Cum alegi soluția potrivită pentru securitatea documentelor tale? În acest articol vei descoperi cum funcționează marcarea temporală, beneficiile sale și când este recomandată în locul semnăturii electronice simple.
Cum funcționează marcarea temporală?
Marcarea temporală este un proces prin care unui document electronic îi este aplicată marca temporală electronică, aceasta fiind un set de date emis de un furnizor calificat care atestă momentul semnării documentului. Aceasta conține data și ora exactă la care a fost semnat documentul, garantată criptografic, atestând existența documentului și faptul că a fost semnat la acel moment si nemodificat ulterior semnarii.
Procesul de marcare temporală funcționează astfel:
- ‘’Amprenta’ documentului este trimisă către un furnizor de servicii de marcare temporală.
- Sistemul generează o amprentă digitală unică (hash) a documentului.
- Această amprentă este înregistrată în serverele furnizorului, care adaugă data și ora exactă.
- Marca temporală electronică calificată aplicată este acum aplicată pe document. (Documentul nu părăsește niciodată dispozitivul tău. Furnizorul primește doar o amprentă unică, criptată, pe care o folosește pentru a înregistra marca temporală.
Această metodă de semnare asigură integritatea și autenticitatea documentului, dovedind fără echivoc că acesta exista în forma respectivă la momentul semnării și nu a fost modificat ulterior.
De ce să alegi să folosești marcare temporală?
Marcarea temporală aduce multiple beneficii în ceea ce privește securitatea, conformitatea legală și eficiența proceselor administrative.
Siguranță crescută
Marcarea temporală atestă fără echivoc existența unui document la un moment precis. Astfel, compania ta este protejată de orice îndoială cu privire la data sau conținutul documentului, fie că este vorba despre dovedirea drepturilor asupra unui brevet, validarea unui contract la un anumit moment sau orice altă situație în care este necesară confirmarea existenței și integrității unui act.
Dovadă incontestabilă a momentului semnării
Chiar și în cazul unui document care nu a fost semnat electronic, marcarea temporală poate oferi o dovadă verificabilă a datei și orei la care documentul a fost creat sau semnat, fiind utilă în tranzacțiile digitale cu valoare legală: cazuri juridice, dispute comerciale sau verificări administrative.
Conformitate legală și valoare juridică
Conform reglementărilor europene și legislației naționale, marca temporală electronică calificată are aceeași valoare juridică ca un document autentificat de un notar sau înregistrat într-un registru oficial. Astfel, documentele pot fi folosite în instanță fără a necesita măsuri suplimentare de validare.
Simplificarea proceselor administrative
Folosirea marcării temporale reduce birocrația, permițând atestarea digitală a datei certe a documentelor. Astfel se reduc timpul și resursele necesare pentru autentificarea documentelor, fără a mai fi nevoie de validare manuală, ceea ce duce la un flux de lucru mai rapid și eficient în organizații.
Protecția și integritatea documentelor
Prin aplicarea unei mărci temporale calificate, forma în care exista documentul la momentul aplicării mărcii este atestată legal și imutabilă, oferind o metodă sigură de arhivare și protecție a informațiilor sensibile, lucru esențial în cazul documentelor financiare și juridice.
Reducerea costurilor și eficiență sporită
Marcarea temporală electronică elimină necesitatea de a păstra documentele într-un registru oficial sau a le autentifica notarial, contribuind la o gestionare mai eficientă a resurselor. Costurile asociate cu imprimarea, transportul, stocarea și notarizarea documentelor sunt reduse considerabil.
Documente care necesită marca temporală electronică
Anumite documente necesită marcare temporală pentru a avea valoare juridică și a putea fi utilizate în siguranță în diverse procese administrative sau comerciale. Printre acestea se numără:
- Contractele și acordurile – pentru a garanta momentul exact al încheierii unui contract.
- Declarațiile și documentele oficiale – pentru a preveni orice contestare ulterioară.
- Documentele juridice – unde data și ora sunt esențiale pentru validitatea documentelor.
- Documentele de proprietate intelectuală – pentru a proteja drepturile de autor și brevetele.
Odată aplicată marcarea temporală, aceste documente pot fi verificate și utilizate în siguranță ulterior semnării, fără riscul de modificare sau contestare a datei la care au fost create.
Legislația în vigoare privind marca temporală calificată
În România, utilizarea mărcii temporale electronice este reglementată prin Legea nr. 214/2024, care a intrat în vigoare la 8 octombrie 2024. Această lege stabilește condițiile de utilizare a semnăturii electronice, a sigiliului electronic și a mărcii temporale electronice, precum și cadrul general pentru prestarea serviciilor de către furnizorii de încredere.
Conform acestei legi, mărcile temporale emise în conformitate cu prevederile anterioare, respectiv Legea nr. 451/2004, sunt recunoscute ca mărci temporale electronice în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS). Astfel, mărcile temporale electronice calificate emise într-un stat membru al Uniunii Europene sunt recunoscute ca atare în toate celelalte state membre.
De asemenea, Ordonanța de urgență nr. 36/2021 reglementează utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate, însoțite de marca temporală electronică, în relațiile de muncă, promovând digitalizarea și eficientizarea proceselor administrative.
Prin urmare, aplicarea unei mărci temporale electronice calificate conferă documentelor o valoare juridică echivalentă cu cea a documentelor pe suport de hârtie, asigurând integritatea și autenticitatea acestora, precum și recunoașterea lor legală în întreg spațiul Uniunii Europene.
Ce înseamnă data certă?
„Data certă” este o marcă temporală oficială care atestă că un document a existat la o anumită dată, fie prin înregistrarea sa de către un notar, fie printr-un sistem digital aprobat (de exemplu, un furnizor de servicii de marcă temporală acreditat). Marcarea temporală asigură validarea documentelor în scopuri juridice și comerciale.
Cum se poate obține data certă:
- Notar public – Prin autentificare sau legalizare.
- Servicii digitale de marcare temporală – Prin intermediul platformelor certificate.
- Înregistrarea documentului într-un registru oficial – De exemplu, în arhive sau registre publice.
Când poți folosi semnătura electronică simplă?
Există anumite situații în care poți folosi semnătura electronică simplă, fără a fi nevoie de marcare temporală. În linii mari, semnătura electronică simplă este potrivită pentru documentele care nu necesită o protecție avansată a integrității și autenticității.
De exemplu, semnătura electronică simplă poate fi utilizată pentru documente interne ale companiei sau acceptarea termenilor și condițiilor pe diverse platforme online. În astfel de cazuri, scopul semnăturii este doar de a asocia identitatea semnatarului cu documentul, fără a impune cerințe stricte de securitate sau legalitate.
De asemenea, semnătura electronică simplă se poate folosi în procesele comerciale uzuale, cum ar fi acceptarea ofertelor de colaborare sau aprobarea cererilor de concediu. Aceste documente nu necesită o confirmare legală strictă sau o dovadă incontestabilă a momentului semnării, astfel încât aplicarea unei mărci temporale nu este obligatorie.
Totuși, pentru tranzacțiile sau contractele cu expunere legală sau care fac obiectul unui litigiu, specialiștii Alfa Trust recomandă utilizarea unei semnături electronice însoțită de o marcă temporală calificată.
Sigiliu electronic sau marcă temporală calificată? Vezi diferențele
Sigiliul electronic și marca temporală calificată sunt două instrumente distincte utilizate pentru securizarea documentelor digitale.
Sigiliul electronic funcționează ca o ștampilă aplicată de o entitate juridică, garantând autenticitatea și integritatea documentelor emise de companii sau instituții. De exemplu, companiile pot folosi un sigiliu electronic pentru facturi, contracte sau notificări oficiale, certificând astfel că documentul provine de la o sursă autentică.
Pe de altă parte, marca temporală este un certificat digital care atestă datarea certă a unui document, în speță momentul în care acesta a fost semnat, oferind o dovadă incontestabilă a existenței acestuia la o anumită dată și a faptului că nu a fost modificat ulterior. Aceasta este utilă în cazuri în care e nevoie de o dovadă oficială a momentului în care un document a fost creat sau semnat, de exemplu, un contract sau un acord important între două persoane juridice.
În linii mari, sigiliul electronic arată cine a emis documentul, iar marcarea temporală arată când a fost creat sau semnat documentul.
Principalele diferențe între sigiliul electronic calificat și marca temporală calificată
| Caracteristică | Sigiliu electronic calificat | Marcă temporală calificată |
| Scop principal | Garantează autenticitatea și integritatea documentului emise de o entitate juridică. | Garantează că documentul a existat într-o anumită formă la o anumită dată certă. |
| Titular | Entitate juridică (companie, instituție publică). | Emitentul (TSA – Time Stamping Authority) aplică marca temporală unui document sau hash. |
| Rol juridic | Dovedește că documentul provine de la o organizație și nu a fost modificat după sigilare. | Dovedește data și ora exactă la care documentul a fost emis, confirmată legal. |
| Tehnologie utilizată | Semnătură digitală bazată pe PKI, utilizând certificatul digital al organizației. | Algoritmi criptografici care atașează data și ora, folosind un server de timp certificat. |
| Aplicabilitate | Documente oficiale emise de entități juridice (facturi, rapoarte, certificate, extrase). | Orice document care necesită o atestare a existenței la o anumită dată (contracte, dovezi, tranzacții). |
| Protecție împotriva modificărilor | Garantează că documentul nu a fost modificat după aplicarea sigiliului. | Nu protejează împotriva modificărilor ulterioare, dar arată că documentul exista la un moment precis. |
| Emitent | Organizația semnatară (care aplică sigiliul). | Autoritatea de marcare temporală calificată (TSA). |
| Necesitate de verificare | Necesită verificarea cu un software de semnătură digitală. | Necesită verificarea timpului certificat de o terță parte (TSA). |
Sigiliul electronic calificat și marca temporală calificată sunt adesea confundate, deoarece ambele oferă un nivel ridicat de securitate documentelor digitale. Totuși, ele au scopuri diferite. Sigiliul electronic calificat este aplicat de o entitate juridică și garantează autenticitatea și integritatea unui document. Acesta confirmă că documentul provine de la o companie sau instituție publică și că nu a fost modificat după aplicarea sigiliului. De aceea, este frecvent utilizat pentru facturi, certificate, rapoarte oficiale sau extrase bancare.
Pe de altă parte, marca temporală calificată este emisă de o autoritate de marcare temporală (TSA) și are rolul de a atesta că un document a existat la o anumită dată și oră, fără a confirma însă identitatea emitentului. Aceasta este utilă în cazul contractelor, probelor în instanță sau tranzacțiilor financiare, unde trebuie să existe o dovadă clară a momentului în care documentul a fost generat.
O altă diferență importantă între cele două constă în tehnologia utilizată și verificarea juridică. Sigiliul electronic calificat se bazează pe un certificat digital emis pe numele organizației, utilizând o semnătură digitală bazată pe PKI. Acesta oferă protecție completă împotriva modificărilor ulterioare și poate fi verificat cu un software specializat de semnătură digitală.
În schimb, marca temporală calificată funcționează prin algoritmi criptografici care atașează data și ora documentului. Asta nu împiedică modificările ulterioare ale documentului, dar demonstrează că documentul a existat într-o anumită formă la un moment dat, verificarea sa fiind realizată printr-o autoritate externă (Time Stamping Authority).
Marca temporală – o necesitate pentru documente cu valoare juridică
În contextul digitalizării României, companiile trebuie să cunoască mijloacele corecte de securizare a documentelor împotriva fraudelor și contestațiilor. Vă reamintim că marcarea temporală certifică faptul că un document a existat într-o anumită formă la data aplicării acesteia, oferind un nivel suplimentar de securitate și conformitate legală.
Așadar, marca temporală electronică calificată este indispensabilă pentru documentele cu valoare juridică (contractele, actele notariale, documentele financiare), deoarece asigură atât integritatea acestora, cât și o dovadă clară a formei documentului la momentul aplicării mărcii.
