Cum te înrolezi în SICAP și cum participi la licitații?

Pentru a participa la licitații publice în România, este necesară înregistrarea în Sistemul Electronic de Achiziții Publice.

Ghidul AlfaSign prezintă pașii de înrolare în SEAP/SICAP, explică rolul semnăturii electronice calificate și detaliază toate etapele, de la crearea contului până la depunerea ofertei.

SEAP și SICAP: Care sunt diferențele?

SEAP și SICAP desemnează aceeași platformă digitală de achiziții publice gestionată de Autoritatea pentru Digitalizarea României prin portalul e-licitatie.ro.

Diferența dintre termeni este:

• SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice) este denumirea oficială a sistemului electronic de achiziții publice din România, prezentă în toată legislația în vigoare; 
• SICAP (Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfășurare al Achizițiilor Publice) este noua infrastructură tehnică prin care funcționează SEAP din 2 aprilie 2018.

SICAP este platforma actualizată prin care operezi în SEAP, conform Legii nr. 98/2016 și nr. 99/2016.

Tipuri de proceduri disponibile în SICAP

• Achiziția directă din catalog permite publicarea ofertei în catalogul electronic, fără licitație;
• Procedura simplificată se folosește pentru valori medii și are documentație și termene mai reduse;
• Licitația deschisă este procedura completă de licitație, folosită pentru contracte de valoare mare;
• Licitația restrânsă include o etapă de selecție prealabilă a candidaților;
• Negocierea se utilizează doar în situații reglementate de lege.

Pașii pentru înrolarea în SICAP

Pentru a te înrola în SICAP și a participa la licitații publice, trebuie să creezi un cont pe e-licitatie.ro, să validezi accesul și să depui oferta în procedura aleasă.

Un operator economic, de exemplu un SRL sau un PFA, poate participa ca ofertant dacă îndeplinește condițiile procedurii. Pașii principali sunt: 

Asigură-te că ai semnătura electronică calificată

Semnătura electronică calificată permite validarea automată a contului SICAP și este necesară ulterior la depunerea ofertelor.

Pentru înrolare, folosește un certificat digital calificat emis de un prestator de servicii de încredere calificat, listat în EU Trusted List. 

Dincolo de SICAP, certificatul digital calificat poate fi utilizat pentru autentificarea în alte platforme ale statului, precum:

• ANAF, prin Spațiul Privat Virtual (SPV);
• ONRC;
• REGES Online.

Înregistrează-te online pe platforma e-licitație

1. Accesează secțiunea de înregistrare;
2. Selectează înregistrare ca ofertant (cont nou);
3. Acceptă termenii și condițiile;
4. Selectează țara de origine și tipul entității (persoană fizică sau juridică) ;
5. Completează formularul cu datele firmei, sediul social, datele reprezentantului legal și adresa de contact;
6. Alege un username și o parolă sigură;
7. Notează PIN-ul generat de sistem, necesar ulterior la descărcarea certificatului digital generat de SEAP. 

La următorul pas, sistemul oferă două opțiuni de validare a contului:

Validarea automată a contului

Dacă CUI-ul firmei tale este identificat corect în baza de date SEAP și deții deja un certificat digital calificat (semnătură electronică de la un furnizor acreditat), poți semna pe loc cererea de înregistrare.

Platforma SEAP generează certificatul digital de acces (distinct de certificatul tău personal) în câteva minute.

Validarea manuală a contului

Dacă nu deții o semnătură electronică calificată sau reprezinți o companie înregistrată în afara României, va trebui să încarci copii ale documentelor justificative sau Împuternicirea semnată electronic, după caz:

• Pentru firme/PFA-uri din România, ai nevoie de: Copie după Certificatul de Înregistrare Fiscală (CIF) / Certificatul Unic de Înregistrare (CUI) de la Registrul Comerțului (ORC), ori încheierea de înscriere în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor / Societăților Agricole;
• Pentru firme străine: Copii ale documentelor oficiale care atestă înregistrarea profesională/juridică în țara de rezidență, traduse în limba română de un traducător autorizat.

Cererea va fi procesată de către un operator SEAP, iar certificatul digital de acces în contul SEAP va fi emis doar după aprobarea manuală a documentelor atașate.

Descarcă certificatul de acces SEAP

După aprobarea cererii, sistemul trimite un mesaj de confirmare pe adresa de e-mail din formular. Mesajul conține pașii pentru descărcarea certificatului digital de acces SEAP.

1. Accesează link-ul primit în e-mail;
2. Introdu username-ul, parola și codul PIN generate la înregistrare pentru a descărca certificatul digital de acces (fișierul în format .pfx);
3. Instalează certificatul în browser/sistem urmând manualul de utilizare pus la dispoziție de platformă. Acest certificat are o valabilitate de 2 ani.

Completează profilul firmei ca ofertant

După validarea contului, completează profilul de operator economic pentru a accesa licitații relevante și a vinde direct prin catalogul electronic.

Iată ce elemente trebuie completate și actualizate în profilul SEAP:

• Codurile CPV (Vocabularul Comun al Achizițiilor), care reprezintă clasificarea europeană standard pentru bunuri, servicii și lucrări. Selectarea corectă a codurilor specifice domeniului tău de activitate activează notificări pentru licitații relevante;
• Date de contact și identificare, precum numerele de telefon, adresele de email pentru notificări și conturile bancare (inclusiv contul de Trezorerie). Asigură-te că sunt introduse corect;
• Obligația legală: Conform HG nr. 395/2016, operatorii economici au obligația de a menține datele de identificare din SEAP actualizate ori de câte ori intervin modificări administrative (schimbarea sediului social, a reprezentantului legal etc.).

De reținut: Documentele suport ale firmei (cum ar fi Certificatul Constatator ONRC, cazierele judiciare sau bilanțurile financiare) se încarcă separat în format electronic, pentru fiecare procedură în parte la care decizi să adaugi o ofertă.

Pentru vânzări prin Catalogul Electronic (Achiziții Directe)

Dacă scopul tău este să vinzi direct către instituțiile publice (fără licitație deschisă, în limita pragurilor valorice legale), profilul tău din SEAP trebuie completat cu oferte de catalog.

Pentru fiecare ofertă va trebui să definești:

• Denumirea produsului / serviciului / lucrării;
• Descrierea tehnică detaliată și specificațiile;
• Prețul unitar (exprimat în RON, cu specificarea clară a valorii cu/fără TVA);
• Codul CPV aferent produsului respectiv.

Important: Configurarea corectă a codurilor CPV în profilul de ofertant activează notificările automate din sistem.

De ce recomandăm înregistrarea cu semnătură electronică calificată

Certificatul digital calificat poate ajuta la validarea automată în SEAP/SICAP când datele sunt acceptate de platformă. Fără această validare, cererea poate intra în verificare manuală. 

Pentru validarea manuală, ia în calcul cel puțin 2 zile lucrătoare. Durata poate crește în funcție de solicitări și de corectitudinea documentelor încărcate.

Platforma poate cere documente suplimentare pentru verificarea identității și a reprezentării legale a operatorului economic. Dacă documentele sunt incomplete sau greșite, cererea poate fi respinsă și trebuie reluată. 

Sfat: Compară certificatul digital calificat pe token cu cel în cloud și alege o opțiune care îți va fi utilă și în alte procese. Ambele tipuri de certificat digital sunt acceptate pentru validarea în SEAP/SICAP.

Atenție! Nu confunda certificatul de acces SEAP cu semnătura electronică calificată. Certificatul SEAP (.pfx) permite doar autentificarea în sistem. Depunerea ofertelor necesită obligatoriu o semnătură electronică calificată, conform reglementărilor eIDAS implementate în România.

Cum participi la licitații în SICAP/SEAP

După autentificarea în sistem, orice operator economic poate participa la licitații publice în SICAP/SEAP urmând pașii de mai jos:

1. Identifică licitații potrivite după județ, codul CPV, tip contract, valoare estimată și tip procedură;
2. Descarcă Caietul de sarcini și Fișa de date, care cuprind specificațiile produselor/serviciilor necesare și procedurile pentru ofertanți; 
3. Accesează pagina de detaliu a licitației identificate și apasă butonul „Înscriere în procedură” (consumă o participare din cont);
4. Verifică în Fișa de date valoarea garanției și modalitatea acceptată de constituire. Dacă documentația cere virament prin Trezorerie și nu ai cont, verifică pașii pentru a deschide contul la Trezorerie înainte de termenul limită;
5. Completează formularul electronic DUAE în contul SEAP cu datele firmei; 
6. Redactează propunerea tehnică conform cerințelor din Caietul de sarcini; 
7. Introdu prețul total în secțiunea propunerii financiare din SEAP. Sistemul criptează automat oferta financiară în momentul încărcării; 
8. Semnează fiecare fișier încărcat cu o semnătură electronică calificată. Respectă formatul de semnătură cerut în Fișa de date (PDF, .p7s sau .p7m); 
9. Trimite oferta înainte de ora limită afișată în sistem.

Atenție! Înscrierea la o licitație nu este posibilă dacă:

• Nu ai participări disponibile în cont (credite preplătite sau gratuite disponibile);
• Ai fost suspendat din sistem;
• Autoritatea contractantă a suspendat procedura.

Poți participa la licitații publice fie individual, fie în asociere cu un alt operator economic, terț susținător sau subcontractanți. În acest caz, partenerii trebuie să se înregistreze în SEAP și să completeze formularul DUAE separat.

De ce trebuie să plătești garanții ca ofertant?

La licitațiile publice statul solicită garanții financiare pentru reducerea riscurilor comerciale. Garanția de participare protejează statul de riscul unui comportament necorespunzător al ofertantului.

Valoarea acesteia nu poate depăși 2% din valoarea estimată a contractului și este restituită către ofertant la pierderea licitației sau la finalizarea contractului.

Ce este garanția de bună execuție?

Garanția de bună execuție se aplică după câștigarea contractului, iar valoarea ei nu trebuie să depășească 10% din prețul contractului fără TVA. Acest instrument asigură instituția publică că obligațiile contractuale vor fi îndeplinite corect.

Garanția poate fi plătită prin virament bancar într-un cont specific deschis la Trezoreria Statului sau prin rețineri succesive din facturile emise către stat.

Restituirea acestei garanții se face după finalizarea contractului și după semnarea procesului-verbal de recepție. 

Atenție: Depunerea unei garanții mai mici decât suma solicitată poate duce la respingerea ofertei tale.

Analizează documentația de atribuire înainte de depunerea ofertei

Analizează documentația de atribuire înainte de a te înscrie la licitație, pentru a te asigura că firma ta îndeplinește criteriile de calificare.

Fișa de date stabilește criterii de calificare ale firmei, precum:

• Pragul minim obligatoriu pentru cifra de afaceri a firmei;
• Capacitatea tehnică și profesională;
• Experiența necesară (contracte anterioare relevante).

De asemenea, fișa de date stabilește criteriul și final de atribuire a unui contract public:

• Prețul cel mai scăzut;
• Cel mai bun raport calitate-preț (punctaj calculat pe baza unor factori de evaluare cu ponderi prestabilite).

În cazul în care mai multe firme obțin punctaje egale, autoritățile pot solicita noi propuneri financiare, iar oferta câștigătoare este cea cu prețul mai mic.

Poți transmite întrebări legate de licitații prin interfața SEAP. Răspunsurile oficiale ale autorității apar ca anexe ale documentației de atribuire.

Important: Cerințele tehnice din caietul de sarcini pot fi uneori modificate, motiv pentru care trebuie să le verifici atent înainte de a depune o ofertă.

Cum sunt evaluate ofertele și cum se atribuie contractul?

Ofertele sunt evaluate de comisia de evaluare, iar contractul se atribuie pe baza criteriului din Fișa de date.

Comisia verifică următoarele: 

1. Conformitate administrativă;
2. Eligibilitate (DUAE);
3. Propunerea tehnică;
4. Propunerea financiară.

În urma analizei acestor criterii, se creează un clasament al ofertelor, în funcție de preț sau raportul calitate-preț.

Important: Comisia de evaluare poate solicita clarificări ofertanților privind cele de mai sus. Răspunde în termenul acordat pentru a evita descalificarea din licitație.

La finalul licitației, anunțul de atribuire se publică în SICAP și primești o notificare.

În cazul în care consideri că există o neregulă în procesul de evaluare, poți contesta decizia la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC).

Termenele pentru contestație sunt stabilite diferit pentru fiecare tip de procedură.

Erori tehnice care pot duce la descalificarea ofertei

• Formatul semnăturii este diferit față de cerințele Fișei de date;
• Fișierele sau arhivele .zip au parolă;
• Informații contradictorii între DUAE și oferta tehnică sau financiară;
• Garanție de participare neplătită;
• Neacordarea răspunsurilor la solicitările de clarificare ale comisiei în termenul stabilit;
• Arhivă cu structură sau denumiri de fișiere incorecte.