Din 2025, declarația SAF-T (D406) a devenit obligatorie pentru majoritatea întreprinderilor, inclusiv cele mici.
Acest ghid explică noile obligații pentru contabili și firme, inclusiv ce este SAF-T și ce conține Declarația 406, cine trebuie să raporteze în 2025 și instrumentele necesare pentru depunerea documentelor. Aceste informații te vor proteja de sancțiuni și îți vor arăta pas cu pas cum funcționează SAF-T.
Ce este SAF-T și de ce contează pentru contabili?
SAF-T (Standard Audit File for Taxation) este un fișier electronic standardizat în format XML care conține informații detaliate despre evidențele contabile și fiscale ale unei firme. În România, acest fișier este transmis către ANAF sub forma Declarației informative D406.
Scopul SAF-T este de a facilita controalele fiscale și de a reduce riscul de evaziune, printr-un schimb uniform și transparent de date între contribuabili și autoritățile fiscale.
Practic, fișierul oferă o „radiografie financiară” a companiei, centralizând într-un singur raport toate informațiile importante despre clienți, furnizori, facturi, plăți, stocuri și active.
Pentru contabili, importanța SAF-T este dublă:
- Completarea și verificarea datelor trebuie să fie riguroasă, pentru că erorile pot atrage sancțiuni.
- Odată implementat corect, procesul de raportare reduce timpul alocat întocmirii altor declarații, deoarece datele sunt corelate automat cu cele din sistemele contabile.
Cine are obligația raportării SAF-T în 2025?
Începând cu 1 ianuarie 2025, obligația de raportare SAF-T prin Declarația 406 se extinde la toți contribuabilii mici și mijlocii, precum și la nerezidenții înregistrați în scopuri de TVA în România.
Practic, de anul acesta, aproape toate companiile și organizațiile care țin contabilitate în partidă dublă trebuie să depună D406.
Categoriile de entități obligate să depună SAF-T
Conform legislației (Legea nr. 207/2015 și Ordinul ANAF nr. 1783/2021), principalele entități vizate sunt:
- societăți pe acțiuni (S.A.)
- societăți în comandită pe acțiuni (SCA)
- societăți cu răspundere limitată (S.R.L.)
- societăți în nume colectiv (SNC) și societăți în comandită simplă (SCS)
- companii naționale și regiile autonome
- organizații cooperatiste (meșteșugărești, de consum, de credit)
- institute naționale de cercetare-dezvoltare
- asociații cu scop patrimonial și alte entități cu personalitate juridică
- persoane juridice străine care desfășoară activitate prin sediu permanent în România sau care au locul de exercitare a conducerii efective aici
- societăți nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România
Cine este exceptat de la SAF-T
Nu au obligația depunerii D406 următoarele categorii:
- PFA-uri, întreprinderi individuale (II) și familiale (IF)
- cabinete medicale, birouri individuale de avocați și notari
- societăți profesionale de avocați, notari sau practicieni în insolvență
- asociații familiale și alte entități ce țin contabilitatea în partidă simplă
- instituții publice și autorități administrative
- persoanele juridice cu activitatea suspendată temporar la ONRC
Obligații speciale
Chiar dacă nu desfășoară activitate economică, entitățile fără scop patrimonial (partidele politice, asociațiile de proprietari, patronatele, instituțiile religioase) sunt obligate la raportare dacă țin contabilitatea în partidă dublă.
În cazul contribuabililor nou-înființați, obligația începe odată cu prima perioadă de raportare fiscală.
De asemenea, dacă o firmă nu are activitate într-o anumită perioadă (nu înregistrează tranzacții), obligația de depunere a D406 rămâne valabilă.
Pe de altă parte, societățile cu activitate suspendată oficial la Registrul Comerțului nu au obligația depunerii SAF-T pentru perioada suspendării.
Ce informații trebuie să includă Declarația 406 (SAF-T)?
Declarația 406 (SAF-T) este un fișier XML complex, care conține 390 de câmpuri obligatorii. Acestea trebuie completate pe baza evidențelor contabile și fiscale ale firmei și respectă un format standard stabilit de ANAF și de OECD.
Structura principală a fișierului SAF-T
Fișierul D406 este împărțit în mai multe secțiuni și subsecțiuni:
Antetul (Header)
Antetul include date generale despre contribuabil și raportare:
- denumirea și CUI-ul firmei
- adresa și persoana de contact
- software-ul utilizat pentru generarea fișierului
- perioada de raportare (lună/trimestru/an) – se completează cu începutul și sfârșitul perioadei
- tipul de declarație (inițială, rectificativă, test)
Fișierele Master (Master Files)
Fișierele Master sunt baze de date (tabele) care conțin informații de referință. Fiecare tabel are câmpuri specifice pentru fiecare tip de date:
- Conturi contabile: Se listează fiecare cont din planul de conturi al firmei, cu simbolul și descrierea aferentă.
- Clienți și Furnizori: Pentru fiecare partener, se inserează înregistrări separate care includ numele, codul de înregistrare fiscală și adresa.
- Produse și Stocuri: Fiecare produs are un câmp pentru codul produsului, denumire și unitate de măsură.
- Active: Se specifică detalii despre active, cum ar fi valoarea de achiziție și amortizarea.
Înregistrări contabile – Registrul Jurnal (General Ledger Entries)
Această secțiune este o listă de înregistrări contabile aferente perioadei de raportare. Fiecare element este o tranzacție individuală, care conține:
- conturile contabile analitice (AccountID)
- sumele debitoare și creditoare corespunzătoare
- legătura cu partenerii (clienți/furnizori) și cu codurile TVA aferente
Documente sursă (Source Documents)
Reunesc detalii despre documentele comerciale care stau la baza înregistrărilor:
- facturi de vânzare și achiziție – se creează o înregistrare pentru fiecare factură emisă, cu câmpuri dedicate pentru numărul facturii, data emiterii, valoarea totală și TVA-ul dacă e cazul.
- mișcări de stocuri – informațiile despre intrările și ieșirile de produse sunt înregistrate cu detaliile aferente (produs, cantitate, valoare)
- plăți și încasări
- tranzacții cu active
Tipuri de raportare a Declarației 406
- Raportarea lunară/trimestrială (SAF-T general) – conține informații despre tranzacțiile curente.
- Raportarea anuală (Active) – vizează imobilizările corporale și necorporale.
- Raportarea la cerere (Stocuri) – solicitată punctual de organul fiscal, în termen de maximum 30 zile de la solicitare.
Pentru a te asigura că declarația este corectă, este esențial ca sistemul tău de contabilitate (ERP) să poată extrage automat aceste date din evidențele tale și să le exporte într-un fișier XML valid.
Ulterior, fișierul XML trebuie validat prin programul de generare a declarației și apoi transformat într-un format lizibil, precum un PDF, pentru a putea fi verificat de către contabil înainte de a fi transmis către ANAF.
Ce îți trebuie pentru a depune SAF-T? Semnătura electronică și alte cerințe tehnice
Pentru a depune Declarația 406, ai nevoie de anumite instrumente tehnice ce respectă cerințele legale.
Software compatibil cu SAF-T
Depunerea nu se face manual. Este obligatorie utilizarea unui program de contabilitate sau a unui ERP care are integrat modul de generare SAF-T.
Aplicații precum Smartbill sau Nextup extrag automat datele contabile și fiscale, exportă informațiile într-un fișier XML conform specificațiilor ANAF și permit conversia în format PDF pentru verificări interne.
Semnătura electronică calificată
Declarația 406 trebuie semnată electronic de către contabil sau reprezentantul legal al firmei. Ai nevoie de semnătura electronică calificată emisă de un furnizor acreditat, conform Regulamentului eIDAS.
Un fișier fără semnătură electronică calificată nu poate fi încărcat în SPV.
Validarea prin DUK Integrator
Fișierul XML se validează cu aplicația DUK Integrator, pusă la dispoziție de ANAF. Aceasta verifică structura și corectitudinea tehnică a datelor.
Atenție: validarea confirmă doar dacă fișierul este construit corect, nu și dacă informațiile contabile sunt exacte – responsabilitatea rămâne a contabilului.
Limitări tehnice
Dimensiunea maximă a fișierului acceptată de portalul ANAF este 500 MB. Dacă fișierul tău SAF-T depășește această limită, fișierul se transmite în mai multe segmente, fiecare conținând antetul și cel puțin o secțiune completă.
Declarații de test (D406T)
Contabilii au posibilitatea de a încărca declarații de test (D406T). Acestea nu sunt luate în considerare de ANAF ca date fiscale, dar ajută la verificarea corectitudinii fișierului și la familiarizarea cu procedura.
Sancțiuni pentru întârziere sau raportare incorectă
Legislația prevede sancțiuni clare pentru nerespectarea obligațiilor privind respectarea termenelor și acuratețea datelor din Declarația 406, descrise mai jos:
- Amenzi pentru nedepunere la termen – Dacă declarația SAF-T nu este depusă până la termenul legal, contribuabilul riscă o amendă cuprinsă între 1.000 lei și 5.000 lei.
- Amenzi pentru raportări incomplete sau greșite – În cazul în care declarația conține informații incorecte sau lipsesc anumite date obligatorii, amenda aplicabilă este între 500 lei și 1.500 lei.
Nu sunt sancționați contribuabilii care rectifică fișierul SAF-T până la termenul de depunere al următoarei declarații. La fel, cei care corectează declarația ulterior termenului legal, dar eroarea a apărut din cauze neimputabile contribuabilului (de exemplu, o problemă tehnică de validare) nu vor primi amenzi.
Dacă după transmitere se descoperă o greșeală, se depune o Declarație D406 Rectificativă, care înlocuiește integral fișierul depus anterior. Declarația rectificativă va include atât datele corecte, cât și cele inițiale, iar termenul limită pentru depunerea ei este același cu cel al declarației următoare.
Soluții tehnice – cele mai folosite softuri și cum te pot ajuta
Depunerea Declarației 406 este imposibilă fără un software care să genereze fișierul SAF-T conform cerințelor ANAF. Iată câteva recomandări de programe de contabilitate și ERP cu suport SAF-T:
- Saga
- Winmentor
- Ciel
- NextUp ERP
- SmartBill Conta
Cum te ajută un soft dedicat ERP
- Fișierele sunt generate automat din evidențele contabile, reducând timpul de lucru.
- Programele verifică structura fișierului XML automat și oferă rapoarte în format PDF, ușor de verificat.
- Programele se sincronizează SAF-T cu e-Factura, e-Transport sau declarațiile periodice de TVA.
- Datele sunt centralizate și corelate, ceea ce scade probabilitatea de erori și sancțiuni.
Depunerea efectivă a SAF-T – Ghid pas cu pas
Depunerea Declarației 406 se face exclusiv online, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV) al ANAF (vezi aici cum accesezi SPV). Procesul presupune câțiva pași tehnici care trebuie respectați cu atenție.
1. Generarea fișierului XML
- Softul contabil sau ERP-ul utilizat exportă datele într-un fișier XML conform structurii SAF-T.
- Urmează validarea cu DUK Integrator a fișierului XML.
- Dacă apar erori de structură, acestea trebuie corectate în softul de contabilitate înainte de revalidare.
- În urma validării, se generează un fișier PDF care se semnează electronic cu un certificat calificat.
2. Încărcarea în SPV
- Declarația validată și semnată se urcă în SPV.
- Este recomandată salvarea recipisei, care confirmă depunerea cu succes.
- Recipisa afișează statusul fișierului: acceptat, respins sau acceptat cu erori.
- Dacă fișierul a fost respins, trebuie corectat și retransmis.
Dacă fișierul are dimensiuni mai mari de 500 MB, depunerea se face pe mai multe module. Fiecare modul conține antetul și cel puțin o secțiune completă (de exemplu, doar facturi sau doar înregistrări contabile).
Termene de depunere în 2025
- Lunar – pentru contribuabilii mari și mijlocii (perioadă de grație de 6 luni).
- Trimestrial – pentru contribuabilii mici (perioadă de grație de 3 luni).
- Raportare anuală – doar pentru active.
- Raportare la cerere – pentru stocuri, în maximum 30 de zile de la solicitarea organului fiscal.
