Înființarea unei firme complet online este o decizie mai accesibilă ca niciodată în 2025, dar trebuie să te pregătești cunoscând pașii necesari pentru digitalizare. Semnătura electronică face parte din aceste pregătiri, dar nu se rezumă totul la asta.
Dacă ești la început de drum ca antreprenor, acest ghid îți va arăta ce documente sunt necesare pentru înființare, cum te poate ajuta semnătura electronică și care sunt pașii concreți pentru a deschide o firmă rapid și legal, direct de pe laptopul sau telefonul tău.
Ce este dosarul de înființare și când îl poți trimite online
Dosarul de înființare este setul de documente pe care trebuie să le pregătești pentru a înregistra oficial o firmă la Registrul Comerțului. Acesta conține datele de bază ale firmei, declarațiile fondatorilor și dovada că ai un sediu și un obiect de activitate clar definit.
Începând cu 2024, Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) permite transmiterea integral online a dosarului, fără prezență fizică, cu condiția să ai o semnătură electronică calificată.
Când poți opta pentru procedura online?
Poți depune dosarul de înființare a firmei dacă:
- Ai toate documentele pregătite în format electronic (PDF semnate digital);
- Tu sau un împuternicit aveți o semnătură electronică validă (calificată);
- Alegeți să trimiteți dosarul prin portal.onrc.ro sau prin e-mail securizat.
Ce documente trebuie semnate electronic
Dacă optezi pentru înființarea online a firmei, documentele din dosar trebuie semnate electronic de către fondatori sau de către persoana împuternicită. Semnătura trebuie să fie calificată, adică emisă de un furnizor autorizat precum AlfaSign și recunoscută legal în Uniunea Europeană.
Aceste documente sunt obligatorii indiferent dacă înființezi un SRL, SRL-D sau altă formă juridică simplă.
- Documente administrative – transmise către ONRC și validează intenția de înființare:
- Cererea de înregistrare (formular-tip ONRC)
- Declarația pe propria răspundere a fondatorului/administratorului
- Specimenul de semnătură (poate fi înlocuit cu semnătură calificată digitală)
- Documente constitutive – Actul constitutiv – include numele firmei, asociații, capitalul social, sediul, obiectul de activitate (CAEN), contractul de comodat/închiriere pentru sediul social, acordul de asociere, dacă sunt mai mulți fondatori
Toate aceste documente trebuie semnate electronic de fiecare asociat în parte, în format PDF cu semnătură calificată. Dacă ai un împuternicit, și procura notarială se poate semna electronic dacă este emisă în format digital de un notar.
Ce NU trebuie semnat electronic (dar trebuie inclus)
Aceste documente se încarcă împreună cu restul dosarului, dar nu necesită semnătură digitală.
- Dovada verificării denumirii firmei (certificat de rezervare)
- Dovada plății capitalului social (ex: extras de cont)
- Dovada achitării taxelor ONRC
Sfat: Pentru a evita respingerea dosarului, asigură-te că fiecare fișier este semnat separat (nu doar arhiva ZIP). ONRC poate refuza dosarul dacă semnătura electronică nu este vizibilă și verificabilă individual în fiecare fișier.
Cum obții semnătura electronică pentru înființarea firmei
Pentru a putea trimite dosarul de înființare 100% online, ai nevoie de o semnătură electronică calificată. Este singurul tip de semnătură recunoscut oficial de ONRC, având aceeași valoare legală ca o semnătură olografă. Obținerea semnăturii electronice pentru înființarea firmei este un proces foarte simplu și poate fi realizat 100% online.
Tipuri de semnături electronice – care este valabilă la ONRC?
Atenție: Nu toate formele de semnătură digitală sunt acceptate, în speță semnătura simplă și cea avansată. Doar semnătura electronică calificată are valoare legală deplină în relația cu ONRC. Fie că alegi o semnătură electronică în cloud sau pe token, atâta timp cât este o semnătură calificată, ești acoperit.
| Tip semnătură | Valoare legală | Poate fi folosită la ONRC? |
| Semnătură simplă | Nu | Nu |
| Semnătură avansată | Limitată | Nu |
| Semnătură calificată | Da | Da |
Pașii pentru obținerea semnăturii calificate de la AlfaSign
- Alegi pachetul potrivit pentru nevoile tale – valabilitate de 1, 2 sau 3 ani.
- Completezi formularul de solicitare pe site-ul AlfaSign.
- Te identifici la distanță (prin identificare video și încărcând actele necesare).
- Primești certificatul digital calificat, cu instrucțiuni de instalare.
- Semnezi documentele PDF folosind aplicația furnizată sau aplicații compatibile (ex: Adobe Acrobat Reader).
Semnătura ta digitală nu este doar pentru înființare
Odată emis, certificatul calificat poate fi folosit în:
- relația cu ONRC, ANAF, ITM, SPV;
- semnarea contractelor comerciale;
- semnarea facturilor emise în sistem e-Factura;
- semnarea declarațiilor contabile sau fiscale;
- colaborarea digitală cu clienți, furnizori și instituții.
Platforme utile unde poți depune dosarul digital
După ce ai semnat electronic toate documentele necesare, urmează să trimiți dosarul către Registrul Comerțului. Din fericire, în 2025 acest lucru se poate face complet online, prin platforme oficiale care acceptă semnătură electronică calificată.
Portalul Registrului Comerțului – platforma principală
Accesează website-ul myportal.onrc.ro pentru a-ți înființa firma::
- Creezi un cont de utilizator (ca persoană fizică sau juridică);
- Completezi formularul de înregistrare;
- Atașezi documentele semnate electronic;
- Plătești online taxele aferente înființării.
Platforma verifică semnăturile electronice și îți oferă confirmare imediată că dosarul a fost transmis cu succes.
Transmitere prin e-mail securizat (cu semnătură calificată)
ONRC acceptă, în anumite cazuri, transmiterea dosarului și prin e-mail, doar dacă toate documentele sunt semnate calificat, iar mesajul conține semnătura digitală a expeditorului.
Este o soluție alternativă, dar mai puțin transparentă decât platforma dedicată, pentru că nu oferă feedback automat.
Platforme conexe utile pentru pașii următori
După ce firma este înființată, vei folosi și alte platforme în care semnătura electronică rămâne esențială:
- SPV (Spațiul Privat Virtual ANAF) – pentru depunerea declarațiilor fiscale;
- e-Factura ANAF – pentru semnarea și trimiterea facturilor;
- Ghișeul.ro – pentru unele plăți de taxe sau servicii publice;
- ONRC monitorizare – pentru solicitări ulterioare legate de firmă.
Sfat AlfaSign: Dacă înființezi firma online, păstrează o arhivă locală cu toate documentele semnate digital și confirmările de transmitere. S-ar putea să îți fie utile în caz de dispute ulterioare.
Avantajele reale ale folosirii semnăturii electronice de la început
Folosirea semnăturii electronice încă din faza de înființare a firmei este o alegere strategică care îți poate simplifica puternic întreaga activitate antreprenorială.
- Nu mai ai nevoie să mergi la ghișee sau să te sincronizezi cu programul funcționarilor.
- Îți poți semna și trimite documentele în afara orelor de lucru, chiar și în weekend.
- Reduci costuri operaționale: fără cheltuieli de transport, printare, trimitere prin curier.
- Nu mai plătești pentru autentificări notariale inutile (în multe cazuri semnătura calificată este suficientă).
- Ai control total asupra documentelor tale: le păstrezi în format digital, oricând accesibil și verificabil.
- Poți semna documentul de mai multe ori, cu marcă temporală, pentru a avea trasabilitate clară.
- Semnătura calificată este echivalentă legal cu semnătura olografă.
- Semntătura digitală este recunoscută oficial de instituții precum ONRC, ANAF, CNAS, ITM.
Folosirea semnăturii electronice te pregătește pentru viitorul digital al afacerii tale
Odată emisă, semnătura poate fi folosită pentru:
- contracte comerciale cu clienți și furnizori;
- semnarea de facturi în e-Factura;
- înscrierea în SPV și alte platforme guvernamentale;
- semnarea internă a deciziilor administrative.
De ce să amâni? Un antreprenor pregătit pentru digitalizare se gândește de la început pe termen lung. Dacă îți deschizi firma online semnând documentele cu semnătura electronică, vei putea opera rapid, sigur și fără blocaje birocratice.
Checklist: Pregătește dosarul de firmă în 5 pași
Să recapitulăm pașii pe care trebuie să îi urmezi dacă vrei să înființezi o firmă 100% online:
Pas 1: Verifică denumirea firmei
- Gândrește-te la numele firmei
- Intră pe portal.onrc.ro și cauți un nume disponibil.
- Rezervă online denumirea (certificatul de disponibilitate se primește digital).
Pas 2: Stabilește elementele cheie ale firmei
- Forma juridică: SRL, SRL-D, PFA etc.
- Codul CAEN principal + activități secundare.
- Sediul social – cu contract de comodat, închiriere sau găzduit.
Pas 3: Pregătește și semnează documentele
- Act constitutiv
- Declarații pe propria răspundere
- Cererea ONRC
- Alte documente (după caz)
Semnează-le toate cu semnătură electronică calificată (de preferat în format PDF).
Pas 4: Trimite dosarul online
- Încarcă totul pe portal.onrc.ro
- Plătește taxa online
- Primești confirmarea de înregistrare pe email
Pas 5: Păstrează arhiva electronică
- Toate fișierele semnate
- Confirmările ONRC
- Certificatul digital primit
Înființarea unei firme online în 2025 a devenit un proces mult mai simplu, dar e important să pregătești atent dosarul și să folosești semnătura electronică calificată pentru fiecare document. Astfel, vei putea păși legal și eficient într-un mediu de afaceri digital în care fiecare minut contează!
