Un control fiscal poate părea intimidant, dar dacă știi la ce să te aștepți și ai documentele pregătite, procesul devine mult mai simplu.
În 2025, multe documente pot fi păstrate și prezentate în format electronic în cazul unui control ANAF. Totuși, există câteva nuanțe pe care trebuie să le ai în vedere pentru a evita surprizele. În rândurile de mai jos vei afla de ce face ANAF inspecții fiscale, când primești notificarea de control și cum să fii pregătit din timp.
De ce face ANAF inspecții fiscale și care este scopul lor?
Controalele ANAF sunt menite să verifice dacă firmele respectă regulile fiscale și să corecteze eventualele neconcordanțe.
Inspecțiile fiscale au câteva obiective clare:
- să se asigure că ai declarat și plătit corect taxele și impozitele;
- să reducă riscul de fraudă și evaziune fiscală;
- să ofere posibilitatea de a corecta probleme înainte ca acestea să devină mai grave;
- să verifice corectitudinea documentelor și a operațiunilor contabile.
Astfel, un control ANAF nu este doar pentru a da amenzi. Inspecția fiscală este un instrument de verificare dar și o modalitate de a crește nivelul de conformare legislativă. Dacă documentele tale sunt clare și bine organizate, un control fiscal nu este ceva de speriat.
Cu cât timp înainte primești o notificare de inspecție?
Înainte ca inspectorii să ajungă efectiv la tine, vei primi un aviz de inspecție fiscală. Termenele diferă în funcție de mărimea firmei. Contribuabilii mari sunt notificați cu 30 de zile înainte, iar contribuabilii mijlocii și mici sunt notificați cu 15 zile înainte.
În unele cazuri, poți primi și o notificare de conformare, prin care ți se atrage atenția asupra problemelor în declarații. Notificarea de conformare îți oferă o perioadă de 30 de zile să corectezi sau să depui documentele lipsă, fără să intri direct într-un control amănunțit.
Acest timp îți permite să strângi toate documentele necesare, să verifici arhivele digitale și să te asiguri că ai la îndemână atât fișierele electronice, cât și versiunile tipărite, acolo unde este cazul.
Ce documente trebuie să ai pregătite înainte de un control ANAF
Un control fiscal înseamnă verificarea documentelor care demonstrează clar situația financiară a firmei tale și corectitudinea declarațiilor depuse.
Cel mai frecvent, inspectorii ANAF solicită următoarele documente:
- Declarații fiscale (TVA, impozit pe profit sau venit, contribuții sociale etc.);
- Evidențe contabile: registre, jurnale de vânzări și cumpărări, balanțe de verificare;
- Contracte și facturi (emise și primite, inclusiv e-facturi în format XML cu semnătură digitală);
- Extrase bancare și ordine de plată;
- Rapoarte de gestiune și avize de expediție;
Important este să ai toate aceste documente ușor de accesat, fie că sunt pe hârtie sau în format digital. Inspectorii apreciază dacă poți furniza documentele rapid, în format clar și complet.
Sunt suficiente doar documentele digitale în cazul unui control amănunțit?
În 2025, digitalizarea a devenit o normalitate și ANAF acceptă documente transmise online prin Spațiul Privat Virtual sau alte mijloace electronice. Asta înseamnă că nu mai ești obligat să prezinți totul pe hârtie.
Totuși, sunt câteva lucruri de care trebuie să ții cont:
- Documentele digitale trebuie să fie semnate electronic și să respecte formatul cerut de ANAF;
- Unele documente din SPV (precum facturile electronice) rămân disponibile doar 60 de zile, deci este esențial să le descarci și să le arhivezi separat;
- În cazul unei inspecții la sediu, inspectorii pot solicita să le pui la dispoziție și în format tipărit, chiar dacă le-ai trimis anterior în format electronic.
Pe scurt, documentele digitale sunt suficiente doar dacă sunt complete, corect arhivate și validate electronic.
Aici mulți antreprenori greșesc crezând că un scan PDF tras la imprimantă cu semnătura olografă sau aplicarea desenului unei semnături pe document sunt suficiente. Studiază atent distincțiile dintre semnătura olografă și cea digitală pentru a evita sancțiuni.
Riscuri și sancțiuni: ce se întâmplă dacă nu poți furniza documentele cerute?
Într-un control ANAF, timpul de reacție contează enorm. Dacă nu poți prezenta documentele la termen, inspectorii pot considera că ai încercat să ascunzi informații sau că nu respecți obligațiile fiscale. Consecințele pot fi serioase:
- Amenzi de până la 100000 lei pentru lipsa documentelor sau pentru întârzierea furnizării lor;
- Stabilirea unor obligații suplimentare de plată pe baza estimărilor inspectorilor, dacă nu există acte justificative clare;
- Măsuri asigurătorii, cum ar fi poprirea conturilor sau sechestrarea unor bunuri;
- Prelungirea controlului, care poate însemna mai multe vizite ale inspectorilor și o perioadă de stres suplimentar pentru tine și echipa ta.
Cu cât documentele sunt mai bine organizate și mai ușor de accesat, cu atât reduci riscul de sancțiuni sau interpretări nefavorabile.
Cum te poți pregăti din timp pentru a evita sancțiuni
Nu aștepta să primești notificarea pentru a organiza actele – fă din asta o rutină. Iată cum te poți pregăti pentru a evita sancțiuni:
1. Organizează și arhivează corect
Creează foldere separate pentru fiecare tip de document (TVA, profit, contracte, facturi). Descarcă regulat documentele din SPV, mai ales e-facturile, și salvează-le în siguranță. Folosește soluții de arhivare digitală care îți asigură acces rapid și back-up automat.
2. Pregătește variante de rezervă
Păstrează copii în cloud securizat și pe un hard-disk extern. Tipărește documentele esențiale pe care inspectorii le-ar putea cere pe loc.
3. Monitorizează notificările de la ANAF
Verifică periodic SPV pentru mesaje noi. Dacă primești o Notificare de conformare, folosește cele 30 de zile pentru a corecta erorile și a evita un control amănunțit.
4. Stabilește proceduri interne
Asigură-te că cineva din echipă știe exact unde sunt arhivate actele. Pregătește un checklist de control fiscal, astfel încât să nu scapi din vedere documentele obligatorii.
Dacă faci aceste lucruri constant, controlul ANAF devine mult mai previzibil. Vei putea răspunde rapid la solicitări, fără stres și fără riscul de sancțiuni.
