REGES-ONLINE este noul registru general de evidență a salariaților al Inspecției Muncii care va înlocui treptat aplicația Revisal. Angajatorii au timp până pe 31 decembrie 2025 să se înscrie în REGES-ONLINE și să completeze datele pentru contractele active.
Scopul acestui ghid este să te ajute să înțelegi ce ai de făcut: de la crearea contului până la migrarea efectivă a datelor din Revisal în REGES-ONLINE.
Ce este REGES-ONLINE și cum diferă față de Revisal?
REGES-ONLINE este noua platformă electronică prin care angajatorii transmit registrul general de evidență a salariaților. Sistemul este pus la dispoziția angajatorilor și salariaților de Inspecția Muncii de la data de 1 aprilie 2025, se accesează online la aceeași adresă ca vechiul sistem, dar există câteva diferențe față de vechiul Revisal:
- nu mai lucrezi cu fișiere .rvs trimise din aplicația instalată local, ci direct în portal;
- ai acces la date din orice locație, din browser, dacă ești autentificat;
- există funcționalități noi (extrase pentru salariat, extrase pe angajator, administrarea delegărilor etc.).
Pentru tine, ca angajator sau responsabil HR, asta înseamnă că trebuie să îți creezi cont și să obții acces la registrul firmei în noul sistem. De asemenea, trebuie să te asiguri că toate contractele active sunt migrate și completate în REGES-ONLINE (inclusiv acele informații care nu există în vechiul Revisal) până la termenul-limită de 31 decembrie 2025 stipulat de OUG 46/2025. După acest termen, angajatorii se obligă să folosească exclusiv REGES-ONLINE, nemaiavând posibilitatea de a trece la vechiul sistem.
Ce ai nevoie înainte să începi migrarea
Pentru a face migrarea datelor din Revisal în REGES-Online, ai nevoie de certificat digital sau cont ROeID și trebuie să ai în vedere câteva aspecte importante.
Certificat digital calificat sau cont ROeID
Autentificarea în Registrul pentru angajatori se poate face în două moduri fie prin cont ROeID, creat prin aplicația mobilă ROeID (implică scanarea cărții de identitate, fotografie, verificare date), fie cu semnătură digitală confirmată la ANAF.
Specialiștii AlfaSign îți recomandă să obții un certificat digital calificat în cloud pentru că este cel mai ușor de folosit și te poți autentifica în REGES-ONLINE, la ANAF; e-Factura și alte platforme ale statului de pe laptop, tabletă sau telefon, de oriunde cu o conexiune la internet.
Semnătură electronică pe Token
Această soluție utilizează un dispozitiv hardware pentru stocarea certificatelor și cheilor criptografice. Este ideală pentru utilizatorii care își doresc controlul fizic asupra semnăturii lor.
Obține semătura pe tokenSemnătură electronică în Cloud
Accesibilă și flexibilă, această soluție permite utilizarea certificatelor digitale direct din platforme online. Este perfectă pentru fluxurile de lucru digitale.
Obține semătura în cloudStabilește cine operează registrul
În multe firme, operațiunile pe registru nu sunt făcute direct de administrator, ci de responsabilul de HR sau salarizare din firmă, contabilul extern sau o firmă specializată. De aceea este important să decizi de la început cine va opera efectiv registrul după migrare și cum vei organiza delegările.
În REGES-ONLINE, registrul se află „sub” angajator, iar reprezentantul legal sau împuternicitul său își creează mai întâi accesul la registru, apoi poate delega drepturi de operare către prestatori, prin funcția de „Delegare”.
Verifică datele în Revisal înainte de migrare
REGES-ONLINE îți permite să preiei datele istorice din vechiul sistem, dar nu le corectează în locul tău. Poți folosi funcția de preluare a datelor HG 500 dar înainte să începi migrarea, merită să verifici în Revisal câteva elemente:
- dacă toate contractele active sunt introduse corect
- dacă încetările sunt operate la zi
- dacă există erori evidente (CNP-uri greșite, funcții greșite, contracte rămase „în aer”).
Toate datele greșite din Revisal vor ajunge, în aceeași formă, și în REGES-ONLINE.
Cum creezi contul în REGES-ONLINE
Procesul de creare a contului în REGES-ONLINE implică trei pași simpli.
Accesezi portalului și te autentifici
Intri pe portalul REGES-ONLINE la adresa indicată de Inspecția Muncii. Din secțiunea „Registrul pentru angajatori” alegi metoda de autentificare (fie ROeID, fie folosind certificatul digital confirmat la ANAF)
Depui cererea de acces la registru pentru angajator
După autentificare, vei completa cererea de acces la registrul firmei:
- selectezi calitatea (reprezentant legal / împuternicit)
- introduci identificatorii firmei (CUI/CIF, denumire)
- confirmi, pe proprie răspundere, că reprezinți entitatea și ai dreptul să soliciți acces;
- trimiți cererea spre validare.
După aprobarea cererii , vei vedea registrul firmei în aplicație.
Delegarea accesului către prestatori sau specialiști HR
Odată ce ai acces, poți folosi opțiunea de „Delegare” pentru a da drepturi de operare către alte persoane (ex.: firma de contabilitate, specialistul HR). Completează aceste setări înainte de a începe migrarea, astfel încât persoana delegată să poată lucra efectiv în registru.
Cum migrezi efectiv datele din Revisal în REGES-ONLINE
Pe scurt, procesul presupune să folosești funcția de preluare a datelor istorice și apoi să verifici și să completezi ce lipsește.
Pasul 1: Preluarea datelor istorice (Acces HG500)
Conform manualului oficial de utilizare REGES-ONLINE, secțiunea „Acces HG500” permite preluarea datelor istorice din vechiul sistem pentru entitățile care au utilizat Revisal.
Practic, ce trebuie să faci este să:
- te autentifici în REGES-ONLINE ca angajator
- accesezi funcția de preluare a datelor HG 500
- introduci identificatorii firmei și confirmi, pe proprie răspundere, că deții un contract activ și că datele corespund.
- sistemul va importa automat datele existente din vechiul registru pentru firma ta.
Pasul 2: Verifică datele în REGES-ONLINE
După preluare, primul lucru este să faci curățenie în registru. Verifică dacă numărul de salariați și de contracte active corespunde cu evidențele tale interne, dacă există contracte dublate (de exemplu, același contract cu număr scris diferit) și dacă apar înregistrări incoerente (date de începere imposibile, lipsa unor perioade, salariați fără contract activ etc.).
Pasul 3: Actualizează contractele active
Conform HG 295/2025, până la 31 decembrie 2025 angajatorii trebuie să se asigure că toate elementele contractelor individuale de muncă active, inclusiv cele care nu au existat în Revisal, sunt completate corect în REGES-ONLINE.
Unele câmpuri sunt mai detaliate sau structurate diferit față de vechiul sistem. De exemplu, va trebui să verifici și completezi informațiile despre timpul de muncă, salariu, locul muncii, tipul contractului, și să corelezi datele din REGES-ONLINE cu contractele pe hârtie și cu statele de plată.
Pasul 4: Folosește exclusiv REGES-ONLINE după finalizarea migrației
După ce ai migrat și actualizat datele, instituțiile statului subliniază că REGES-ONLINE va fi instrumentul principal de lucru, astfel încât vechiul Revisal va fi scos treptat din uz, iar raportările vor fi realizate exclusiv prin noua platformă.
Ce înseamnă asta în practică:
- nu mai trimiți fișiere .rvs din Revisal către Inspecția Muncii
- nu mai introduci datele în Revisal – orice modificare de contract (încheiere, modificare, suspendare, încetare) trebuie operată direct în REGES-ONLINE
- poți păstra Revisal local doar ca arhivă internă, nu ca sistem de raportare.
Un contract operat doar în Revisal, după ce ai trecut la REGES-ONLINE, „nu există” din punct de vedere al raportării către Inspecția Muncii.
Probleme frecvente la migrare și cum le eviți
Ghidurile oficiale scot la iveală anumite probleme care apar frecvent. Iată cum le poți evita.
Contracte duplicate sau date incoerente
Când migrezi datele din Revisal același contract poate apărea de două ori sau cu numere scrise diferit. Specialiștii noștri recomandă să verifici atent datele numerice și informațiile privind data de început/încetare a contractelor.
Acces respins sau blocat în platformă
Dacă accesul îți este respins de platforma REGES-ONLINE, cea mai frecventă cauză este neconcordanța dintre datele firmei, certificatul digital și informațiile din ANAF sau cererea de acces completată greșit. Verifică dacă ai introdus corect datele fiscale ale firmei și asigură-te că folosești un certificat digital calificat deja înregistrat la ANAF.
Află din ghidul nostru cum înregistrezi corect certificatul digital pentru accesul la SPV și ANAF.
Lipsa unor date obligatorii pentru contractele vechi
Nu toate câmpurile cerute acum în REGES-ONLINE existau în forma veche a registrului. De aceea, va fi nevoie să completezi manual anumite date:
- Detalii privind locul de muncă: dacă locul e fix: județ + localitate (și, după caz, adresa punctului de lucru), dacă locul e mobil: adresa angajatorului, de unde se coordonează activitatea.
- Gradul, tipul de invaliditate/handicap (dacă e cazul)
- Programul stabilit, turele, intervalele orare, etc.
- Nivelul de studii cerut pentru postul ocupat
- Situațiile speciale (concedii medicale în derulare, suspendări active, detașări)
Completează migrarea la REGES-ONLINE până la 31 decembrie 2025
Urmărește cu atenție pașii din ghidul nostru și asigură-te că efectuezi migrarea la REGES-ONLINE înainte de 31 decembrie 2025. Folosește certificatul digital al firmei pentru a te autentifica ușor și nu uita să verifici datele după migrare pentru a evita blocajele.
