codul de procedură civilă permite realizarea acestei certificări prin aplicarea semnăturii electronice pe copiile transmise în format electronic.
De exemplu, dacă trimiți online o întâmpinare și copiile a două contracte în trei PDF-uri distincte, trebuie să aplici semnătura electronică calificată pe fiecare document.
Unde poți depune documentele semnate electronic?
La instanțe, prin Registratura ReJust sau e-mail
Registratura ReJust oferă servicii electronice pentru depunerea documentelor în dosare existente.
Câteva recomandări:
- Pentru o cerere de chemare în judecată, folosește „Creare dosar nou”;
- Pentru apel sau recurs, folosește „Declarare cale de atac”;
- Pentru o întâmpinare ori concluzii scrise, alege „Depunere alte documente într-un dosar existent”.
Următorii pași pentru un dosar nou:
- Alege opțiunea corectă despre starea taxei judiciare de timbru: achitată, de achitat ulterior sau scutire;
- Atașează cererea de chemare în judecată;
- Atașează înscrisurile pe care se întemeiază cererea.
Următorii pași pentru un dosar existent:
- Selectează instanța relevantă;
- Completează numărul dosarului;
- Încarcă actul, eventualele anexe și împuternicirea, dacă nu a fost depusă;
- Completează adresa de e-mail la care dorești să primești notificarea că actele au fost transmise către registratură.
Dacă trimiți actele direct prin e-mail, folosește adresa destinată depunerilor, publicată pe pagina oficială a instanței.
Menționează în subiectul emailului numărul dosarului și actul transmis, de exemplu „Dosar … – întâmpinare”.
Dacă ai nevoie de acces la un dosar electronic din arhiva instanței, trebuie să-l soliciți separat, prin cererea de comunicare a documentelor în format electronic. ReJust permite transmiterea acestei cereri prin serviciul pentru dosare existente.
La ONRC, prin portalul de servicii online
Dacă un client te împuternicește pentru o operațiune de înregistrare a unui SRL, poți depune documentele pentru înmatricularea societății prin portalul de servicii online ONRC.
Pentru cererea de înregistrare pe care o transmiți online în numele clientului, trebuie să folosești o semnătură electronică calificată.
Cum pregătești dosarul pentru înființare SRL
Printre documentele pe care trebuie să le atașezi în dosarul de înființare se află:
- Actul constitutiv;
- Dovada rezervării denumirii;
- Documentul privind dreptul de folosință asupra sediului social;
- Împuternicirea avocațială pentru efectuarea formalităților.
În dosarul transmis online la Registrul Comerțului, actele întocmite electronic trebuie să poarte semnături calificate.
Important: Împuternicirea avocațială nu înlocuiește împuternicirea pentru semnarea actelor.
La ANAF, prin Spațiul Privat Virtual
Pentru documentele fiscale ale cabinetului de avocatură, de exemplu, te poți înregistra în SPV cu CUI-ul cabinetului sau al societății și propria semnătură electronică (dacă apari în actul constitutiv al societății ca asociat sau fondator).
La ANAF, ca împuternicit
Ca împuternicit al unui client, poți transmite petiții către ANAF sau solicita certificatul de atestare fiscală al clientului prin Spațiul Privat Virtual. Iată cum:
- Solicită mai întâi înregistrarea ca împuternicit, folosind certificatul tău calificat;
- Completează formularul cu datele cerute;
- Alege calitatea de împuternicit;
- Atașează documentele de reprezentare solicitate de formularul ANAF.
Împuternicirea trebuie să acopere toate operațiunile SPV și accesul la istoricul operațiunilor clientului, conform procedurii aprobate prin OPANAF nr. 1090/2022.
Important: Dacă ANAF nu poate confirma calitatea ta de împuternicit al clientului, oricare ar fi motivul, va trebui să obții aprobarea înregistrării la ghișeu.
După aprobarea înregistrării
După aprobarea înregistrării, accesează SPV cu certificatul tău calificat și indică persoana reprezentată în solicitarea adresată ANAF:
- Pentru transmiterea unei petiții în numele clientului, folosește formularul de contact din SPV și atașează cererea semnată;
- Pentru certificatul de atestare fiscală, folosește „Solicitări” → „Eliberare documente”. Răspunsurile ANAF se primesc în secțiunea „Mesaje”.
Până când poți trimite prin e-mail actele de procedură civilă?
Pentru un act de procedură civilă, e-mailul trebuie să fie primit de instanță până la ora 00:00 a termenului limită. Termenele variază în funcție de act.
Regula se aplică și după închiderea programului instanței.
De exemplu, un act primit de calculatorul instanței la ora 23:40 în ultima zi respectă termenul de depunere, chiar dacă registratura îl prelucrează în dimineața următoare. Data și ora primirii sunt atestate de calculatorul instanței.
Atenție: Ora semnării PDF-ului și ora din folderul „Trimise” din e-mailul tău nu atestă momentul la care instanța a primit e-mailul.
Semnătura electronică pentru avocați: cloud sau token?
Avocații pot alege semnătura în cloud dacă vor să semneze documente de pe orice dispozitiv cu acces la internet. Dacă preferi să semnezi local, folosind un dispozitiv USB pe calculatorul cabinetului, poți opta pentru semnătura pe token.
Pentru semnăturile electronice calificate AlfaSign, diferențele de utilizare sunt:
| Operațiune | Cloud | Token |
|---|---|---|
| Pregătirea semnării unui PDF | Semnezi din browser, din platforma AlfaSign | Instalezi driverele și componentele de semnare pe calculator |
| Autorizarea semnării | În platforma web, confirmi prin codul OTP primit prin SMS | Introduci PIN-ul tokenului |
| Accesul la SPV cu certificatul calificat | Folosești aplicația AlfaCloud pe Windows | Conectezi tokenul la calculatorul configurat pentru autentificare |
| Accesul la SPV cu certificatul calificat de pe macOS | Nu, doar Windows | Da, inclusiv Mac |
Dacă preferi să semnezi de pe telefon, semnătura electronică în cloud îți permite să încarci PDF-ul în platforma web, să autorizezi semnarea și să descarci documentul semnat în câteva minute.
Cum pregătești fișierele pentru depunerea electronică?
Completează documentul și anexele
Completează documentul și anexele necesare și salvează-le în formatul cerut de procedura respectivă.
Pentru e-mailurile către instanțe, art. 94¹ din regulament menționează că documentele trebuie să aibă formatul PDF. Alte formate sau linkuri se folosesc numai la solicitarea instanței.
Aplică semnătura în fișierul sau fișierele care vor fi depuse
Pentru semnarea electronică a unui PDF, folosește aplicația Adobe Acrobat. Poți găsi mai multe instrucțiuni în ghidul nostru.
Verifică documentul semnat
Deschide PDF-ul în Adobe Acrobat și rulează validatorul pentru semnături. Această funcție verifică automat dacă semnătura ta electronică s-a aplicat corect.
Dacă documentul include o marcă temporală, verifică și rezultatul validării acesteia.
Trimite și păstrează versiunea electronică semnată
După ce trimiți documentele pe email sau pe platforma online ReJust, salvează PDF-urile originale semnate în dosarul electronic al clientului.
Nu păstra copiile obținute prin imprimare sau scanare. Acestea nu mai conțin semnătura electronică verificabilă și, astfel, nu au valoare juridică și nu constituie probe în instanță.
